办公自动化系统在医院信息化中的应用

王非，许同来

南京医科大学附属南京儿童医院信息科， 江苏 南京 210008

办公自动化系统在医院信息化中的应用

王非，许同来

南京医科大学附属南京儿童医院信息科， 江苏 南京 210008

本文阐述了医院办公自动化系统建设的必要性以及系统的管理目标，提出了办公自动化系统的总体设计思路和系统配置需求，并从具体功能的实施方面对医院办公自动化系统进行了研究。

办公自动化；数字化医院；医院信息系统

随着“数字化医院”建设的推进，办公自动化系统（Office Automation System，OA系统）作为医院信息化规划和建设的重要组成部分，逐步得到医院管理层的重视。目前，医院办公自动化系统从最基本的文字处理辅助，逐步向以信息快速传递、流程有效控制、信息充分利用为特征的协同办公管理阶段发展。通过协同办公系统的运行，使医院各部门工作人员方便地共享信息、高效地协同工作。建立统一的协同办公系统已是数字化医院办公系统的发展趋势。

1 医院应用办公自动化系统的必要性

在传统办公方式中，由于医院中的部门繁多，使得医院内部信息流转效率极低。传统的办公管理方式存在以下的问题：① 人工操作难免会由于工作人员的疏忽与意外，从而造成信息的遗失，以及信息交流的延误；②文件流传时的签核程序繁杂，使得医院内部部门之间的工作相互干扰；③ 医院人员流动较快，而且新员工的适应期较长，对工作效率造成影响，医院制定的各项规章制度，难以得到快速、有效的执行；④ 纸质表单上的信息难以进行快速查询；⑤ 对工作实施的进度难以掌握，更无法根据工作实施的进度来对工作流程的合理性进行分析。

通过办公自动化系统，可以解决或者优化以上问题对医院发展所造成的影响。因此，办公自动化系统对于医院的发展有着非常重大的意义。

2 系统总体设计

2.1 主机配备和系统配置

我院是一所集医疗、科研、教学、康复、保健为本一体的三级甲等儿童医院，现有职工1600余人，编制床位为1000张，年门诊量160万人次，年收治住院病人4万余人次，年手术量1.4万余人次。根据我院的实际业务量，我们采用1台具备小型机级别、10G内存、高速运转的SCCI硬盘的专用服务器提供医院OA应用和MALL服务，所有用户在OA服务器认证，同时在整个网络实行单组织单网络域模式。从系统运行、数据容量及成本风险考虑我院采用硬盘RAID（ Redundant Array of Inexpensive Disks ）技术进行数据备份。

2.2 系统软件平台设计

根据办公自动化应用系统的具体需求，我院采用Windows 2008 Server为网络操作系统，WWW服务器基于IIS7.0，桌面操作系统为Windows7或Windows XP，关系数据库系统、工作流程应用服务器基于SQL Server 2008，邮件服务器为Exchange 2010，文档服务器为SharePoint 2010，

0A系统前端开发工具为VS.NET 2010。

3 OA系统的管理目标

（1）规范管理。我院具有规模大、涉及业务较多，业务之间的关联性强，医疗信息量大，地域管理难度较大等特点。如果纯粹使用人工处理的话，很难适应信息社会对现代化医院的要求。使用办公自动化系统后，将在多方面，特别是公文流转、档案管理等方面，几乎可以将差错率降为零，从而形成公文的规范化管理。

（2）提高工作效率。减少人工办公的复杂步骤，加快公文流转的周期，提高办公人员的工作效率，避免无谓的人力资源及时间的浪费。

（3）降低办公成本。完全支持无纸化办公，大大减少日常办公纸张使用量，降低了办公成本。OA系统同时完全支持打印功能，可以将必须打印成文的文件打印出来，很好的解决了计算机管理和实际办公之间存在的差异矛盾。

（4）提升对外形象。内部系统配套的一致性、公文流转流程的规范化、公文处理速度的提高、高效的反应能力等，从整体上提高了医院的办公自动化应用水平，将更加利于提高医院的对外形象和品牌价值。

（5）资源共享。利用计算机网络提供的资源共享优势，将办公、业务等信息在网上发布，工作人员可以方便地搜索到自己需要的信息。也可以多个用户同时访问一个信息，大大提高资源的利用率。由于共享是基于安全性基础之上，所以用户只能查询权限内的信息，这样既不破坏系统数据的安全性，又能充分发挥资源共享的效能。

（6）实现远程办公。利用先进的通信功能，实现了在线接收、离线处理的远程工作模式，使得工作人员在出差中也能处理相关的工作。同时节省了远程通信费用。

4 医院办公自动化系统功能

4.1 个人事务

主要包括：① 待办事宜：用户可以根据需要安排填写待办的工作，填写后系统会提示用户待办的工作，避免工作的差错。② 电子邮箱：通过办公自动化系统中的电子邮件功能，可以快速的进行邮件的接收、阅读、应答和发送，从而解决传统信息纸质载体的损耗高、成本高、效率低的问题。③ 内部短信：医院内部员工可以根据自己的权限，向医院内部某个具体人员、其中一部分人或者是全体人员发送通知，并且通过信息通知平台接收通知，从而加快医院内部的信息交流效率。④ 通讯录：包括医院的办公电话及院内集团用户的联系电话。并有查询功能，输入姓名即可查询电话号码，方便全院员工的联系。

4.2 行政公务

主要包括：① 工作流程：根据工作安排填写我的工作流程、待办工作流程，已办工作流程。方便工作的安排和记录以及查询。② 公文管理：包括我的公文、待办公文、已办公文。规范公文的管理，方便用户查询公文。③ 会议管理：包括会议安排、会议记要、会议室查看、设置占用查询、会议出勤统计。④ 档案管理：用户可以搜索需要查询的档案，并对查阅档案存有记录，方便了用户借阅档案。

4.3 部门应用

主要包括物流系统，用户输入工号、姓名、部门及密码可以登录物流系统，进行物资的请领，实现了无纸化的物资请领，节约成本，提高了办公效率。

4.4 公共信息

主要包括：新闻、通知、公告、资源、规章制度。管理员根据权限贴发通知、公告，用户登录系统后自动提示新的通知、公告，替代电话通知的形式，提高了工作效率。同时用户可以查阅各种规章制度，方便了用户及时了解医疗信息。

总之，办公自动化能提供实时通信的交互环境，优化信息的交流和管理以及提高医院内外部信息融合。因此，办公自动化系统在医院信息化中的应用，可以提高医院的工作效率，提高患者满意度，降低医院的运营成本，对医院的持续性发展有着非常重要的意义。

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Application of Off ce Automation System in Hospital Informationization

WANG Fei, XU Tong-lai
Information Department, Nanjing Children,s Hospital Aff iated to Nanjing Medical University, Nanjing Jiangsu 210008, China

This paper demonstrates the necessity of constructing off ce automation (OA) in hospitals and the system management target, puts forward the general design for the off ce automation and necessity of conf guration of OA, and researches on the OA system from implementation of specif c functions.

off ce automation; digital hospital; hospital information system

R197.324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2012.08.036

1674-1633(2012)08-0111-02

2012-03-30

作者邮箱：jiang_hongbin@yahoo.com.cn