信息化条件下的备品备件全流程管理探讨

2022-11-14赵辉

经营者 2022年6期

赵辉

（河北中烟工业有限责任公司，河北石家庄 050051）

一、引言

在烟草工业企业的经营发展中，备品备件种类繁多，其作用价值存在明显差异，所以备品备件管理是企业必须重视的关键工作。结合不断发展的信息技术，可以在一定程度上提高备品备件的管理效率，进而让备品备件达到降本增效的最终效果。因此，有必要对信息化条件下备品备件全流程管理进行分析，以此为烟草工业企业提供广阔的发展空间。

二、备品备件全流程管理综述

（一）备品备件全流程管理分析

在企业经营发展中，需要依靠备品备件保障各项生产活动的正常运行，因此备品备件管理是支撑企业发展不可或缺的一环。对于烟草工业企业而言，备品备件涉及的物资数量多，而且物资种类复杂。由于备品备件具有不可预知的特点，备品备件的采购、库存管理难度极高。若库存数量过多，就容易造成物资积压并提高仓储成本，而库存备件过少则有可能影响到生产线的正常运转。为了让备品备件发挥出真正的价值，就必须加强对备品备件的全流程管理，从备品备件的管理细节入手，在提高管理质量的同时增强仓储经济性。对于烟草工业企业而言，备品备件全流程管理可以借助信息技术提升管理质量。因为信息技术可以凭借强大的数据信息处理能力实现对各个管理环节的规范化管理，以此提高备品备件的周转效率与管理质量。

（二）备品备件管理的重要性

1.信息技术是备品备件基础管理的现实需求

在烟草工业企业经营发展中，传统的备品备件管理流程十分复杂，而且备品备件各项数据参数的统计分析速度较慢，因此很难在大规模的数据中及时获取精确有用的数据信息。为了提高备品备件数据管理效率，必须结合时代发展趋势，强调信息技术在备品备件数据分析中的价值，以此实现对数据信息管、控、用的全方位融合。在信息化的影响下，备品备件管理更加容易完成账务核查，能够在降低数据出错概率的同时，更加高效地完成各项管理任务。而且在对备品备件进行全流程管理时，还可以借助信息技术实现对备品备件的全生命周期实时监管。

2.信息技术是提高备品备件管理水平的关键

在科技不断发展的今天，烟草工业企业的经营发展发生了翻天覆地的变化，备品备件的数据量也因此大幅增长，传统备品备件管理方式、手段已经无法满足如今的企业实际需求，因此实现备品备件信息化管理是烟草企业经营发展的必经之路。企业通过数字化转型，能够判断备品备件全流程管理的实际需求，在降低管理成本的同时实现管理规范化，进而促使烟草工业企业实现备品备件管理的降本增效。

三、备品备件管理问题

（一）备品备件基础管理问题

1.问题分析

烟草工业企业在开展备品备件管理时，管理方法主要来源于卷烟厂生产流程与相关制度体系，因此备品备件并没有专门、统一的管理制度。由于管理制度存在瑕疵，备品备件管理有时会出现基础数据不完善等问题，而且由于信息化不足，不同部门之间的联系也不密切。基础管理问题意味着备品备件难以快速直接地提供设备机型，也难以满足同种备品备件的相关采购需求，因此会在一定程度上影响企业备品备件管理的整体决策。与此同时，省内不同的卷烟厂的管理人员往往在专业能力、工作习惯上存在差异，在面对同品种到货备品备件时，入库、出库信息等各项信息会更加复杂，增加了备品备件管理工作量。

2.解决对策

从问题本身出发，基础管理的核心问题是备品备件管理无法真正发挥出应有的作用。管理制度的缺失使备品备件管理很难保证各项数据参数的准确性。只有结合信息技术完善现有的管理制度，才能借助信息技术的强大运算能力增强备品备件的数据准确性。信息化备品备件管理强调的是利用信息设备在各个管理环节中代替人工，以此提高各个管理环节的管理效率。因此在整合备品备件信息技术时，要注意对各个管理环节的规范化管理，规范备品备件的出入库等环节，大幅降低备品备件的管理难度，并借助信息技术降低人工管理成本。

（二）车间备品备件管理问题

1.问题分析

其他学生陆续举手发言，举例说明，汽车匀速行驶时路程随时间的变化，购买苹果时总价随着数量的变化，都是匀速变化。

在烟草工业企业中，以往最常使用的备品备件成本核算系统为NC财务系统。该系统能够对备品备件计划、入库等各种备件库存数据信息进行信息化管理。但该系统同样存在缺陷，即对车间备件库中的实物管理略有不足，车间一般会结合技术人员的判断去备件库中领取并使用备品备件。但是由于管理并不规范，极个别单据往往并没有获得车间负责人、领料人的签字批准，这也是监督机制不完善的一种表现。除此之外，由于备品备件从领用到实际更换环节间隔的时间较长，且备品备件品种、数量多且复杂，手工记录的流水台账无法直接显示出入库、领用等环节的钩稽关系。当备品备件管理难以实时、高效辨识备品备件信息时，备品备件管理质量便会有所降低。

2.解决对策

为了保障车间备品备件效果，应在原有备品备件管理体系下，强调全流程信息化管理。将车间内各个施工环节完全纳入管理体系中，以大幅提高备件管理质量。在信息化管理的影响下，备品备件相关的各项信息都会在第一时间记录下来并上传至信息系统，相关管理人员都能够在网络平台上确认与签字。而且在信息技术的助力下，还可以监督管理备品备件出入库等环节，以此提高备品备件的管理质量，避免备品备件因为过于杂乱影响到整体的管理效果。

（三）备品备件一库制建设问题

1.问题分析

烟草工业企业推行的是独立核算制度，因此备品备件并未完全实现一库制管理。就目前而言，全省卷烟厂在备品备件的库存调整等各个环节的管理上有待加强。以目前企业的技术能力，很难直接实现缩短供应周期和生产、采购层面的无缝对接。因此在烟草工业企业的长期发展中，要结合当前的备品备件管理需求，完成一库制建设。

2.解决对策

烟草工业企业难以实现备品备件管理的根本在于技术能力稍显稚嫩，为了进一步提高企业管理能力，应在备品备件管理中加强信息化建设，以信息技术为中心来实现备品备件需求、供应环节的有效对接。一库制管理的核心优势便是最大限度地利用备品备件，在不影响供应的同时压缩备品备件管理成本。因此必须打造具有可扩展性的备品备件信息化系统，以此为一库制建设奠定基础。

四、备品备件配套信息化全流程管理制度

备品备件全流程管理涉及的内容非常多，备品备件相关的人员、设备以及各个生产环节均要在全流程管理中实现数据整合。需要注意的是，由于信息化系统离不开专业人员的相关操作与管理，因此必须打造一套能够匹配备品备件全流程信息化管理的管理制度，以此约束各项工作，进而达到提高备品备件管理质量的目的。

（一）人员管理数据信息化

（二）存放保管数据信息化

在信息化管理过程中，要明确企业备品备件存放、保管等环节的制度。然后让信息技术发挥应有的价值，分类管理所有备品备件。备品备件的属性各不相同，如常规消耗类的备品备件可以正常划分，而个别备品备件则需要单独存放在指定位置，并结合存放标准开展信息化管理工作，以此保证备品备件的安全，避免因为管理不当影响到备品备件的正常使用。

五、备品备件信息化全流程管理对策

由于备品备件管理难度较高，信息化建设有待完善，烟草工业企业必须革新现有的信息化系统，通过联合NC用友软件公司开发功能更加齐全的信息管理系统，录入备品备件所有信息，并对备品备件的使用全流程进行闭环控制。在信息系统的作用下，备品备件的使用全过程将变得更加透明、操作管理更具有规范性。在信息化系统的助力下，备品备件全流程管理不仅能够提高抗风险能力，还可以实现备品备件管、控、用的一条龙服务。

（一）备品备件精细化管理

备品备件信息管理系统建设完成后，可以在NC平台上从备品备件数据源头直接为企业的备品备件贴码，并在流转和其他管理环节实现对备品备件的实时动态监控。该系统可以在一定程度上完善现有的备品备件管理模式，让整个管理流程全部处于信息系统的监管中，因此备品备件从库房领用直至实际使用的情况，都会在系统中体现出来，财务、实物管理可以保证管理效果。

在备品备件到货时，需要按照统一编码规则自动生成二维码，该二维码是备品备件全生命周期内的唯一身份证明，备品备件必须带有二维码才能在车间内流转和使用。因为未贴码备品备件无法正常流转，所以可以规避未入库备品备件由个别部门先使用后补领手续的不规范管理问题，大幅增强备品备件使用效果。

（二）备品备件管理流程优化

备品备件信息管理系统可以整合全省烟企备品备件在流转阶段的数据信息，有效管理海量数据可大幅降低业务操作时出现失误的概率，因此备品备件的工作效率将有所提高。由于信息管理系统能够实现备品备件的可视化管理，基础信息完全透明，能够在备品备件流转使用时，实时动态监管使用全过程。不同部门可以相互监督备品备件的使用情况，有效保障备品备件使用的安全性。而且通过深度挖掘备品备件的各项数据，能进一步明确备品备件信息，并实现对备品备件的预测性管理。对于备品备件管理而言，若能利用管理系统打破信息通道的技术壁垒，就可以明显加快业务处理速度，在查询同类机型数据时，统计结果将更加准确。在信息管理系统的助力下，烟企在备品备件全流程管理中能够真正实现事前预测、事中控制、事后管理的一条龙管理，因此备品备件管理将变得更加科学合理。

（三）坚持先进先出管理方针

为了保障信息管理质量，备品备件信息管理要在运行中始终贯彻先进先出的管理原则，以此优化备品备件的出库流程，进一步提高备品备件的财务成本核算质量。先进先出可以让各项数据信息变得更加真实可信，若先进备品备件未出库，则不会使用后进备品备件，即在车间部门领用备品备件时，如果拟出库备品备件未严格遵循先进先出管理原则，则系统不予响应，无法出库，只有拟出库备品备件属于该型号设备最先入库的设备，方能继续开展后续管理工作。这种管理模式可以在一定程度上避免出现前期采购结束未及时领用的情况。若优先领用后期部件，就会导致备品备件利用率降低，备品备件的实物与账面使用信息也将出现脱节问题。而且库存时间过长的备品备件还可能在时间的推移下老化，各项性能也将出现损耗。

（四）提高单机台信息准确度

在备品备件信息管理系统的支持下，系统能够为备品备件管理提供数据精确的单机台消耗量数据，该数据作为全流程管理不可忽视的重要组成部分，其精确性、及时性是开展各项工作任务的关键。因此信息管理系统可以为备品备件管理提供大量数据支撑，在备品备件管理中，还可以综合判断单机台产量、运行时间、消耗量等数据，以此为烟企设备的修理工作提供数据支持。需要注意的是，虽然全流程管理能为烟企各项工作提供管理上的支持，但是同样需要明确重点环节，以此让管理工作的开展更加顺利，避免出现管理不当等问题。