企业档案信息资源管理的开发与利用

黄琼兰

（川庆钻探工程公司地球物理勘探公司，四川 成都 610000）

一、增强档案管理观念，建立和完善企业档案管理机制

企业档案是企业科学管理的基础之一,企业必须根据实际工作的需要,按照《中华人民共和国档案法》和其他有关法规的规定,建立、健全企业档案管理机制。

1.制定系统的档案管理制度,规范企业的档案管理程序,明确档案的形成、收集、整理、积累、保管、借阅及保密等规定,使企业档案工作有章可循,有据可依,并把档案管理工作纳入企业的工作计划和目标管理之中,科学、规范地管理企业档案。

2.建立专、兼职档案员队伍,对档案管理人员进行必要的业务培训,使他们掌握一定的专业知识和基本技能。

3.制定相应的岗位职责和绩效考核制度，激励档案管理人员积极地开发、准确地提供企业档案信息资源,为企业的现实工作和长远发展,不断改进服务手段,提高服务质量,做到主动服务、跟踪服务、超前服务。

4.投入必需的资金,用于档案室专项建设。并配置档案柜、计算机、复印机、装订工具及办公用具等“硬件”设施,为他们创造一个良好的工作环境,确保档案管理工作有效地开展。

二、企业档案管理现存的主要问题

企业经营以追求经济效益最大化为目的,企业领导者通常只注重经济效益,却没有充分认识到档案工作在企业生产、经营、权益维护和市场开拓等各项活动中的重要作用，在建立规范的档案管理制度和配备必要档案保管条件上做得不够，主要表现在以下方面：

1.企业档案零乱无序,没有做到集中统一管理。

由于企业内部各部门工作职责的差异,在实际工作运作过程中会形成许多颇具特色且又极具保存和利用价值的资料文件,它们共同构成企业生存和发展的信息资源。但因企业内部管理中对档案工作的忽略,企业档案、文件被分散地保管在各个具体经办的职能部门,而各部门之间相对独立,缺乏沟通,阻碍了企业内部档案信息资源的交流和共享,使企业档案信息资源的开发利用率大为降低,极不利于企业的生存与发展。

2.档案收集意识淡薄,信息资源自然流失。

由于企业较少对员工进行档案工作重要性的教育和档案知识的宣传,因此员工对档案收集、归档的认识模糊,不清楚归档的范围、内容和要求,导致一些有价值的材料用后丢弃,造成资源浪费。同时,随着企业劳动用工制度的改革,企业员工流动频繁,而有些关键岗位的员工,个人保管着企业的重要信息资料和技术机密,如发明专利、设计方案、图纸数据、工艺配方、客户信息等,而这些人员一旦跳槽、流动,难免造成技术资料和知识产权的流失,会使企业蒙受无法挽回的损失,甚至还会影响到企业的生存。

三、加强档案收集,提高档案信息资源开发利用率

企业档案管理的好坏,从某种程度上来讲,反映了企业整体的管理水平。因此,企业在建设和发展过程中,要进一步增强档案观念,建立和完善企业档案管理机制。

1.齐全完整地收集各类档案材料是档案信息开发利用的先决条件。大力加强企业档案科学化、规范化管理,将档案资源的有效收集管理与积极开发利用有机结合起来,才能充分体现档案信息资源的内在价值,促进企业档案管理与生产发展的良性互动,为企业创造更好的经济效益和社会效益,推动企业不断创新、健康发展。

档案收集是档案管理中的起始环节,收集工作的好坏直接影响到档案质量的高低,没有足够的文件材料作为档案工作的支撑,开发利用档案信息资源就成了“无米之炊、无源之水”。做好企业档案收集工作,建立起企业内部档案管理体系,不但要有专门从事档案工作的管理人员,还须在企业内部各部门设立兼职档案员,大家各司其职,负责做好本部门相关业务文件的收集工作,并对各部门生产、经营、技术、财务等活动中产生的档案资料,实行全程监控,即时移交归档。同时采取一定的行政和经济手段,对业绩突出的人员给予表彰和物质奖励,激励档案人员认真负责；对随意丢弃或故意藏匿档案材料,甚至将企业的技术、知识产权等材料占为已有的人员,进行严肃批评和处罚,营造一个良好的企业档案工作氛围,有效地保证归档材料的完整性、准确性和系统性。

2.合理开发和利用企业档案信息资源，是促进生产经营及各项管理工作发挥积极作用的根本保证。根据企业档案的综合性强、涉及面广、内容庞杂、联系紧密等基本特点,对企业文件材料的形成、积累、整理和归档等环节进行必要的监督与指导,做好文件材料归档后的分类、整理、保管和编目等工作,并在档案管理中主动分析研究档案内容,进行各种数据的综合汇总和统计,提炼、挖掘出对企业发展有价值的信息,建立企业档案信息数据库。同时,紧紧围绕企业各项业务活动的需要,及时准确地提供各类信息,实现档案资源共享,以优质高效的特色服务,使档案信息资源的内在价值,真正为企业的技术进步、管理创新有效地服务,将档案信息资源转化为现实生产力,促进企业的可持续发展。

四、创新企业档案管理，积极推进档案信息化建设。

企业信息化建设不仅仅是一种管理技术和工作方法,更是一种对企业管理理念的创新,对管理流程的再造,对管理团队的重组，对管理手段的变革。同样,企业信息化建设也是对传统的档案工作理论、技术和方法的全新挑战。企业档案管理如何适应信息化时代文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展趋势,已成为企业档案工作能否运用先进的信息技术手段持续、健康发展的关键。

1.企业档案信息化建设的根本目的,是为了及时有效地为企业生产、经营和管理提供服务。企业要以改革的精神抓好档案信息化建设,以信息化带动档案管理创新,把档案信息化纳入企业信息化建设之中,建立起符合企业自身特色的档案信息化管理体系,建立健全适应信息化要求的电子文档形成、流转、处置和监控制度,加强对档案信息的数据管理和利用,做好档案信息资源开发中对电子文档的安全保护工作,确保电子文档的长期性、真实性和有效性。

2.企业档案信息化建设的根本手段，是促进企业档案信息化建设的技术保障。必须加强对电子文档管理的政策、技术、方法、标准以及体系开发等方面的研究,以适应企业档案信息化的需求。计算机、通讯、网络等现代先进技术带动了办公自动化,企业为提升工作效率都在逐步转向无纸化办公,相关信息通过办公网或局域网传输和发布,这既为部门之间沟通和资源共享创造了有利条件,同时也对电子文档的形成和管理提出了更高的要求。电子文件的生成与传统的纸质文件相比,载体材料和记录方式都发生了变化。传统的纸质文件大多是以书写或印刷的形式将各类文字、图表等记录在物质载体上,其表现和存储形式直观、简单、明了；而电子文件则以磁性介质为载体,需借助计算机才能变成直观的视屏信息或输出打印成纸质载体信息。因此,档案部门应转变观念,引进先进的管理方法,对档案管理中不适应信息化建设的一些方法进行革新,充分运用现代信息技术,提高档案管理质量,促进企业档案信息化建设健康发展。

3.企业档案信息化建设的人才队伍建设，是确保企业档案信息化实现的根本保障。企业档案管理人员要努力学习信息化的有关知识,通过在职培训、出去深造、研讨交流等各种形式的再教育,掌握计算机、数据库、网络以及光盘刻录等技能,提高应用信息网络技术的水平。同时在企业档案信息化实践中,不断探索档案管理方法,创新档案管理模式,提高自身综合素质和档案管理能力,以适应企业档案信息化建设的要求。

[1]周玮.加强档案信息化促进管理规范化.同济大学学报,2006.

[2]姚小娟.档案信息化管理探讨.广东水利水电,2006.