医疗卫生单位档案管理浅议

张懿

摘 要：医疗卫生档案是防病治病的重要基础材料之一，如果管理科学、开发利用充分，可为社会创造财富，为人民健康服务。因此，对医疗卫生单位的业务档案和会计档案的管理展开探讨，说明加强档案管理的重要性和紧迫性，也为医疗卫生档案的综合管理提供参考。

关键词：医疗卫生；业务档案；会计档案；管理

中图分类号：G27文献标志码：A文章编号：1673—291X（2012）26—0186—02

一、卫生防疫机构业务档案的两级管理

防疫业务档案的“两级管理”是指在卫生防疫站档案工作管理委员会的统一领导下，将防疫业务形成的技术档案分别实行站级、科级两级管理。

（一）两级管理的意义

业务档案两级管理的意义主要体现在三个方面：

第一，有利于解决业务档案储藏空间与档案数量之间的矛盾。我国各级卫生机构中，档案室的档案储藏库房均颇为狭小，无法容纳更多或全部的业务档案。所以，可以将那些保存价值较大、保存期较长的档案集中到站级档案室中；而较为一般性的、基础性的材料就可以分散在科室保存。

第二，站级业务档案管理有利于防疫业务工作整体水平的提高。站级业务档案管理使“站档案”能够反映业务工作的全貌和工作水平，这为站领导及时把握全局、做出正确决策提供了有力依据。由于站级业务归档范围明确，将具有总结分析性、学术性的材料交站归档，从而要求各科业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是要在大量的监督监测材料上做进一步的加工，形成分析性报告，促进了业务工作的提高。此外，站级档案管理便于开展站际防疫信息的交流，为各省、市，甚至全国的防疫工作提供便利。

第三，科级业务档案管理有利于满足防疫业务工作日常的需要。防疫业务具有延续性特点，在对监测点、直管单位的监督监测中，要经常使用其前一年或前几年形成的监督监测档案，特别是随着生产经营单位的变化，有些档案还要不断进行补充或者注销。因此，科级管理可以及时满足卫生防疫的日常需要。

（二）两级业务档案管理的实施

1.建立健全的档案工作网络体系

业务档案两级管理是通过档案工作网络体系层层管理而实现有序实施的，所以，建立健全的档案工作网络体系是卫生防疫档案两级管理实施的组织保障。

建立档案工作网络，即在站级设立由主管站长牵头、各科主任参加的全站档案工作管理委员会，负责全站包括业务档案在内的档案工作领导及规划，提出业务档案工作的总体要求，同时协调解决在实行两级管理中的各种问题。站级综合档案管理室依据站档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理站级业务档案外，还要对科级业务档案管理进行督促指导。

2.建立切合实际的业务档案管理制度

对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，站级档案管理室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部《全国卫生防疫工作规范》关于业务活动形成材料范围的规定，经过与各科密切协商，具体确定符合业务实际的站级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同站级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范。

3.加强对兼职档案员的培训和指导

各科兼职档案员的档案知识相对贫乏，因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，同时进行相关评定，以提高学习档案业务的积极性。

4.推行责任制并加强考核

各级防疫站在推行经济责任制时，应将业务档案的立卷归档也明确列入科级管理中，制定相应的考核指标，定期对各科进行考核，并与奖金挂钩。这是确保两级管理实施的十分重要的措施。此外，还应将业务材料的归档列入全站业务人员年终考核评定标准中。

二、卫生监督机构的会计档案管理

随着卫生监督机构的改革任务的不断深入，卫生监督机构的会计工作中财务管理任务越来越繁重，财务管理在卫生监督和管理工作中的地位和作用也越来越重要。卫生监督机构的会计档案记录着卫生监督资金的运作，因此，全面加强卫生监督机构的会计档案管理可以促进和保障卫生监督事业的健康发展。

（一）卫生监督机构会计资料的归档

1.会计凭证的归档

卫生监督机构的会计凭证是记录卫生监督资金运作、明确经济责任的书面证明，是办理卫生监督各项费用征收和登记的依据。它的记账凭证是根据卫生监督机构资金的运作以及卫生监督各项收费的原始凭证编制而成的。归档时应该按照日期顺序、会计记账凭证及时装订，装订顺序以凭证排列先后次序为准。

2.会计账簿的归档

账簿是由账页组成的簿籍。它全面、系统、综合地记录着卫生监督机构资金运作的发生。它将卫生监督机构的会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。各会计事项一方面要记入总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期。会计账簿与会计凭证应同时归档。

3.会计报表的归档

会计人员都必须全面熟练地操作卫生监督机构的会计报表处理方法。卫生监督机构的会计报表应按月、季、年上报，并及时归档。

4.其他相关会计资料的归档

卫生监督机构会计人员调动的交接手续、会计档案向本单位或上级部门的档案室所移交归档的会计档案的移交手续等，都是卫生监督机构会计资料归档中不可缺少的。

（二）卫生监督机构会计档案的安全性

1.业务安全性

卫生监督资金运作数据资料的收集与录入的安全性。卫生监督资金运作数据资料的正确收集与录入是卫生监督机构会计资料归档安全性的依据，它体现了卫生监督资金运作的真实性和可靠性，同时也是司法诉讼取证的重要依据。

卫生监督机构会计档案的安全存储与备份。卫生监督机构会计档案可按档案划分的种类、保管的期限、保管的要求，对会计档案用科学的原则和方法进行纸质档案存储管理，同时，还要把纸质档案的内容用计算机进行安全备份管理，便于档案保存和查找。

会计的电算化运用到卫生监督机构的会计核算中，必须考虑其系统的安全性。为了确保系统安全、可靠地运行，必须重视系统的安全性设计。该系统必须由相应的管理人员来实施和维护的，无关人员无权进入系统，同样没有数据修改权限的财务人员只能浏览卫生监督机构会计档案，不能修改会计档案数据。

会计档案期满销毁的安全性。本单位档案部门提出销毁意见，必须同会计部门共同鉴定；严格审查、编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，单位负责人在会计销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派遣有关人员进行监销。监销人员在销毁会计档案后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告给本单位负责人，另一份归档备查。需要注意的是，对保管期满的会计档案但未结清债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证会计档案销毁清册，不得进行销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止[1]。

2.管理安全性

对一些记录着有关缴费个人及单位的含保密信息的资料要进行特别管理，务必做到绝对保密，对“有特殊原因的”也不能透露。对于卫生监督机构的会计纸类档案的书写必须字迹工整、清楚，不得有笔误或者进行涂改（若必须修改，则按财务相关规定处理），务必减少安全隐患。

必须加强档案管理工作人员的安全意识和保密意识。确保档案的完整与安全是档案工作的重要方面，档案管理工作人员要始终把安全和保密工作放在首位。同时，还应加强档案管理工作人员的安全教育与培训，并制订档案安全管理工作预案。同时，加大档案保管力度，在内部明确库管责任，理顺管理关系，切实做好档案的防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防光、防潮、防有害气体的“八防”工作，提高安全防范能力[2]。

此外，卫生监督机构会计档案的利用能为最高领导者的决策提供准确的资金运作数据。把好卫生监督机构会计档案在工作中利用的安全关，增强安全利用意识，完善档案利用手续，制定会计档案的借阅制度，建立档案利用安全责任制，确保会计档案不丢失、不泄密。

三、结论

（一）对于医疗卫生机构业务档案的两级管理

“两级管理”制是卫生防疫站贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式，它符合卫生防疫业务工作的特点和需要。随着业务档案管理实践的逐步推进，其大力机制将会更加完善，为卫生防疫业务工作的开展发挥重要作用。

（二）对于卫生监督机构会计档案的管理

会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位在会计事务中自然形成的，并按照一定规律保存备查的会计信息载体，是检查遵守财经纪律的书面证明。我国的卫生监督机构是一个法制化极强的部门，而且卫生监督机构会计档案的安全管理是卫生监督机构业务档案管理中最重要的组成部分，它的安全性可以保证卫生监督工作的顺利进行。

参考文献：

[1]汪翠萍.如何近一步规范事业单位会计档案管理[J].湖北档案，2006，（增刊）：113.

[2]熊皓.血站业务资料归档管理[J].中华现代医院管理杂志，2006，4（6）：83.

[3]张秀良.新医改下医院档案管理的改进方法[J].科技资讯，2012，（6）：219，221.

[4]陈家义.医院文书档案管理工作[J].中国医学创新，2012，9（10）：91—92.[责任编辑 李 可]