对施工企业设备管理信息化的分析

杨路帆

（中国中铁股份有限公司工业设备部，北京 100039）

施工设备是建筑施工企业重要的生产工具，也是其固定资产组成的主要部分。由于施工的流动性和工程项目的一次性等特点增加了施工企业设备管理的难度，利用信息技术无疑是加强设备管理的有效手段。中国中铁股份有限公司从20世纪90年代初利用dBASE程序进行设备管理，之后又自主开发了设备管理系统软件和目前正在推行的工程项目综合管理系统，使设备管理信息化逐步深入。在这个过程中也存在一些问题，有些甚至直接制约着信息化的发展。下面结合工作中的经验来分析信息化过程中存在的问题，并据此提出相关的意见与建议，以便更好地推进设备管理信息化工作。

一、设备管理系统简介

由于公司推进设备管理信息化时间跨度大，前后变化多，这里选取其中具有代表性的的设备管理系统进行简要介绍：该系统根据企业设备管理的主要内容，由前期管理、工程管理、资产管理、运行管理、安全管理、租赁管理、维修管理、经济管理以及其他一些辅助的管理功能组成。其结构见图1。

该系统的设计思想源于早期企业以dBASE数据库进行的台账管理，在此基础上，扩展为以台卡（账）为核心，以设备履历为线索，对设备进行全寿命管理。系统采用B/S结构，使用JAVA语言开发，采用SQLServer数据库。系统运行后在一些二级企业得到了一定程度的运用，但由于资金等一些条件的限制，使二次开发和全面推广受到制约，进而将该系统的一些管理思想融进企业开发的工程项目管理系统中。

二、制约设备管理信息化发展的因素

在推广设备管理系统过程中，我们发现设备管理，特别是作为国有资产的施工设备管理存在着一些制度上的欠缺，进而影响了设备管理信息化的发展，其中主要有以下因素。

1.财务管理难以客观反映实物资产的价值

设备台账管理是设备管理信息化的基础工作，设备价值无疑是设备台账的一个核心内容。在市场经济条件下，资产的市场价格是其价值最直观的表现。然而由于我国目前尚处于社会主义市场经济初级阶段，二手设备市场发育还不健全，国有资产流通环节仍有一些体制上的障碍，因此无法从市场上直接获得某种技术状况下设备的价格。在实际操作中主要以企业财务中资产的账面价值为依据来确定设备的价值，由此便存在以下问题。

首先，以统一的折旧方法计算的设备价值难以反映具体设备管理的情况。根据企业财务政策，同类设备的账面价值等于设备账面余额减去折旧和减值准备，因此对于同类设备，只要设备采购价格相等，使用年限相同，则其反映在设备台账上的价值就相同。这无疑抹杀了设备管理对设备价值的影响。因此这种以财务账面价值作为设备使用价值的做法则导致了“设备管好与管坏都一样”等现象的出现，进而削弱了人们对企业设备管理意义的认识。

其次，年限平均的折旧方法难以反映工程项目的特点。一般企业根据财政部的规定制定本企业的折旧方法，通常施工企业固定资产的折旧通常采用年限平均法，即将资产成本均衡地分摊到各会计期间，每期资产折耗金额相等。而现在施工企业以招投标承揽工程项目为主要经营方式，设备的使用以项目的需要进行配置，并施行动态优化。所以具体设备在施工过程中不同阶段使用强度并不相同，其磨损也就存在差异。更需要指出的是在一个项目和另一个项目衔接过程中往往会发生一段时间的闲置，有的长达数年。如果仍采用年限平均法进行折旧，则与实际情况存在很大差异。

再次，虽然财务上规定了其他折旧方法，如工作量法、双倍余额法、年限法等，但由于企业原先大部分设备采用的是年限平均法，而折旧方法的改变属于会计政策变更。不仅需要企业有充分、合理的证据表明其变更的合理性，并需要说明变更后，能提供关于企业财务状况、经营成果和现金流等更可靠、更相关的会计信息的理由，而且因为会计和纳税申报采用不同的折旧方法出现的时间性差异调整工作量较大，并有避税风险，因此据了解，目前绝大部分设备仍采用年限平均法，仅在小部分设备中采用了工作量法或双倍余额法等方法。

总之，使用财务管理的账面价值来反映设备资产的价值不仅无法客观反映某一台设备的实际价值，而且严重削弱了设备管理对资产管理的意义，从根本上动摇了设备资产管理信息化的发展。

2.企业内部职责的划分不利于信息化建设

设备管理信息化是企业信息化的一个重要组成部分，其发展必然受企业内部管理机制的影响。通常一个企业设备管理信息工作，从横向上分析，由多个部门来推进：设备管理部门、资产管理部门以及信息化管理部门。设备部门偏重于技术管理，资产管理部门偏重于账务管理，信息化管理部门负责信息化技术。在施工企业项目管理的操作层面，设备管理部门负责维护设备的技术性能，而设备消耗，如油料、配件等又主要由物资部门来管理。

而从纵向关系上分析，一个大型施工企业往往是多级法人的管理模式，如总公司、集团公司、三级公司等。因此企业的设备管理工作通常采用“统一领导，分级管理”的模式，即上一级公司负责制定相对宏观的管理制度和办法，并负责监督执行；下一级公司则进行具体的操作和管理。但由于以下几方面原因导致管理难度加大：①业务种类不同导致设备构成不同。如以土方施工为主的企业设备构成则以通用设备为主，其管理便于统一；若是以桥梁、隧道施工为主的企业，则设备的构成以专用设备或非标设备为主，则往往大型关键设备要单独制订办法进行管理。②地域分布不同导致管理模式的差异。如子分公司处于东部经济较发达地区，则可利用的社会资源较多，则以租赁和服务外包方式管理为主，设备管理偏重于设备租赁费用的结算；处于西部经济欠发达或不发达地区，则以自有设备为主，管理也多依赖企业自己的力量，则更偏重于设备的全寿命管理。③不同企业管理习惯的差异。比如有些单位将专用设备集中在某一子分公司进行管理，而有些单位则将专用设备分散在几个子分公司管理。这样不同类设备管理要求上的差异难以按照一个统一的操作流程进行管理。

3.推进信息化的成本与效益之间的关系不清晰

企业推进信息化，一方面是由于企业资质的外在要求，一方面是企业发展的内在要求。因此在企业中推进信息化工作同企业里的其他工作一样，也涉及一个成本与效益的问题。在推广设备管理信息化过程的实务中，发现有以下几个问题：①推进过程中偏重考虑软件开发，忽视硬件投入。在开发设备管理系统时，最初的预算只考虑了软件开发的费用，由于在后面的调研阶段，根据企业管理实际情况，采用了两级数据集中管理的模式，因此需要各二级公司购置服务器。但由于这属于预算外的开支，致使很多单位无法购置服务器，使整个系统最终也未能完全上线运行。②投入只考虑研发阶段，忽视推广阶段。同样，信息化是一个随着企业内部改革而不断调整的过程，因此尽管有了一个很好的管理信息系统，推广使用和不断地升级很必要。但这部分费用，特别是在推广阶段对人员的培训费用往往被忽视，而这一环节恰恰很重要。往往是因为培训阶段的效果不佳，在系统具体应用中会产生很多问题，有的甚至会给领导或员工造成一种软件不好用的印象，从而对信息化的推进起到了阻碍作用。③缺少对信息化客观的评价。企业推广信息化，一般是为了减轻工作负荷，提高工作效率，获得好的经济效益。但目前还没有一个较客观的指标体系对信息化的效果进行评价，人为的因素较大，缺少了内在的动力。

三、总结

1.充分认识流程再造在设备信息化中的作用

当企业利用信息技术进行设备管理的最初阶段，往往认为信息化就是简单地利用计算机代替手工劳动。但随着过程的深入，受人员素质、硬件水平、日常工作量，以及其他业务的制约，发现信息化不仅仅是将传统管理方式搬到计算机网络中，而是借助现代信息技术，引进现代管理理念，对传统管理模式进行的全面变革，因此企业信息化的过程也是企业流程再造的过程。这二者的关系是相辅相成的，它们之间既相互制约，也相互提高，如果没有流程再造，那么信息化就无法推进，更谈不上提高了；反之，信息化水平提高，可以有力地促进流程的改造，提升流程运行效率，从而降低成本。因此在推进信息化的过程中必须重视企业流程再造。

2.结合企业管理的内控制度和设备管理标准化工作推进流程再造。

在设备管理的流程再造过程中，我们认为有两个方面值得重视：一是通过企业健全内控制度来规范设备管理的流程。内控制度是提高企业经营管理水平和风险防范能力，促进企业可持续发展的一种有效手段。2008年5月由财政部、证监会、审计署、银监会、保监会联合制定发布的《企业内部控制基本规范》。其后，财政部会同国资委等部门发布了《企业内部控制配套指引》。对我国国有企业建立内控制度做了完善的规定。在具体执行过程中，我们重新梳理了企业制度，并对管理流程进行了重新界定，对一些凭经验和习惯的制度进行了描述，使之更具有操作性。这对健全设备管理流程起到了很好作用。二是根据企业管理的标准化推进项目设备管理的标准化。为了应对企业近年来快速的发展和日益增多的安全风险，我们企业提出了全公司工程项目管理向制度化、标准化、规范化方向发展。因此在认真调研和总结各单位经验的基础上，公司制定了项目设备管理标准化指引，即在项目设备管理的各环节，如资源配置、设备进场、基础资料管理、使用、保养、维修、安全、成本核算、监督检查、退场等环节制定标准、明确职责、规范流程，使管理更加明晰。这两项工作的开展为设备管理信息化奠定了基础。

3.制订信息化规则与局部信息化同时开展

无论是企业的流程再造还是信息化的推进都是一个渐进的过程。受企业发展、人员素质提高、信息技术进步等多方面因素的影响。所以从开始就规划出一个完全适用的信息系统是不现实的。因此对待企业信息化的发展不能抱急于求成的态度，也不能抱大而全、小而全的思想。当然，“等、靠、要”更不利于企业的发展和实际的需要。所以在工作中，管理流程相对清晰、技术手段相对完善的部分可以充分采用信息化技术，立竿见影的效果不仅提高了工作效率，也增强了人们对信息化发展的信心。如公司一些二级企业在信息化之初利用加密EXCEL表格和邮件进行设备报表和台账的动态管理，基本满足了工作的需要。与此对应，对于这种局部流程的信息化，企业则应该尽快从宏观层面制定信息化规则，如公共数据编码的标准，数据接口标准以及数据安全规范等，这样为今后顺利向完善的信息系统过渡奠定基础。

4.设备管理信息化应与企业信息化同步进行

需要指出的是，设备管理信息系统是企业管理信息系统的一部分。因此其信息化过程中必须纳入企业整体信息化过程中去。企业的设备管理信息系统就是经过近10多年的独立发展，最终将其成果纳入了工程项目综合管理系统，使其与工程进度管理、物资管理、劳务管理等作为一个项目管理的子系统。因此总结这个过程，也使我们认识到在推进设备管理信息化的过程中，企业应尽早制订统一的规则，以便使各业务模块在开发过程中少走弯路。同时在具体模块的开发过程中，要与企业其他业务做横向沟通，注意模块间的衔接，这既是流程再造的一部分，也是信息化不断发展的要求。

[1]财务会计 [M].经济科学出版社出版，2011，4.

[2]张敏顺.管理信息化与企业流程再造研究 [J].科技与管理，2004，5.