浅析高校学籍档案的价值及实现途径①

杜 玥

(南京工程学院 档案馆,江苏 南京 211167)

高校学籍档案是指被国家招生部门正式录取,并按规定办理了注册手续取得学籍的学生,在大学期间学习、生活和参加社会实践等活动形成的对学校、社会和个人具有保存价值的历史记录。[1]作为高等学校档案工作的重要组成部分,学籍档案主要包括新生入学登记表、学生学籍卡、成绩册、学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学、转专业、专升本等)、学生奖励处分材料、上级及本校有关学籍管理的规定、通知等文件材料,是馆藏档案中利用率较高的部分,以我校档案馆为例,2011年全年我馆利用档案人次为318人次,其中学籍档案利用人次为76人次,约占全年利用人次的24%,利用目的主要集中在就业、升学、参军、提干、出国等方面,发挥了不可替代的凭证作用。然而,作为具有广泛社会价值和法律凭证作用的学籍档案,其价值的发挥远远不止以上方面,深入挖掘学籍档案的价值和作用并探讨其实现途径,对学校教学管理、学科研究、人才培养、校园文化建设乃至良好社会风气的形成都具有十分深远的意义。

一、学籍档案的价值

1.法律凭证价值

凭证价值是档案的基本价值,也是由档案的形成规律和特点决定的。学籍档案是学生从入学到毕业期间整个学习生活历程的真实记录,客观反映了学生的基本情况及德智体美各方面素质的变化发展情况,是学校相关管理部门和教学单位在学籍管理活动中自然形成的未经修改的原始材料,具有原始性和真实可靠性的特点,是记录和反映学生专业能力和思想素质的真凭实据,在毕业生升学、求职就业、出国深造、参军提干等方面可以作为重要的法律凭证。可见,学籍档案的法律凭证作用关系到每个毕业生的切身利益,具有普遍的现实意义。

2.信息参考价值

学籍档案是大学生在校期间学习生活的全记录,是学校相关管理部门和业务部门在教学管理活动中直接形成的原始资料,通过对其相关数据的系统分析,可以发现学校教学工作和学生管理等方面的优点与不足,并加以改进。如对各专业各学科考试成绩的统计分析,可以反映出各专业各学科的教学水平及授课教师的教学情况,这不仅仅是客观评价教学工作的重要指标,还可以为改进教学工作,创新教学方法、深化教学改革提供重要依据;对学生奖惩情况的统计尤其是对学生处分原因和类别的分析总结,可以及时发现学生管理中存在的问题并总结规律加以避免;对学生学籍变更材料的统计,可以反映出各专业培养情况,并在一定程度上体现出专业冷热程度、社会需求等情况,为深化教育改革提供着力点。可见,学籍档案对学校教学工作、学科研究、学生管理等方面具有重要的信息参考价值。

3.教育激励价值

高等教育体制改革后,毕业生就业实行自主择业、用人单位择优录取的双向选择制度,而学籍档案真实记录了大学生在校期间德智体美等各方面的基本情况,对于全面了解毕业生的政治素质、专业素质、身体素质及专业特长等情况具有重要参考价值,既是用人单位选择人才的可靠依据,也是毕业生自我推荐、自主择业的基础条件。通过宣传教育使学生了解到学籍档案在毕业生择业和社会择才时的重要性,可以促使学生自觉调整学习态度和行为方式,养成刻苦学习、积极进取的良好习惯,努力为自己的档案添砖加瓦,增加有利材料,避免消极记录,在无形当中引导学生提高素质修养,并内化为一种行为习惯和价值观念,从而影响整个学校的精神风貌和文化建设,形成积极向上开拓进取的校园文化。

4.社会服务价值

学籍档案服务社会主要体现在以下几个方面:⑴学历鉴定服务,即用人单位、中介机构或其他高校等社会组织通过上门、传真、邮寄等方式提供当事人的身份证、毕业证、学位证及其他学籍材料的原件或复印件,高校档案部门对上述材料和馆藏档案进行比较鉴别来判定真伪。⑵出具档案证明服务,主要服务对象为往届毕业生,根据其要求提供学籍卡、成绩单等学籍证明材料。⑶档案利用辅助服务,多为方便毕业生出国继续深造办理中英文学籍而开展的毕业证、学位证、成绩单及其他材料的外文翻译工作。通过上述服务,不仅为毕业生就业、深造、提干等方面及用人单位选择优秀人才提供了合法有效的依据,而且能够有效打击学历造假,杜绝和避免假证泛滥,起到了维护社会诚信、净化社会风气的作用。

二、学籍档案价值的实现途径

1.培养档案意识,提高对学籍档案重要性的认识

科学发展,意识先行。但在高校,不管是领导、教师、学生还是档案管理人员,都在不同程度上存在着忽视学籍档案的思想倾向,因此,要针对不同人群开展学籍档案的宣传教育活动并配合相关管理制度,以提高各类人员对学籍档案重要性的认识。

首先,作为学籍档案的管理者,档案管理人员要转变思想观念,积极主动地做好学籍档案的收集、整理、利用工作,在注重学籍档案法律凭证作用的同时,也要积极开发学籍档案的信息功能和服务功能,不断探索学籍档案利用的新形式,用工作实绩来赢得学校领导和广大师生的理解和重视,提高人们对学籍档案重要性的认识。

其次,要在建立健全相关管理制度的前提下,加大宣传力度,提高教职工的档案意识。在领导重视、统一协调的基础上,切实做好学籍档案的“三纳入”、“四同步”,即把学籍档案管理工作纳入学校整体规划和领导议事日程,纳入教学科研等工作计划和管理制度,纳入各级相关管理人员的岗位职责,在布置、检查、总结、验收教学工作的同时,布置、检查、总结、验收学籍档案管理工作。与此同时,高校档案馆等档案管理部门应对广大教职员工开展广泛深入的宣传活动,使档案馆(室)的职能、作用、馆藏以及利用档案的效果能够被大众了解和熟知,尤其要强化各职能部门、教学单位相关人员和兼职档案员的档案意识,使他们真正认识到学籍档案的重要价值,因为他们的责任意识和工作质量直接关系到学籍档案的收集、整理,而学籍档案的归档质量也极大地影响着日后的开发利用效果。

再次,要配合入学教育,培养学生的档案意识。大学生普遍对档案缺乏认识和了解,在新生入学教育时,档案馆(室)可以通过制作幻灯片、专题片、海报、宣传册、展览等生动形象的方式,宣传档案的概念、重要性及档案与日常学习生活的关系,使他们了解到今日的记录可能成为明日的档案,从大学入学到毕业期间会形成很多材料,归档之后保存在学校档案馆(室),如新生录取名册、学籍档案、助学贷款档案等。同时进行档案的利用意识教育,使学生们了解档案利用目的和利用程序,进而在日后的学习生活过程中逐渐培养档案意识,并在将来利用档案时能够做到心中有数,有备而来。

2.做好专题编研,提高利用层次和服务质量

学籍档案是学校相关管理部门和业务部门在教学管理活动中直接形成的原始资料,内容繁多,蕴藏着丰富的信息资源,在其纷繁浩瀚的信息中,完全可以提炼出带有规律性、结论性的数据和资料,汇编成专题材料,为领导决策服务,为学校教学和管理体制改革和创新服务。

首先,在学籍档案编研的选题上,既要坚持有所创新,又要注重实用。可以把选题集中在改进教学管理、促进人才培养等与学校发展和学生就业密切相关的方面,如各专业各学科考试成绩统计汇编,学生奖惩情况汇编,学籍变更材料汇编等,不仅能够揭示教学工作和学籍管理工作的现状和变化规律,正确评估教学和学籍管理工作的成果和效益,还可以及时发现工作中的新问题和新情况,从而为高校的教学和学籍管理工作提供合理化建议,为深化教学和教育改革提供依据。另外,在学生毕业前夕举办的连场校园招聘会上,可以将编制好的奖学金、三好学生、优秀学生干部等奖励情况汇编以展板、宣传册等形式印发,供用人单位参考,不仅展示了学校扎实奋进、积极向上的良好形象,而且极大提升了优秀毕业生的求职竞争力,同时对后辈学生起到教育激励的作用。

其次,在学籍档案的编研方式上,可以采取多元化的编研模式。在纸质档案和电子档案双轨制的保管模式下,传统的档案编研模式已经无法满足人们对信息利用的需求,因此,在做好传统档案编研工作的同时,可以积极探索多种形式的档案编研模式,如利用多媒体、数据库、超文本技术等实现信息的快速采集和统计分析,使编研过程快速高效。在编研成果的利用方式上,同样可以借助网络这一传播介质,采用文件下载、网上数据库查询、网页浏览等多种形式的网络传递服务,使不同的利用者根据各自需求方便快捷的获取信息。

3.构建数字化管理模式,实现学籍档案的一体化管理和一站式服务

目前,各高校档案部门的信息化建设基本停留在计算机辅助管理阶段,即实现了目录级的计算机管理,只能进行馆内目录查询,档案馆(室)网站只有简单的网页介绍和基本资料下载,不具备远程查询功能。在这种管理模式下,学籍档案的归档往往具有迟滞性,给利用者造成不便,经常出现档案部门和教务部门两头跑的现象。另外,在很多高校,档案部门只提供中文成绩单的查询利用,而英文成绩单的提供利用却由教务部门负责。上述情况不仅影响学籍档案利用服务的质量,也在一定程度上影响了学校对外服务的社会形象,再加上保护现有馆藏档案原件的需要,构建数字化管理模式,实现学籍档案的一体化管理和一站式服务就愈发迫切和重要。本文的一站式服务,包含两个层次,第一层次指通过对学籍档案利用服务项目以及部门职责的整合和统筹安排,实现学籍档案查询物理地点的一站式服务;第二层次指通过学籍档案信息的数字化和网络化,实现学籍档案信息网络检索查询的一站式服务,此为学籍档案利用的高级阶段,用户可根据各自的权限,不受地理位置和时间的限制,实现分布式查询。

首先,要实现馆藏纸质档案的数字化,建设学籍档案信息数据库。要分批完成现有纸质学籍档案的数字化加工,其流程大致包括:确定范围、准备档案目录、纸质档案分解和整理、数字化扫描、文字录入、文字校对、纸质档案的复卷装订、数据刻录存储、导入数据库等工作环节。[2]具体操作时,可根据年代、利用频率结合馆藏实际状况,确定数字化的具体顺序和批次。有条件的高校,可以购置高速扫描仪自行扫描,但是需要大量的人力、物力及时间资源,高校档案部门性质、地位、技术力量及人员数量的局限性使得上述条件很难达到,即使勉强进行也会影响到档案部门的日常管理工作。因此,学籍档案的数字化加工最好通过招标的形式外包给专门的档案信息数字化公司,即俗称的外包公司。在档案外包过程中,应注意选择资质较好、业务经验丰富的外包公司并做好外包前的准备工作,可以采取方便指导管理的到馆(室)加工模式,同时安排专人对外包工作进行监督、管理,实时跟进校验以保证质量。数据备份可采取移动硬盘和光盘两套备份策略,确保数据安全。

其次,要实现学籍档案管理的数字化,建设学籍档案信息管理系统。目前,各高校教务部门已普遍采用网络化的学籍管理系统或教务管理系统,对学生在校期间的成绩、奖惩、学籍变动等情况进行实时更新的动态管理,学生、各任课教师、教务处学籍管理人员及各级教学和学生管理人员等可以根据自己不同的权限来提交、查询和维护相关学籍信息。学生毕业后这些数据可生成纸质档案归入档案部门。而大部分档案部门的档案管理系统仍停留在目录级的手工输入阶段,只能实现馆藏目录检索和查询,学籍档案一旦归入档案部门反而失去生机和活力,从网络管理退化到手工管理。因此,做好学籍档案管理系统与教务管理系统的兼容与衔接,构建B/S(浏览器/服务器)结构的档案网络管理系统就尤为迫切。档案部门可根据自身需要对软件设计公司提出具体要求,并保证文件内容的完整性、安全性,元数据结构的一致性,实现学籍档案从形成、整理到归档、利用全过程的一体化管理。馆藏档案数字化形成的学籍档案数据库可挂接到学籍档案信息管理系统下,形成完备的信息数据库。教务部门在网上移交档案的同时仍需要向档案部门移交纸质档案,实行双轨制的保管模式。

再次,要实现学籍档案利用的网络化,建设学籍档案远程查询系统。目前,各高校档案馆基本已建立档案馆网站作为对外宣传和业务指导的窗口,但绝大多数只有简单的馆室简介、工作动态、档案法规等栏目,功能单一、信息更新滞后,远远不能满足广大利用者的需求。学籍档案信息数字化完成之后,可依托档案馆网站作为档案信息发布平台,用户可通过输入学生的姓名、学号、院系、籍贯、身份证号等检索项远程查询该生的基本学籍信息。基于隐私保护和电子文件法律效力的考量,现阶段学籍档案的提供利用仍然要以纸质档案的复制或档案管理系统生成输出的纸质文件为主。相信随着信息技术、网络技术的完善以及相关法律法规和社会环境的成熟,学籍档案利用可以真正实现方便快捷的一站式服务,使用户在足不出户的情况下获取所需信息,构建现代意义上的数字档案馆。

总之,学籍档案的有效利用及价值实现,必须在增强档案意识、加大开发力度、提高服务品质的前提下,以现代信息技术为依托,不断拓展其服务个人、学校和社会的方式与途径,以实现学籍档案管理和利用的规范化、科学化。

[1]王拴勋.从学籍档案形成特点看学籍档案科学管理[J].宝鸡文理学院学报(社会科学版),2006,(4):121.

[2]王芳.数字档案馆学[M].北京:中国人民大学出版社,2010:32.