科技查新工作中的有效沟通

谭进进

科技查新是查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照《科技查新规范》操作，并作出结论[1]。查新工作为科技立项、申请科技基金、科技成果鉴定、科技评估、科技成果转化及专利申请等提供客观文献依据，为保证成果评审的科学性和公正性，避免科研的重复性发挥了积极作用。在查新实践中，经常遇到因委托人不了解查新工作的性质和目的，把查新与文献检索混为一谈；将查新委托书等同于项目申报书，缺乏认真的分析和概括；不愿意或者不能够详细提供已经掌握的项目研究背景、技术要点；检索需求专指性不强，对需要查证的内容要点描述不准确、不具体，不能准确表达委托项目的查新点；缺乏科学分类和主题标引的知识，不能正确提取查新内容的主题词、关键词等多种情况。这些问题都会影响查新工作的顺利进行和查新质量。查新委托人与查新员同样都是查新活动的主体。查新委托人一般是科研项目、成果或专利等项目的主要负责人或参与者，对研究课题内容非常熟悉，对项目所涉及的研究领域有较深的了解，是查新工作者首先应该考虑的信息源之一[2]。整个查新工作环节中建立与委托人的良好沟通，对于查新员快速、准确地完成查新报告具有重要的作用。

1 查新员与查新委托人沟通的必要性

1.1 有效沟通有助于查新员准确把握查新项目的研究核心和技术要点，保证查新质量和水平 查新员快速理解课题的能力对查新报告的质量起着至关重要的作用。高素质的查新员大都具有扎实的专业技能和较高的信息统计、比较、分析、综述能力。但任何查新员都不可能熟悉所有的领域，而查新项目往往都是各个领域的前沿技术或多领域的交叉技术。查新员仅凭自己的专业知识和短时间内对查新课题专业文献的阅读学习，很难做到对委托课题有较深刻的理解，从而影响检索效果和查新结论的准确性、公正性。因此，查新员自受理阶段起就要与委托人建立起良好、有效地沟通。只有委托人较强的专业知识和查新员丰富的检索经验有效地结合，实现双方优势互补，才是提高工作效率，保证报告质量和水平的最有效的工作方式。如果整个查新过程缺少查新委托人的参与，仅靠查新员的努力，不仅影响查新速度，严重的还会影响到查新报告的质量，使查新结论发生偏差。

1.2 有效沟通有助于科研人员增强信息意识和检索能力，准确把握科学研究方向 有效沟通使委托人直接参与到查新的具体过程当中，随时了解掌握委托项目的查新进展。首先，查新员对课题创新点分析和提取的过程，同时也是对项目核心技术要点等主要内容进行整理，从而启发委托人以最能反映项目创新点的方式来撰写研究报告。其次，委托人在参与提取检索词、编写检索式、制定检索策略的过程中，逐步熟悉信息资源、检索工具，掌握检索技能，从而提高信息采集能力、信息处理能力、信息评价能力等。第三，科研人员能够充分认识文献检索是科学研究的前期工作，在立项之前通过文献检索可以了解其研究领域的国内外动态、研究热点和空白点，吸取别人的先进经验，使今后的科研选题新、起点高，对选题、确定研究方向起着指导作用。

1.3 有效沟通有助于查新员积累不同学科专业信息知识，提高学科素养和信息素养 查新员与查新委托人建立良好的沟通，有利于加深对不同学科专业知识的了解和自身知识的积累，培养文献分析判读能力以及专业外语的阅读能力，进一步提高学科信息素养。充分交流还能帮助查新员准确把握核心内容及技术要点、项目研究方向和成果目标，提高对查新项目创新点的分析、领悟和把握能力，增强信息统计、分析、综述的知识和能力。跟踪学科发展方向，熟练地运用现代化手段从事信息服务，信息管理和信息评价，从而推动查新工作水平和质量的提高。

2 查新过程中的有效沟通方法

2.1 查新项目受理阶段 正确把握查新项目的技术要点及其创新点是开展查新工作的前提和基础。在受理查新项目时，查新员应积极主动地和项目委托的主研人进行有效交流和沟通。委托人多是从事科研工作的技术人员，他们对查新课题的内容、技术要点及该项目所涉及的技术领域都很了解。因此，他们提供的信息对查新非常关键。在沟通时必须耐心仔细地聆听委托人对项目的介绍，尽可能地从中捕捉查新项目的关键所在。详细询问项目查新要点，很快就能对查新项目有比较清楚的了解，大大提高查新效率。有的委托人因担心泄密不太愿意透露其中的关键技术。查新员应向其解释科技查新规范的有关规定，消除其顾虑。查新员必须全面把握与委托人沟通的内容，可将所领会的项目要点返述给委托人听，请委托人判断自己是否真正理解到位，从而确保双方对查新项目的实质内容有一致的认识和理解。由于查新员与委托人之间存在着信息不对称的现象，查新员在查新工作中既要发挥委托人的主观能动性，又要避免产生负面影响。同时，通过接谈等方式，宣传和介绍查新工作的目的、意义，解释查新工作流程、查新手段和方法、查新规范和要求等，使委托人充分认识到查新工作在科研立项和成果申报过程中的重要意义，消除对科技查新的误解和抵触情绪，使双方目标一致，相互理解，相互协作。

2.2 分析查新点与制定检索策略阶段 准确提炼查新点、提取关键词、制定检索策略是把握查新方向的关键。查新点提炼的准确与否，关系到查新人员对查新课题实质内容的理解与把握程度，是查新检索的前提，是对比分析的依据。在实际工作中，由于缺乏基本的文献知识和情报信息，不了解查新工作的程序和方法，委托人表达的查新要求往往宽泛而不具体，或查新委托书填写过于简单笼统，或根本提不出申报课题的新颖性，还有的希望查新课题的查新点越多越好，往往把假想创新点罗列很多，干扰了查新人员的检索思路及检索策略的制定。查新点如果提炼不当，往往导致查新人员在选择检索词、制定检索策略时出现偏差，直接影响到查新结论的可靠性和针对性。查新员要在短时间内吃透查新项目的科学技术内容、掌握其技术关键、提炼出创新点及查新要点，制定出专业而又准确的检索策略，是有相当大的难度的。针对上述这些情况，查新员只有通过与查新委托人充分交流，共同分析，详细了解项目的研究背景，才能准确挖掘和提炼出课题的查新点。同时，在关键词的提取、相关文献的判读等过程中，尤其在涉及比较核心的技术参数等内容时，更需要经常咨询、请教查新委托人，共同探讨磋商。由于检索策略的制定必须是对查新点、检索词主次关系具体分析基础上进行的，所以查新员需要同委托人认真沟通、学习，才能够准确地制定出反映查新目的、学术内涵、保证查新质量的检索策略。在此过程中委托人的积极参与有利于查新员调整查新方案、修正检索式、制定切合要求的检索策略，以保证查新结果的客观性和准确性。

2.3 撰写查新报告阶段 准确分析和把握查新结果是查新报告质量的基本保证。对查新结果进行对比性分析，体现了查新人员的专业素质和领悟能力。查新员遇到有关专业技术细节，需要判断检出文献与课题的关系、相关程度难以把握时，同样需要向委托人请教、询问项目相关知识和技术要点。在领会课题创新点的基础上，自行判读、分析归纳相关文献，从而得出查新结论。为避免专业用语表述的不准确，特别对检索到相似的内容和技术时，要与委托人讨论，比较相关同类研究的技术水平，以取得一致意见。在查新结果分析中，项目的技术要点不可随意修改或增加。对于出现密切相关文献与查新项目在技术特征上非常相似的情况。委托人往往会提出新的查新点或新的技术特征，这些新的内容在填写委托书或查新过程中都没有提到过。对此更改，必须有文献资料作依据，要求委托人提供能证明该技术特征的材料（项目说明书、技术报告等），查新员应与查新委托人再次进行探讨。确实属实的话，还需对查新课题的技术要点和查新点进行相应的修改，必要时，还需重新进行查新检索[3]。查新只是以文献为依据对项目的新颖性进行查证，并不对查新项目做任何水平的结论，查新报告仅供专家评议时参考。有的委托人为了申报立项或成果评奖，要求在查新报告中加些评价性的词语、或要求委托人掩盖一些模棱两可的文献等。作为查新员可以理解这种心情，做好解释工作。但同时应坚持查新原则，实事求是，客观公正地作出查新结论，切忌使用评价性的词语，不能因委托人的意愿而影响到查新结论的客观公正性。2.4 查新咨询服务反馈阶段 查新委托人对查新工作的评价及意见反馈对于提高查新结论的正确性、可靠性有着非常重要的意义。就查新过程而言，查新报告书完成即是查新活动的完成。但就信息咨询服务来说，课题的信息跟踪服务应该随项目的进行而继续开展。后续服务同样需要加强委托人与查新员的沟通。查新部门设计“查新委托人意见反馈表”，通过网络在线、电子邮件、电话等方式收集用户反馈信息。一方面请委托人针对查新工作的质量、查新员的素质以及对查新工作的满意度等进行评价，并征求他们对查新工作的意见和建议。尤其是那些通过查新发现无新颖性的课题，查新员应及时、认真、耐心细致地向委托人分析问题所在，并提供文献资料说明他人的研究成果，启发和帮助委托人优化、改进课题的设计。另一方面，查新员也可与科研人员建立密切联系，及时了解其专业最新进展和发展趋势，拓展查新员的学科知识面，提高定题服务的质量，以便进一步完善查新服务工作，提高业务水平，提高满意度和认可度。

3 讨论

科技查新作为科研工作的一项基础性工作，在科研立项、成果验收、鉴定、报奖和技术转化等方面都有着举足轻重的作用。为了提高查新工作效率，快速、准确地完成查新报告，查新员应重视与委托人之间的有效交流与沟通。建立多种沟通渠道，互相信任、虚心请教、独立思考、坚持己见，实现与委托人之间的优势互补，充分发挥委托人在查新工作中的积极作用，确保查新工作顺利进行，提高查新工作效率，保证查新质量。

[1]《科技查新教程》编写组.科技查新教程[M].北京：机械工业出版社，2001.1.

[2]彭 玲，殷红宁，施艳声.充分重视用户在查新工作中的作用[J].预防医学情报杂志，2002，18（6）：521-522.

[3]于天乐，秦 红.查新中查新员与委托人的互动及其效应[J].现代情报，2008，5（5）：144-146.