计算机对档案管理的作用

王跃辉

（黑龙江省绥化市北林区河道管理处，黑龙江 绥化 152000）

1 计算机应用于档案信息管理的必要性

1.1 在社会的信息系统中，档案信息作为一种重要的信息资源而占有特殊的地位。档案电子化是目前档案管理工作必须实施的重要工作,这已经成为大家的共识，而且在档案的管理中计算机的应用确实带来了非常显著的成绩。在档案信息管理中，计算机技术具有手工管理所无法比拟的优势,如存储量大、可靠性高、检索迅速、查找方便、保密性好、寿命长、成本低等优点,这些优点可以大大提高档案管理的效率,也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。所以,为了适应当今信息处理技术发展的要求,提高档案信息现代化管理水平,计算机技术作为一种新兴的技术手段,在档案信息管理中应当得到更加广泛的应用。

1.2 档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。应用计算机技术是 现代 企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。

1.3 从现有的技术条件和需求出发，电子计算机在档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：

1.3.1 依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。

1.3.2 通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。由此可见，主题词是沟通存贮和检索这些两个过程以及标引人员和检索人员双方思想的桥梁。

2 计算机技术在档案信息中的功能管理

2.1 档案管理自动化 因为计算机具有高效的信息处理能力,能以极快的速度输入、存贮和输出信息,能够进行逻辑推理和判断,所以计算机技术逐步成为信息化先进技术手段的核心,通过计算机对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工后,可大大提高档案资源管理的效率,大大提高档案信息开发利用的效率。

2.2 档案信息数字化 纸制档案录入麻烦，浪费大量的人力和纸张，且存取修改与查阅调取都不方便，与之相比,数字档案更易于保存、查询、修改,并且可以通过网络快速传递。运用计算机技术实现档案信息数字化后,不仅可以提高档案的利用率,降低档案的管理成本和档案的磨损、遗失,并可实现数据的快速传播和保存,满足了用户的需要。

2.3 信息检索网络化 信息检索网络化已经在当前的图书系统中得以大量应用，并且表现出了令人及其满意的效果，同样，我们将现代计算机网络通信技术应用在档案信息建设中，实现其计算机检索系统,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能网络检索,实现档案信息传递网络化,达到档案资源共享。

3 计算机在档案信息管理的应用

3.1 收集整理。这是电子计算机档案管理的基础。在这个过程中，要求档案管理人员要有较高的知识层次和先进的技术水平，手脑并用，勤快踏实肯干，经常深入下去做好资料的收集和整理，掌握第一手资料，这是一项非常重要的工作。因为计算机只是一个辅助工具，无论其如何先进，管理者都是第一位的，掌握资料并将资料准确无误地输入计算机，才能发挥计算机的应用作用，否则，档案管理计算机化就是一句空话。

3.2 归纳分类。这是电子计算机档案管理的关键。有的时候计算机档案管理人员在档案资料收集过程中收集到的资料是不完整的，这就要求档案管理人员对收集来的资料进行认真地筛选、分类、加工和整理，这是实行计算机档案管理的前提和条件。 只有做好了这方面的工作才能有效地将收集到的资料分门别类输入到计算浅析电子计算机在档案管理中的应用及重要性研究。

3.3 查询和提取。这是电子计算机档案管理的最终目标。前面做的大量工作，包括资料信息的收集、整理、归纳、分类，其最终目的就是为了将收集到的资料信息输入到计算机中，为日后的查询和提取打下坚实的基础，只有将这些资料存入到计算机中，才能更好地发挥计算机在档案管理中的作用。

4 计算机档案信息管理人才的培养准备

面对计算机二次开发的艰巨任务，我们必须拥有雄厚的技术力量，必须拥有既懂档案管理业务，又通计算机专业的“两栖人才”。目前，有不少企业把整个档案计算机的应用工作，从系统设计到系统实现，从数据输入到提供利用全都交给计算机研究部门去办，其结果很可能是档案与计算机衔接松弛，系统缺乏实用性。退一步说，即便系统是成功的，仍然有一个维护和使用的问题。档案人员如果自己不懂计算机，那么计算机的应用就永远是个零。因此，必须首先作好档案部门计算机专业人才的准备。

4.1 应用软件人员的准备

档案管理应选择有一定数字和逻辑思维能力的工作人员，进行 计算 机原理及应用软件方面的培训。使他们学会计算机高级语言，学会操作和使用机器，学会设计和上机实现一个完整的系统，能够把应用系统或与计算机专业人员接零的任务知识很好地衔接。

4.2 主题标引人员的准备

档案管理应选择有一定语言文字能力的档案工作者，学习和研究档案主题标引的方法和原则，使他们懂得主题标引的基本原理，了解主题词的性质和选词原则，学会使用汉语主题词表，学会依据档案主题标引规则，正确分析主题内容，正确选择主题词标识，学会如何进行主题词的组配，学会特殊情况的特殊处理等。通过学习，能够胜任档案主题标引和参与汉语主题词表管理的工作。

[1]张丹红.计算机在档案管理中的开发和应用.南平电缆股份有限公司，【期刊】机电兵船档案，1996-02-15.