编排校流程优化研究与探讨

刘运飞，陈绍选，姜小兰

(1.武汉大学 信息管理学院，湖北 武汉 430072;

2.长江科学院信息中心 《长江科学院院报》编辑部，湖北 武汉 430010)

编排校流程优化研究与探讨

刘运飞1，2，陈绍选2，姜小兰2

(1.武汉大学 信息管理学院，湖北 武汉 430072;

2.长江科学院信息中心 《长江科学院院报》编辑部，湖北 武汉 430010)

为解决原有编排校流程与目前科技期刊出版周期缩短、平均期页码数量急剧增长、编辑人员精简不相适应的问题，以《长江科学院院报》双月刊改月刊后编排校流程改进为实例，通过总结经验教训和辩证分析，认为:办刊人员和技术的改变必将导致编排校流程的改变;在不同的办刊条件下都能找到与之相适应的编排校流程;编排校流程优化宗旨是出版质量、出版数量、出版进度和出版能力之间的高度协调统一。优化编辑流程有利于提高出版质量、加快出版进度、加强出版能力、节约出版资源，可以为提升期刊地位和扩大在行业中的影响力提供一定的保障。

科技期刊;流程优化;稿件处理

1 研究背景

随着知识经济时代和信息爆炸时代的来临，我国大量科技期刊顺应了时代发展的潮流，缩短了刊期，大量增加了平均期页码数量。如果原有编排校流程不加以改进，将会严重影响期刊出版的进度和质量，从而阻碍科技期刊的可持续发展。因此，优化编排校流程已成为大部分办刊人员正在思考的一个课题。

2009年起，《长江科学院院报》(以下简称《院报》)由双月刊改为月刊，与大部分科技期刊一样，面临着出版数量与出版质量的矛盾、出版进度与出版能力的矛盾。面对现实，《院报》对编排校流程进行了一系列的改进与优化，以确保期刊学术质量、编排校质量和及时出版。《院报》一直以来都能受到同行的好评，笔者认为《院报》在水利行业期刊中排名的提升和在水利行业影响力的扩大，与在不同办刊形势下编排校流程的改进与优化有着密切的联系。

为交流经验，进一步改进和优化编排校流程，笔者从研究《院报》编排校流程历史沿革着手，以《院报》编排校流程的改进与优化为实例，探讨在目前形势下如何实现编排校流程再优化，及其原则性和多样性的问题。

2 近十多年来《院报》编排校流程历史沿革

2.1 《院报》改双月刊后的编排校流程优化

1997年，《院报》由季刊改为双月刊，具体编排校流程是:①稿件登记人员按专业将来稿分配给专业编辑;②专业编辑送外审;③专业编辑写出编辑部内部审查意见与外审意见一并提交给主编终审;④每个月专业编辑要在已录用稿件中编辑出一定数量的论文提交给编辑部主任，编辑部主任检查编辑质量，对不符合要求的退回重新编辑;⑤每到双月初开始定稿排版，然后就是一校、二校，二校改版并拼版后同时打印2份校对稿，一份送作者校稿，一份用于三校;⑥三校后，将作者校稿上的修改内容笔抄至三校稿上，然后改三校出清样稿、送印刷厂、看胶片，刊物出版后进行质量检查。在此流程中采用了编校合一、交叉校对的编校模式［1］。由于那时还需要描图、贴图、在图上植字，工作效率不高，出版一期56个页码的期刊，从定稿到出版大概需要将近2个月的时间。

经过一段时间的实践，发现此流程中的第①、②、③步骤执行情况和效果都不错，但发现2个问题:第⑤步骤中，二校改版后就拼版，部分论文有下转现象，不利于作者和校对人员校对;第⑥步骤中，刊物出版后再进行质量检查，亡羊补牢，悔之已晚。针对上述2个问题，《院报》编辑部及时调整了流程:一方面，将二校改版后拼版调整为三校改版后拼版，这样既利于作者校稿又利于第三次校对;另一方面，将出版后质检调整为出清样稿后质检，质检后再改版出一次清样稿，这样在出版前绝大部分地解决了三校后仍存在的一些问题，提高了期刊出版质量。

2.2 《院报》减员后编排校流程优化

2003年，《院报》面临减员增效的压力，编辑人数减少，而页码翻番。在这种办刊条件下，《院报》对编校流程又作了新的调整:为保证出版进度，同时考虑到部分编辑写论文审查意见还是有些困难，有的只是流于形式，因此，省掉了上述第③步骤中专业编辑写内部审查意见的环节;编校模式仍然是编校合一，交叉校对，强调校对是编辑延续的理念，但同时强调论文中的问题由编辑负责，校对人员在论文中发现了问题，直接提交编辑解决，或者提交给责任编辑，由责任编辑督促编辑解决或代为解决;基于大部分问题在编辑、一校、二校已经解决，三校时的问题相对较少，并考虑到要出二次清样稿，为了减少一次改版和节约打印纸张，将质检环节提前到在完成三校后的校对稿上进行。此次流程的调整在保证编校质量的基础上，节约了纸张，减少了流程环节，加快了出版进度。在人员减少，工作量翻番的情况下，每期从定稿开始着手排版到出刊大约减少了10天左右的时间。

2.3 《院报》改月刊后的编排校流程优化

2009年起，《院报》由双月刊改为月刊。编辑人员的数量不变，出版频率加快一倍，每期页码也增加了，同时出专辑和增刊的数量也增加了。

为适应新的形势，实现双月刊改月刊的顺利过渡，《院报》编辑部采取了以下几项措施:①收稿、外审、主编终审、退作者修改等环节都是利用采编系统完成，大大提高了处理稿件的效率。②为缓解来稿量大给编辑带来的工作压力，增加了初筛这一环节，将不属于本刊报道范围、学术质量太差或剽窃现象严重的论文在初筛阶段就退稿。③针对论文在编排格式上容易出现的共性问题和参考文献不规范的问题，在采编系统中给作者发送论文修改意见时，以附件的形式发送2个电子文件:一个是“编排格式注意事项”，另一个是“参考文献著录格式”。这样，就给编辑腾出了大量的时间和精力来考虑论文的个性问题和专业内容上的问题。④清样稿质检改版后，将北大方正文件转换成PDF文件，每个编辑再对PDF文件进行一次质检。

随着采编系统的应用、编排格式和参考文献规范化的加强，以及排版技术的成熟和排版人员熟练程度的提高，以前一校时出现的大量问题几乎都能得以解决，如:篇幅太长，章节、图、表和公式顺序错乱，图、表和公式内容错误严重，漏字、句、段落，等等。基于此，为了减轻排版人员的工作量、并节约时间和纸张，决定采用一、二校合一的校对模式，即一、二校仍交叉校对，但一校结束后不改版，二校人员在完成了一校的校稿上校对，然后再改版。

此阶段，曾经出现过编辑进度跟不上排版进度的现象，尝试过排版后再编辑，也尝试过初步编辑(只从形式上规范论文的编排格式)后排版再编辑深加工，还尝试过排版人员先做图，等编辑完成后再排版等等。虽然这些尝试解决了当务之急，但造成了流程混乱的现象，不利于管理。

2011年，《院报》加强了编辑队伍建设，更加重视论文的学术质量和编辑质量，强调要发挥计算机技术在编辑工作中的应用，因此，增加了电子稿编辑、作者对论文进行再次修改2个环节。《院报》的编排校流程在多年的工作实践中，经过多次调整，最终演变成如图1、图2和图3所示的模式。

3 编排校流程再优化思考

通过分析图1、图2和图3的各流程，并结合工作实践，引发出如下一些思考:

图1 论文从投稿到录用的流程

图2 各期论文定稿、编辑和校对流程

图3 三校后从作者校稿、质检到印刷厂看胶片的流程

(1)目前编排校流程环节较多，主要体现在拼版后增加的质检次数较多。特别是出现PDF文件质检形式后，由于这种质检形式比较方便，再加上编辑一般具有精益求精的品性，PDF文件质检次数特别多，有一期高达8次。质检次数的增加自然有利于提高期刊的学术水平和编校质量，但同时减慢了出版进度。笔者认为，每次质检应该有总的质量目标和根据每个质检人员的知识结构和特点分配相对应的分质量目标。这样，就不会存在对同一内容有重复好几次质检的现象，从而减少质检次数，提高质检质量和效率。

(2)当期定稿后，专业编辑从采编系统中下载论文，不仅仅是为了进行电子稿编辑，还应该同时发送给排版人员，用于先做插图。这样，排版人员就可以利用编辑加工、作者再次修改、英文编辑的这个时间段，将插图做好。等到正式排版时，只需将插图合成到正文中就可以了，从而可加快排版进度。

(3)在编校和质检的每个环节制定明确的质量目标，责任到人，避免推诿现象的发生，有利于尽快解决论文中存在的问题。

(4)送印刷厂前，责任编辑将应该质检的地方落实到位，避免漏检、漏改的现象。特别是当发现插图不清晰或者线条太细时，一定要请排版人员检查图中线条分辨率是否达到了印刷要求。否则，到印刷厂看胶片时再发现问题，解决起来很麻烦。

(5)随着排版差错率的大大降低，编辑人员渐渐改变了对照底稿逐字逐句进行校对的习惯，一校时就开始通读。其实，这样是编辑不忠实于作者原稿的表现，偶尔还是容易出现大问题。因此，很有必要对章节题名、段落、图、表、公式进行对比校对。尤其是公式，仍是排版时容易出错的地方。对这些大的方面进行校对后，可以进行通读修改，如遇有疑问，再查底稿。对于这一点，当然要视每个编辑部的具体情况来定。对于一个排版差错率仍很高的期刊来说，那还是只能沿用对照底稿逐字逐句进行校对的方法，以确保出版质量。

［1］ 张元芬，俞军，杨志明.正确认识和处理科技期刊编校合一［J］.中国科技期刊研究，2000，11(6):401-403.

G232

A

1673-0143(2012)04-0151-03

2012－05－12

刘运飞(1973—)，女，副编审，硕士，研究方向:科技期刊编辑学。

(责任编辑:强士端)