浅谈提高会议效率的管理对策

2012-04-14周雅琴

湖南大众传媒职业技术学院学报 2012年1期

周雅琴

(湖南大众传媒职业技术学院传媒管理系，湖南长沙 410100)

会议是企业管理中常用的一种沟通方式。会议，顾名思义，“会”是聚合、见面、会见的意思；“议”是商议、交流、沟通的意思。也就是说，“会议”是指与会者聚集在一起，通过交流和探讨，就某件事或某些事集思广益、达成共识，从而达到统一思想，统一行动的目的。可见，会议组织者加强会议管理，获取高效率的会议，对于提升士气、提高工作效率、达成工作目标具有重要意义。然而，现实中的许多会议由于会议组织者缺乏必要的会议管理技能，经常是会而不议、议而不决、决而不行、行而不果，不但无助于问题的解决，反而降低了工作效率，影响了正常工作的开展。有鉴于此，分析企业会议效率低下的原因，按照高效率会议特征，采取提高会议效率的方法，成为了企业管理中的一项重要工作。

一、会议效率低下的原因

(一)会前准备不充分

第一，目标不明确。会议组织者和参会人员对会议目标不清就贸然开会，难免开会时东拉西扯，浪费时间；有的会议虽有目标，但目标过于抽象和空洞，也达不到应有效果。

第二，议题不适当。有的会议议题与会议目标无关，分散与会者精力，浪费时间；有的会议议题过多，导致开会时间冗长，会议效率降低；有的会议议题排列顺序不当，将重要的、紧急的、带有普遍性的议题排在后面，而将次要议题排在前面，占据过多时间，致使讨论重要议题时，参会者已感筋疲力尽，往往随便议议，草草收场，造成会议达不到应有的效果。

第三，议程设计不合理。很多会议事前没有制定议程，或者议程制定得不合理，会议过程中，主持人随心所欲，既不控制讨论内容，又不控制节奏和时间，参会成员随意发挥，各说各的话，难以达成共识。

第四，时间安排不恰当。有的会议安排在事务特别繁忙的时候，与会人员时刻惦记着自己繁多的事情，开会时容易分心；或者把会议安排在人们即将就餐、下班、度周末的时间，与会人员或饥肠辘辘，或归心似箭，无心开会。另外，许多会议喜欢打持久战，也是导致会议效率大大降低的原因。

第五，环境不适合。组织者把会议地点设在办公室，导致会议遭到频繁打扰，无法正常进行；在会议过程中发言者的讲话经常被与会者此起彼伏的电话铃声打断，甚至有人频繁走出会场去接待下属或其他人的来电和来访，会议进程不时打断，与会人员注意力不时转移，导致会议效率低下。

第六，对象不确定。许多人被通知参与会议，却不知为何自己被列为出席者，对会议内容不清楚，所以在会议上所起作用甚小。如果会议组织者事前没有确定好参会对象，并且没有让参与者事前做好准备，会导致会议以无效而告终。

(二)会中控制较混乱

首先是主持人缺乏会议主持的技能。会议主持人缺乏观察力、影响力、说服力，一旦与会人员产生意见分歧，主持人不能正确对待和妥善处理，就容易出现矛盾和冲突，影响会议的正常进行，使会议的目标难以实现。其次是参会者缺乏统一认识和沟通交流的技能。参会者或发言混乱、辞不达意；或言不由衷、离题万里；或慷慨激昂、滔滔不绝；或沉默寡言，闷不做声等等。缺乏统一认识和沟通技能的参会者往往也是导致会议失败的原因。最后是会议只讨论而不做结论。等会开完了，人也散了，才发现问题并没有解决。

(三)会后缺乏追踪

会议对于所讨论的事项及决议没有做记录，也没有明确各项决议的责任人及完成会议的时间、标准等，导致会议决议事项或不了了之，或执行情况无据可查，从而无法进行反馈和修正。会后缺乏追踪导致会议收效甚微，其成本被大量浪费。

二、高效率会议的特征

高效率会议具有八个特征：1.只在必要时才召集会议；2.只有事前认真筹划过才召开会议；3.会前拟定和分发会议议程表；4.所有与会者必须遵守时间；5.一切按部就班，准备就绪；6.请最有经验和才能的人出席会议；7.在会议中进行评论和归纳；8.纪录所有决议、建议和负责人。[1]对于提高会议效率，加强会议管理而言，上述论述为我们提供了科学的理论依据。在召开会议时，会议组织者可参照以上八项标准，判断自己所组织的会议是否高效，如果结果不令人满意，就应想办法改进管理，提高会议的效率。

三、提高会议效率的管理对策

要使会议能够达到高效率会议的八个特征，就必须加强会议管理，做好会前准备、会中控制和会后追踪这三个环节的工作。

(一)做好会前准备

会前准备工作可以在“5W1H”模型指导下进行。所谓5W1H，是指管理工作中对目标计划进行分解和决策的思维程序。它对所要解决问题的目的、对象、地点、时间、人员和方法提出一系列的询问，并寻求解决问题的答案。“5W1H”提出的六个问题是：1.Why——为什么做；2.What——做什么；3.Where——何地做；4.When——何时做； 5.Who——谁去做；6.How——怎么做。

第一，明确会议目的。正如其它的交流方式一样，在召开会议前首先要明确会议目的。某些临时召开的会议目的往往很单纯，只是为了解决特定的某个问题；而某些定期的会议(如部门例会)，则通常包含多个意图和目的，如听取活动进展的报告、发布近期变化的信息、激励团队、研究新问题、确定新的发展方向等。[2]对于互动式会议，会议的目的还包括明确会议要协调或解决的问题、达成决议、使与会者对决议有认同感。总之，会议的目的越明确越具体越好。在确定会议目的时，人们也许会发现有些问题根本没有必要通过会议来解决，运用其他方式可能会更好，比如可以通过面谈、电子邮件等方式直接将最新信息和大家分享。如果大家一致认为事情或重要、或紧急、或带有普遍性，有必要进行讨论和交流时，就有召开会议的必要，但在会议召开前要做好充分的准备工作。

第二，确定会议议题。会议议题是根据会议目的确定的要讨论的话题或决策的对象来决定。确定会议议题应遵循以下几原则：一是议题必须紧扣会议目标；二是议题数量要适中，不能太多，也不能太少；三是各项议题之间保持有机联系，并按照议题解决的逻辑顺序排列；四是明确讨论各项议题所需的时间。[3]

第三，制定会议议程。制定会议的议程，就是明确会议进行的步骤，一般而言，应遵照先“紧急、重要、普遍性”，后“不紧急、次要、个别性”的先后顺序，也就是说，紧急的问题放在前面，因为与会者的兴奋点在这上面；重要的议题往前排，相对次要的议题往后排；因为如果次序颠倒，人们在讨论重大问题时精力不够；带有普遍性的问题往前排，个别性的问题往后排。因为如果把个别性问题放前面，就容易分散与会人员的注意力，再来讨论共性问题时，注意力便不够集中，不利于问题的讨论和解决。

第四，控制会议人数。根据会议议题和形式，确定与会者的人数，适合的与会人数有利于提高会议效率，达成有效决议，无关或关系不大的人员最好不要参加会议。对于决策型会议，会议的成员一般不应多于7人。一般应邀请下列几类人员参加：有权做出最终决策的人；对会议目标达成起关键性作用的人；对会议主题有深入研究的人；对所讨论情况较为熟悉的人。适当的与会者不仅能快速有效地达成决议，而且还能使决议得到较好的贯彻和落实。

第五，确定会议时间。一般情况下，周二至周四的上午9点到11点，下午3点到4点半，是会议召开的最佳时间，因为此时人的头脑最清醒，最能发挥创意，会议效率最高。[4]就会议长短而言，事实上一个小时以内的会议是最高效的，两个小时以上的会议效率会直线下降。

第六，选择会议地点。会议地点以满足会议解决问题的需要为原则，一般应避免选择办公室，以免受到打扰和造成与会者心理的不平衡感。尽量设置在一个封闭的会议室内，会议室内不设电话，参会人员的手机应处于关机或静音状态，以免受到过多的来自外界的干扰。

第七，做好会务工作。以上内容都明确后，会议召开前，应与参会人员沟通，确认会议的主题、时间和地点，向参会人员分发会议资料，会议资料主要包括会议议程和与议题相关的背景资料，让参会人员会前做好充分准备，开会时才能有的放矢，有效达到会议目的。另外，除非是非常紧急的情况，否则最好是口头通知和书面通知一起下达。口头通知的作用是能及时通知与会者，并能及时得到与会者是否到会的反馈，便于调整会议计划；而书面通知则能使会议更被与会者重视，明确自己的责任和提前为会议做好准备。此外，音响、灯光、多媒体设备等相关设施设备也调试妥当。

(二)做好会中控制

要控制好会议进程，达成会议目的，会议主持人一定要做好会中控制工作。首先，要控制会议时间，准时开始，按时结束。其次，要按议程举行会议，介绍会议的主题，介绍议程中的每个议题，说明目的及规定的时间。第三，要引导、促进和协调讨论进程。如果与会者对议题有误解，或使用错误概念，主持人应及时予以澄清。另外，对文不对题的发言者，主持人应将其发言引导到会议主题上来；对那些滔滔不绝者，主持人应提醒限制发言时间；对寡言少语者，主持人要主动邀请或鼓励、引导其发言。总之，主持人要具有良好的观察力、影响力和说服力，控制会议，按会议议程进行。第四，澄清并确认各方观点。有的时候，发言人表达不够清晰，可能有歧义。主持人应及时予以澄清。[5]第五，推动各方达成协议，有效处理意见分歧。当大家意见僵持不下，众说纷纭时，主持人要推动各方达成协议。[6]第六，总结议题成果，确认行动。每个议题讨论结束后，主持人应就已经达成一致的内容进行概括，明确行动计划和方案。行动方案必须具体、明确，具有可操作性。