高校档案专题数据库的开发和利用

孙 杰

(中国环境管理干部学院，河北秦皇岛 066000)

档案专题数据库作为档案数据库的一种重要形式，它是以各类档案基础数据库为主要数据来源，通过档案信息管理系统，按照某一专题内容编制而成的各类档案数据集合。研究信息化时代下的高校档案专题数据库建设，是对档案数据库建设的拓展和深化，是对数据库建设的前、中、后期相关问题进行有针对性的思考，有利于实现档案信息资源利用的最大化、有利于满足用户日益增长的档案信息资源需求。

一、高校档案专题数据库建立的必要性

势。与传统数据库相比，专题数据库具有三个方面的特点。一是它能够满足用户特定领域的信息需求。档案专题数据库与其他数据库的最主要区别在于它能够满足用户某一专题知识的需要，通过专题数据库的建立，能够有效组织和整合符合专题系列的所有档案信息资源，并通过对信息的挖掘尽可能反映出主题内容。档案专题数据库的开发有利于在纷繁复杂众多档案信息中搜寻到用户最需要的信息，有利于用户系统、完整地了解和利用某一方面的信息资源。二是它实现对原有信息、知识的重组。档案专题数据库除了能直接准确地提供基础数据库的一切功能之外，还可以通过多种检索途径实现信息、知识单元的查寻、搜索，进而实现信息、知识的重组，实现了档案信息资源的二次开发，提高了资源利用的层次。三是它建立在用户的需求之上。档案专题数据库的建立过程是在事先广泛调研和深入分析的基础上，围绕高校发展的侧重和今后一段时期的重点，围绕用户的现实需求，确定有现实利用价值和潜在利用价值的专题项目去建设，建设过程本身就是一个对需求、对现实、对知识再深化的过程。

基于与传统数据库相比的这些特点，高校档案专题数据库的开发和利用是高校自身建设的客观需要，是高校档案编研的一种新形式。高校档案管理工作的最根本任务就是为高校教学、科研、管理等各方面工作提供信息服务，通过档案专题

随着信息技术的发展，档案管理水平的不断提高，高校对档案基础数据库的建设比较热衷，但由于受资金、技术、人员素质等多方面的制约，对档案资源的深层次开发程度不够。主要表现在:一是档案资源得不到充分利用。大多数高校对实体档案开发多，仅满足将以往实体档案向电子信息的转化，但对档案资源的二次开发重视不够;二是档案用户的多层次需求得不到满足。现代知识与以往传统的知识最大的区别在于知识的交叉点非常多、融合性非常强，档案基础数据库不能够全面涵盖某一专题下相关档案的信息资源，无法通过多角度、多层次，系统地反映和揭示数据库所蕴藏和表达的内容。基于这些不足，高校加快对档案专题数据库的开发，它是创新档案资源利用的一个重要手段，也是档案资源开发利用的一个趋数据库的建设将档案资源进行科学、合理、有效的管理，可以为学校其他各部门提供快速、实用的信息保障。同时，随着高校科研水平的提高，科研课题研究中形成的一系列丰富的、有价值的档案资源，通过专题档案数据库可以为科研人员提供及时、同步、系统的信息支撑，使科研工作者及时了解学科新动向，避免今后开展同类研究的盲从，使高校科研水平快速提高。

综上所述，专题档案数据库的开发和应用是高校档案工作由管理向服务转变的一种具体形式，是档案工作深层次发展的一种趋势，是档案服务模式由“被动服务”向“主动服务”转变的主要途径。

二、高校档案专题数据库开发应遵循的原则

高校档案专题数据库的开发是档案信息二次开发的过程，它是利用现代技术手段对档案及相关信息的精加工。高校在专题档案数据库开发建设过程中要遵循三个原则。

1.坚持以人为本的原则。这里面包含两方面内容。首先，要坚持以用户需求为本。无论是档案资源的管理还是档案专题数据库的建立，都必须以用户的档案信息需求为导向，偏离了这个导向，服务就无从谈起。其次，以档案管理人员的素质提升为本。专题档案数据库建立的过程就是档案管理人员对信息的有序加工的过程，在这个过程中，档案管理人员把大量零碎的、无序的、内容交叉渗透的信息进行筛选、加工、整理，从而产生新的更有价值的信息。可以说，档案管理人员是专题档案数据库建设过程中的灵魂。

2.坚持开发与维护并重的原则。在高校建设专题档案数据库的过程中，存在着重开发轻维护，重硬件建设轻软件建设的不足。为使档案工作跟上信息化发展的趋势，各高校在专题档案数据库选题立项时声势浩大，然而当项目通过验收，限于人力、财力或其他原因，数据库的更新维护也就随之停止，从而导致档案专题数据库缺乏后续的资源补充，内容陈旧，利用率低。为避免重蹈覆辙，档案馆的建设要坚持走开发与维护并重的路子。一是制定长远的工作规划，保证系统持续、良好的发展。数据库建设不是一蹴而就的事情，必须边建设边服务边改进，安排人员要长期坚持不懈地对数据库进行资源补充和技术维护，保持信息内容及时更新。二是开发过程中注重对用户需求的改进。在专题档案数据库运行的过程中，档案管理人员要主动研究、发现用户对档案信息的需求方向和搜索习惯，进而加强对专题档案数据库的调整和改进，提高档案信息的实用性和利用率。

3.坚持选准标准的原则。档案信息资源描述标准体系是建设档案数据库的重要保障，对采集到的专题数据进行编排处理，特别是有不同数据形式的要归类排序，形成内容介绍，用以概述专题档案数据库的简要内容。同时，在遵循国家、行业标准的前提下，根据自身特点，制定更为具体和切实可行的数据库标准，为实现高校档案资源的共享打下基础。

三、高校专题档案数据库开发和利用应把握的几个关键环节

高校档案专题数据库的开发是一个系统的工程，在开发过程中要把握好几个关键环节。

1.在选题定位层面。选题是专题档案数据库建设的第一步，选题的确定直接关系到数据库的建设定位和选材取向，是整个项目的关键，需要认真进行需求分析和科学论证。无论是基础数据库还是专题数据库，都是为了满足用户基本需求或满足不同层次需求而构建的，要坚持遵循实用，兼顾特色的方针，注重分析档案应用规律，对档案用户的个性化需求进行准确的细分和定位。例如，我们分析了近六年来学院的档案利用情况，认为学籍档案、科研成果档案、文书档案的利用率最高，为此我们建立了学籍档案数据库、科研成果数据库和文书档案全文数据库，极大方便了用户。

2.在资源选择方面。一个好的专题档案数据库建设必须建立在充足的资源的保障之上，如果没有档案资源的支撑，再好的系统也不可能满足用户的需求。专题档案数据库建立的过程是对散布在各种载体上的相关档案资源进行搜寻、组织、分析和重组的过程。在资源搜寻上，信息资源的来源主要有三个:一是馆藏现有档案资源，包括实体资源向电子文本的过渡和以往的电子文件。二是各种专题档案数据库相关信息资源。三是网络相关信息资源。在信息资源的组织、分析、重组上，要对收集来的档案资源进行数据挖掘，将各种独立的、杂乱的、单一的原生档案资源，按照某种联系挖掘转化为系统的、有序的、深层次的档案信息，从而实现把档案内部的隐性知识向显性知识的转化。

3.在开发技术层面。开发专题档案数据库涉及信息存储与压缩技术，分类、索引和检索技术，网络传输与安全技术，开发工具与平台技术，人机界面交互技术等等多种现代信息技术。建设专题档案数据库，必须选择一个合适的管理系统作为建设平台，平台要解决技术环境的匹配、功能模块的实现、技术标准的规范等问题。在选取或构建数据库系统时必须进行技术需求分析和数据库功能调查，尽量选择合适的、成熟的、可扩展的、符合国际和国家有关标准的数据库技术，去构建满足专题建设需要和目标用户需求的数据库功能模块。同时，档案专题数据库要具备可兼容性和扩展性，在数据库技术上，档案专题数据库能兼容和获取不同数据格式的基础数据库的建设内容，同时专题档案数据库能随着信息技术的发展，不断实现升级和过渡。

专题档案数据库建设是一个系统工程，选题是关键，资源是核心，技术是保证，只有选题正确，资源丰富，技术先进，才能充分发挥专题档案数据库的作用，为学院的各项工作提供高质量的服务，使档案工作上水平。

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