信息化条件下的备品备件全流程管理探讨

崔发亮，姬生峰，赵有

（日照钢铁有限公司，山东 日照 276806）

一、备品备件全流程管理的必要性

当前无论什么行业，企业都需要有足够的备品备件物资储备来保证企业生产的正常运转，所以备品备件物资的管理对每一个企业的发展都有十分重要的作用。同时备品备件等物资具有种类繁多、整体数量庞大、使用数量不可预测、使用难跟踪以及不少物资需要专门定做等特点，从而加大了其采购、库存管理的难度，给企业的精细化管理提出了严重挑战。

当前不少企业纷纷以企业信息化建设为契机，推动企业备品备件物资管理的信息化，以达到对备品备件进行规范管理、降低库存资金占用、提高企业管理水平的目的。然而在企业信息化建设过程中，由于备品备件等物资具有业务流程长、审批工作流程长、基础数据整理工作量大、特殊业务多、库存管理相对复杂等特点，所以信息化建设如果单纯实现其业务链条上一个或几个零碎的环节，很难达到规范管理、提升效益、降低备品备件库存资金占用的目的，所以如何推进备品备件的规范管理给企业信息化建设提出了更高要求。

二、备品备件全流程管理的做法

鉴于备品备件物资的管理在企业发展中的重要性和复杂性，企业信息化建设只有充分考虑备品备件计划、招投标、采购、供应商协同、库存、付款、成本核算、设备管理等相关层面，及实现对备品备件整个生命流程的管理和跟踪，才能实现备品备件管理的规范化、对备品备件的采购和库存领用实施有效控制、降低备品备件库存资金占用，提高企业精细化管理水平，从而达到实施备品备件信息化建设的初衷，备品备件全流程管理功能的实现主要需要从几个方面开展，见图1。

图1 备品备件全流程管理图

1.备品备件计划的管理：实现备品备件采购计划的提报、采购计划审批工作流程的处理和公司采购计划的管理。同时可以根据企业生产、管理状况按照安全库存、最大最小库存等设置自动产生采购计划，以保证公司生产的安全运行，还可以对采购计划预算额度进行管控，对采购计划进行库存现有量平衡，以加强对计划的管理，减少多余计划的提报，从源头上减少多余物资的采购。

2.备品备件招投标的管理：主要用于在采购计划的基础上进行询价、报价的处理工作，实现招投标信息的公开公正，减少暗箱操作，减少企业损失。

3.备品备件采购的管理：主要用于采购合同的创建、管理、打印，而采购合同要做到可以依据采购计划自动创建，同时库存接收入库时也要可以共享采购合同的数据，以减少采购人员、库存管理人员工作量，提高工作效率。

4.备品备件的供应商协同：由于公司备品备件的采购种类繁多且不少物资为专门定做，所以为了保障公司生产的正常运行，采购人员应该加强和供应商的协同，以便于及时跟踪订单的执行情况，了解到物资的生产、发运、开票情况，同时通过协同供应商也可以及时了解物资发出后的入库和付款情况，便于发现问题时可以及时补货、换货、退货等。

5.备品备件的库存管理：主要用于备品备件物资的出入库的管理，为了加强公司对库存物资的管控，库存数据必须实现在全公司范围的充分共享，同时还必须提供强大的功能来满足备品备件实现批次或件次管理，对备品备件实现多维度的库存分析，对备品备件实现库、区、架、层、列等的货位管理，对库存出入库实行审批和单据打印，对库存进行盘点，对库存领用实行定额管控等需要。

6.备品备件的财务管理：实现备品备件采购、入库时可自动产生应计负债等科目信息，从而实现采购接收、入库与财务衔接，并能满足备品备品发票匹配、付款等，同时由于备品备件具有种类繁多、数据量大等特点，所以备品备件成本核算需能做到对每个物料出入库信息和每个物料科目信息都能正确收集和准确对应，以提高备品备件成本核算的精确性。

7.设备管理、领用跟踪管理：由于备品备件种类繁多，使用单位领用后公司很难跟踪备品备件的具体使用情况，所以应推进设备管理、领用跟踪管理的建设，加强对备品备件的使用跟踪，以保证物资得到有效合理使用，同时依据使用情况自动触发生成采购计划，实现与采购计划管理的衔接，从源头上减少使用单位乱报采购计划等问题。

三、备品备件全流程管理的重点及难点

信息化备品备件全流程管理涉及到备品备件业务流程的各个层面，除此之外还需要如下几个方面进行强有力的支撑。

1.要建立完整的基础数据体系，实现物料编码、供应商等基础信息的规范化、系统化管理。基础数据的好坏直接关系到项目的成败，没有规范、完整的基础数据体系支撑，备品备件全流程管理很难实现，所以备品备件信息化建设推进过程中要对备品备件的名称、规格、型号、计量单位、采购员、订单价格、物料类别以及供应商名称、供应商地址、供应商帐户等信息进行仔细整理和规范，如此才能保证采购计划、采购订单、库存数据的准确性，从而为备品备件全流程实现打下坚实的基础。

2.建立物料、物料类别、财务科目账户等信息间准确的关联、对应关系，以实现业务发生时自动触发准确的财务信息，保证财务成本、财务应付等数据的准确性和数据产生的及时性，推进财务业务一体化的实现。

3.建立完善的报表体系，从多角度、多层面对备品备件业务数据进行分析、统计，满足业务部门或公司领导层绩效、考核等需求，提高工作效率。

4.实现库存设置的灵活性。由于备品备件物资管理存在种类多、整体数量大、存在使用有效期等特点，因此不少企业的货位管理细化到库、区、架、层、列等5层，不少物料要按照批次或件次进行管理和跟踪，同时由于备品备件统计口径复杂（是备件还是材料，是否零库存以及是内建零库存还是外建零库存、是否大中修、是工艺件还是易损件等），更加大了库存业务系统处理的难度，所以必须对库存进行灵活的设置，尽量满足不同的业务需求。

5.实现审批工作流程灵活配置。由于备品备件全流程过程中诸多地方都需要进行审批，如采购计划、采购订单、库存领料出库等，同时每一项业务的审批流程涉及到的审批层次、审批金额等各不相同，所以审批流程的设置一定灵活。

四、成效

信息化备品备件全流程的管理打通了备品备件从计划到订单，从订单到库存，从库存到使用，从使用到计划整个流程，并给企业带来如下成效。

1.建立完善的物料基础信息体系，提高公司对基础数据的管理水平，为公司信息化管理水平的提升打下坚实的基础。

2.实现业务数据的充分共享。备品备件全流程管理上环节的数据充分为下环节所用，从而实现了相关环节数据的共享，缩短了采购部整理采购计划、库存部门根据订单办理入库等环节的时间，提高了工作效率、数据准确性，同时库存数据的共享，加强了公司对库存物资的管理和跟踪，提高了公司的管理水平。

3.推进了财务业务一体化的实现。由于备品备件采购、库存业务自动产生财务信息，财务账户与物料等数据紧密关联，从而提高了财务应付、成本数据的准确性和及时性，并提高了公司备品备件成本核算的精细化和自动化水平。

4.降低采购、库存资金。备品备件全流程管理的实现，使得每一个环节的数据都是上一环节产生或触发，从而避免了采购计划多报、采购部盲目采购、库存不断积压、物资领用后没有跟踪等问题的产生，从而大幅降低公司库存资金占用和采购额度。

5.堵塞管理漏洞。备品备件全流程管理的实现，加强公司对物资领用后跟踪和管理，实现了招投标数据的公开公正，从而堵塞了公司管理漏洞，提升了公司的管理和管控水平。

五、结束语

通过信息化手段，推进备品备件全流程的管理，实现备品备件相关业务的系统化、规范化处理，达到了对备品备件进行全流程跟踪的目的，不仅提高了公司的信息化水平，同时也可有效降低备品备件采购、库存费用，给公司的管理水平带来大幅度的提升，具有很大的现实意义。