浅谈商品流通企业往来款的内部控制

段玲荟

摘要：随着市场经济的建立和发展，对商品流通企业往来款项单一的事后监督已不能满足企业经营管理的需要，这就要求我们企业的内部控制工作重心向事前、事中、事后全过程监督转移，将购销环节、财务环节和内部审计环节的内部控制紧密相结合，使企业对自身整个经营过程进行全方位的监督和评价，以最大限度地发挥企业资产经营的效益。

关键词：商品流通企业；往来款；内部控制

商品流通企业是指以组织商品购销活动并通过低价格购进、高价格出售的方式实现商品进销差价，以此获得利润、自主经营和自负盈亏的经济实体。

一、商品流通企业的特点

商品流通企业的主要经营活动是组织商品流通，即商品的购进、销售、调拨和储存，将社会产品从生产领域转移到消费领域，通过商品的购销过程来促进工农业生产的发展和满足人民生活的需要，从而实现商品的价值并获取利润。

商品流通企业与工业企业相比，其主要特点是：经营过程主要包括购、销过程，没有生产过程；在经营过程中资金活动的轨迹是“货币——商品——货币”；在经营过程中形成的往来款在企业资产中占有较大比例。

二、商品流通企业中往来款的重要性

往来款项是指企业在生产经营过程中发生的各种应收、应付款项及预收、预付款项，是企业资产、负债的一个组成部分。往来类科目的发生额大多与流动性最好的现金有关，因此经济活动中大量的资金收付过程也多是往来款项增减变动的过程，往来款的增减变化是实际经济活动中资金支付活动在财务账目上的反映。在商品流通企业，由于往来款在企业资产中占有很大比例，作为企业资产主要组成部分的往来款的增减变动，就直接影响到商品流通企业的资金使用、财务状况结构、财务指标反映等诸多方面。对往来款管理不善，就会造成企业资产流失、经营不善、也会给为营私舞弊者造成可乘之机，导致严重损失，可能会影响到企业的生存。因此，从某种意义上说，管好商品流通企业的往来款也就管好了企业的现金流入和流出。也就抓住了流通企业内部管理的关键。

三、商品流通企业往来款的内部控制管理

商品流通企业中往来款在资产中占有较大的比例，往来款的内部控制也就成为企业内部控制项目的重中之重，所以，商品流通企业必须建立一整套能够起到相互牵制、协调配合的往来款内部控制制度，从企业的购销、财务管理和内部审计三个重要环节来把企业内部主要不相容职务，如：授权批准、业务经办、财产保管、会计记录、审核监督等职务分离管理，使商品流通企业往来款项的内部控制得到实施，有效防范企业风险，保证会计信息真实完整，提高企业经济效益。

1.商品流通企业往来款购销环节的内部控制

(1)建立健全购销环节的内部控制制度，是保证企业购销业务正常运行及往来款回收的基础。

要加强企业往来款项的管理就必须建立健全购销环节的内部控制制度。企业必须制定如授权批准、业务经办、业务人员考核等内部控制制度，只有这样，企业才能加强业务员的职责权限和工作程序管理，才能为购销业务的顺利开展、在购销业务中形成的往来款的回收奠定一定的基础。

(2)购销合同签订、合同管理是往来款内部控制的重要环节之一。

业务人员在签定购销合同时，首先要了解客户的资质、银行信用等级，查阅和分析客户近期的会计报表，根据报表分析该客户的偿债能力，了解客户的经营管理水平、资金周转率、现金净流量等，从而为购销合同实施中形成的往来款项的管理提供重要的参考。杜绝对合作人资质情况不作深入调查就盲目签订购销合同的行为，更要杜绝采用较宽松的信用政策，只重视账面的高利润，导致企业死账、呆账增多的问题。要建立经济合同管理规范，实行合同管理。购销合同必须有明确的标的、价格、数量、结算方式、结算时间以及违约责任，并经有关部门及领导批准，使每名业务人员必须对每一项销售业务从签订合同到资金回收全过程负责，这样就可以强化风险意识，明确风险责任，有利于保证往来款的回收。

(3)强化购销部门对往来款的日常管理，是往来款控制的有效措施。

购销部门应根据本企业往来款的特点，按单位、部门列出往来款清单，并进行定期或不定期的催收，不能只等清理清收专项工作展开才清理。在实际工作中分工明确、责任到人是一项行之有效的办法，坚持“谁经办、谁催收、谁负责”的原则，做到人员、岗位、责任三落实，加大对每一笔业务的监管力度，定期对购销工作、经济合同的管理工作进行审核，相关业务部门要实行动态跟踪管理，以减少呆账、坏账的形成。

2.商品流通企业往来款财务环节的内部控制

(1)强化财务部门对往来款的日常管理，是往来款控制的重要保障。

财务部门要设立往来款项的管理岗位，指定专、兼职人员，负责对往来款项逐笔索取有关合同等凭证，建立往来款项档案，以台账的方式进行管理，负责对往来款项的对账、分析、汇报、协调、督促催收等工作。要定期对往来款项的账龄进行跟踪分析，普通客户一年一次，重点客户每季一次进行核对，遇有争议的应督促业务部门尽快查找原因。要将一年来对往来账款的日常控制情况，编制成“往来账款分期明细表”，通过报表来全面提供往来账款增减变化及构成情况，以便及时掌握和清算。财会部门还应当根据设定的往来款控制目标，全面系统持续地收集相关信息，结合实际情况，及时进行风险评估。

(2)加强财务部门对往来款的监控，是往来款控制的重要手段。

财务人员不仅要及时掌握客户的信用資料，根据客户的品质、还债能力、资本实力和客户在市场上的竞争能力，对欠款金额大、拖欠期限长、信用等级较差的客户，实施重点监控，而且要特别关注特殊的往来客户，要定期向主管领导汇报往来款中存在的问题并提供风险分析报告及解决方案。更要加强与业务部门的联系与沟通，向单位主要领导和相关部门提出合理的建议，并配合有关部门采取有力的措施进行清收，将会计的事后核算变为事前掌握、事中控制、事后监管。

3.商品流通企业内部审计环节的内部控制

(1)提高企业内部审计地位，促进企业管理效率的提高。

要加强内部审计的作用，就要提高内部审计的地位，把内部审计的定位应该为“管理＋效益”，应将内部审计作为一个控制系统而不仅是一个检查系统。建立健全内部审计制度，建立合理高效的内部审计组织架构，通过发挥审计在企业内部威慑力与震慑力来提高各部门工作人员防范风险的意识，通过提高内部审计的地位，来进一步增强内部审计的独立性和权威性。通过审计部门监督各部门人员有效履行责任，以促进企业管理效率的提高，确保企业往来款的回收。

(2)加强企业内部审计对往来款项的监督，确保企业经营成果。

内部审计机构作为企业的内部经济监督机构，在审计过程中要严格审核凭证中各种原始单据的真实性、合理性；审查购销业务合同的签订及合同管理制度；审查资金管理制度及一些辅助的资金管理制度，如差旅费报销制度、备用金使用制度等一系列的制度及制度执行情况；对购销合同的真实性和合法性及对方单位的资质、信用等级情况进行核查、对往来款长期挂账的单位的资质及信用等级等情况的进行核查，通过对往来款前后期往来账金额的增减变动情况、企业往来账的二级科目及金额，来进行分析判断企业的内部控制制度的完善与内控制度执行情况，发现企业在往来款项管理方面存在的漏洞，及时提出合理的意见和建议，保证企业经营的效率和效果不断提高。

总之，随着市场经济的建立和发展，对商品流通企业往来款项单一的事后监督已不能满足企业经营管理的需要，这就要求我们企业的内部控制工作重心向事前、事中、事后全过程监督转移，将购销环节、财务环节和内部审计环节的内部控制紧密相结合，使企业对自身整个经营过程进行全方位的监督和评价，以最大限度地发挥企业资产经营的效益。