商品账务系统成管理助推器

□金修成 管传华 谭映红

商品账务系统成管理助推器

□金修成 管传华 谭映红

湖北石油开发的商品账务系统近期全面启动上线，实现了逐日进行商品账账、账实核对，及时进行商品监控的目标，完善了企业信息管理系统，大大提高了该公司的商品及时监控和管理水平，成为该公司加强商品监控的有效工具和全面提升企业管理水平的推进器。

商品账务系统的架构与特点

湖北石油商品账务系统是由现有的ERP系统、零售账表册系统、二次物流系统提供信息源，以BW（商务信息仓库）系统为平台，通过对商品流转全过程的相关信息的归集、比对和分析，实现商品财务账与实物账、实物账与实物按日核对的信息系统。该系统是商品监管的良好工具，能反映账账、账实差异，使管理者及时发现风险点，采取相应的管理手段防范风险。

商品账务系统以BW系统为平台，分时点从ERP系统、二次物流系统中抽取账面库存数，从零售电子台账管理系统中抽取实物库存数，然后进行数据处理、比对及分析（详见下图）。

该公司的ERP系统、零售管理系统、二次物流系统是相对独立开发的，各系统处理业务不同步，相互之间的数据共享存在断点。而BW系统则是综合ERP系统、零售管理系统、二次物流系统三套系统中的数据，进行及时筛选、比对，能够随时掌握物料流转全过程。与目前应用的ERP、零售管理、二次物流等系统相比，商品账务系统有以下特点：

1.涉及范围更广。商品账务系统提供的信息来源于商品进、销、调、存、溢的全过程。系统数据从ERP系统、二次物流系统、零售电子台账管理系统中自动及时抽取，既包括商流信息，也包含物流信息；既涉及所有权商品，也涉及非所有权商品；既针对自有库存商品、外库存商品，还针对在途商品。所有影响账账、账实平衡的因素都要列入账务系统归集数据的范围内。

2.更注重结果分析。商品账务系统主要是从ERP、二次物流和零售管理等系统的数据库中抽取数据，进行归集、分析和比对，反映业务的执行结果，提供不同时间段的业务结果及比对差异，方便管理者及时消除差异。

3.预警指标全面。当主要商品指标（如库存结构、库存总量、已提未售、已售未提、商品盈亏、商品在途等）超出预设安全值区间时，商品账务系统会进行自动预警。

4.查询方式灵活。各市、州公司可查询管辖库位（库、站）的商品账实情况，省公司可查询全省的账实情况。查询的时间段可自由设置，展示的表格字段和行信息能自由筛选。这既有利于分兵把守、各司其职，又能提高监管效率和及时防漏补缺。

5.匹配功能强大。商品账务系统能对企业的组织结构变化、商品种类调整等变动要素自动调整，能在任意时间启用，不需要初始化工作。

商品账务系统四大功能

湖北石油商品账务系统有效弥补了ERP系统不能按日关账以及ERP系统、二次物流系统、零售电子台账管理系统之间贯通共享不足的缺陷，通过整合多套管理系统，将整个企业信息进行汇总，真正实现数据共享，查询快捷。系统功能完整实用，操作简单，能够满足逐日进行账账、账实核对的需要。该系统通过互联网操作，适应性和可操作性较强，具有以下功能：

1.数据归集功能。商品账务系统从SAP系统中导入商品的进销存发生数据、商品账面数和油库商品盘点数等。从零售账表册系统数据导入加油站每日盘点数据、库站配送在途数据。从二次物流系统导入用于核查配送油品在途情况的相关数据。通过手工补录对账所需的其他相关信息，如函证情况、预警用的标准值、对账工作日志等。

2.数据分析功能。对账功能，即可利用系统进行多层次、全方位、任意日期段的数据分析，查找账有实无或实有账无的具体情况。预测警示功能，即通过将每日的库存、销售、损溢等数据与系统预先设定的标准进行核对，简明、直观显示出异常情况。该系统专门为企业领导提供了查询模块——领导驾驶舱，以图表方式列示领导关注的商品相关指标。这不仅能够随时反映出商品的账务与实物状态，而且还反映库存数量、库存结构和商品价格的异常情况。通过研究这些信息，可以对企业的发展历程和未来趋势做出定量分析和预测，为企业领导者的决策提供有力的数据支撑。

3.报表展示功能。生成各类监控报表和分析报表。提供领导驾驶舱满足公司领导对商品关键指标掌控的需求，及时向领导反映商品进销存动态和商品异常情况的处理。

4.安全保密功能。该系统具有设置操作权限、跟踪操作过程和集中存储数据的功能，为监管系统的规范操作及系统安全运行提供保障。

助力提高管理水平

完善ERP、二次物流和零售管理系统功能。中国石化销售企业现有信息管理系统不够完善，存在重控制、轻管理，重过程、轻结果，没有形成管理闭环等问题。如目前从对大区配置资源的结算到采购订单，在ERP系统中无法追踪每笔商品的结算情况，无法查询二次物流的在途情况等。商品账务系统通过对结果的比对、分析，可及时发现异常情况，还可以分析业务的明细情况。

及时监控商品去向。目前企业对商品的对账主要在月末进行，不便于及时发现问题，解决问题，给商品流失提供了足够的时间。运用商品账务系统可以实现商品管理日清、日结、日平。

实现全方位的商品账账、账实核对。虽然ERP可以查询不同分类商品账余额，但无法查询发生额，不便于与外部单位的对账以及单位内部的账账、账实核对。账务系统能对发生过程及发生额查询，要求定期对库外存、代保管、在途等较为特殊形式的商品进行函证和跟踪，强化了库外和非所有权商品的监管，从而能更有效地防范风险。

对商品账账、账实差异进行有效监管。商品账务系统反映出来的差异，是相关部门（单位）关注的重点。该系统管理办法明确了各环节的责任单位和责任人，要求对对账差异及时进行分析、处理。该系统的应用，使逐日对账和分析比对任意时间段的经营情况能够顺利实现，使商品管理更加及时、有效。

促进企业管理水平的提升。商品账务系统要求相关部门通力配合、统一步调。商品账务系统的应用，推动各相关部门对商品管理的业务流程进行全面梳理和优化，适应信息化管理的要求，将管理重心由职能管理转向流程管理，促进商品管理岗位的工作人员及时处理线上业务，最大限度消除时间性差异，以利于商品账务系统监管人员集中精力跟踪可能产生风险的差异。