企业备品备件管理存在的问题及优化建议——以某集团公司下属S企业为例

孙圆圆

（铜陵有色金属集团股份有限公司经营贸易分公司，安徽 铜陵 244000）

一、生产型企业备品备件管理概述

备品备件是指生产设备在正常运行的情况下，为保证安全生产、缩短设备修理停歇时间，企业事先通过采购、制造等方式储备必要的物品、部件、材料和配件。备品备件是保证企业设备正常运转、生产线不间断生产的决定性因素。随着市场竞争的日益激烈，越来越多的企业开始意识到了备品备件管理在生产中的重要性。备品备件管理的作用主要表现在：（1）掌握备品备件库存量动态，使生产设备相关备品备件库存量保持在合理的水平，帮助企业对生产设备进行有效的维护，延长设备的使用寿命，保障企业生产的正常运行，降低意外停机导致产品产量、质量下降，提高企业生产效率；（2）优化备品备件库存结构，减少备品备件库存空间占用，降低总库存费用，给企业创造良好的生产环境，降低企业的生产成本；（3）提高备品备件储备的科学性，控制备品备件的资金占用，加速资金周转，提高企业的经济效益。备品备件管理是设备维修资源管理的重要组成部分，高水平的备品备件管理工作可以促进企业管理水平的不断提高。

二、S企业备品备件管理存在的问题分析

（一）S企业简介及备品备件管理现状

S企业一家集自动化、科技化、现代化为一体的大型冶炼企业，属于典型的生产型企业，拥有很多生产设备，其中大部分关键设备均从国外进口。S企业的生产采用四班三运转，每个班连续运转八个小时，而机器则每天二十四小时连续运转，属于连续性生产企业。该企业具有设备多、价值高，以及对设备完好率要求高等资产密集型企业的特点，对设备的运行能力要求高，对备品备件的需求规律性差、偶然性强，所以对备品备件管理的要求更高。该企业对备品备件的重视程度不亚于对生产原材料的重视，每年在设备维护和管理方面要投入超亿元。

S企业的生产线除少数是通用设备和标准设备外，大多数都是专用设备，这些专用设备的备品备件品种规格多，非标准件多，加工精密度高。另外，进口设备的备品备件采购周期比较长，备品备件的消耗无规律性。在成立初期，S企业备品备件管理采取的是宁可多储备不可缺件的宽松的备品备件管理策略，无论备品备件的价格高与低，使用的频次多与少，都要进行储备。在正式投产之后，随着企业生产规模不断地扩大，对备品备件管理的要求也越来越高。

（二）S企业备品备件管理存在的主要问题

S企业主要是采用预防维修的设备管理方式，备品备件的申请和审核都是凭技术人员和管理者的经验判断，很少考虑其需求可预测性和易得性，各类备品备件计划的准确性不高，片面地追求以满足生产需要为第一要素和宁多勿少的管理思路，将一些低值易耗品、材料、工具、润滑油等也作为备品备件来储备。另外，由于未对备品备件的历史消耗情况进行统计和分析，导致部分备品备件长时间未领用，一直保留在备品备件仓库中，不但占用了大量的资金，而且和现有的设备也不配套。综上，S企业的备品备件管理处于被动应付的状态，存在着许多问题，主要体现在以下几个方面：

1.备品备件种类“繁杂多”，管理不规范

S企业的备品备件规格型号多，各种设备零配件虽然类型相同，但标准不一致，导致不能通用；即使同类型、同型号设备，由于生产厂家不一样，部分备品备件只有设备制造原厂才有可替换的配件。截至2020年底，S企业备品备件库存种类大约有15000种，根据2020年的消耗情况统计，全年仅有一次使用记录的备品备件大约有3450种，占全部库存种类的23%；全年有多次使用记录的备品备件大约有6750种，占全部库存种类的45%；而全年没有使用记录的备品备件大约有4950多种，占全部库存种类的32%。由此可见，S企业的备品备件储备种类极不规范。

2.备品备件储备定额不合理，占用大量资金及场地

S企业主要依靠管理者的主观判断来决定备品备件的采购和储备数量，未开展库存储备定额的科学分析，导致备品备件库存居高不下，存放区域越来越多，占用资金也越来越大。目前，S企业的备品备件库存高达1.2亿元，而且呈逐年增加的趋势，每年采购备品备件金额约2800万元，使用消耗的备品备件金额约3000万元。也就是说，绝大多数库存的备品备件几乎没有消耗。备品备件仓库要求面积、布局要合理，能够满足备品备件分类存放的需要，S企业备品备件库存数量达19000多件，原先设置的备品备件仓库已经远远无法满足存放的需要，部分备品备件只能放置在生产现场。目前，除2个备品备件专用仓库外，生产现场还设置了9个备件存放区。因备品备件数量多，区域分布广，仓库管理强度较大，加上没有具体的规划，备品备件的存放直接影响了现场的生产环境。

3.备品备件管理制度落后，缺乏科学性和先进性

由于前期管理不到位、设备更新换代等原因，部分备品备件积压严重，部分备品备件缺货甚至断货的现象同时存在，既造成了浪费，占用了资金，又存在有些设备发生故障却无配件可用，给设备维修带来一定的困难，从而影响了企业的正常生产。S企业的备品备件定期清理措施没有落实到位，有些可以修复使用的备品备件没有及时修复，许多淘汰的废旧备品备件、设备技术改造后不配套的备品备件仍然滞留在库中。据粗略统计，S企业备品备件仓库中不可使用或失效的备品备件有约360种，合计1355件，与可以正常使用的备品备件混合堆放在一起，既没有分类存放，也没有做标识区分，很难辨别好坏，不但增加了库房管理人员的工作难度，还影响维修工作的正常进行。

三、优化S企业备品备件管理的对策

（一）盘点清理现有库存，加快备品备件周转，降低现有库存量

对设备技术改造工作引入备品备件库存风险提示机制，即对设备进行技术改造时，优先考虑现有的备品备件库存，实行边改边消耗，有效分解现有库存。定期对备品备件库存进行盘点和清理，把因设备技术改造、材料老化变质、清洁生产新要求等原因造成的无效备品备件及时进行报废处理。

（二）优化库存结构，提高备品备件储备的科学性

依托信息化手段，从检维修入手，整合设备检修、维修等设备管理方面的各项数据，为备品备件的储备提供科学依据。在满足维修及时性的前提下确定备品备件储备，尽量减少储备品种及储备数量。在同等质量的前提条件下，选择采用标准件或者通用件的供应商，可以减小备品备件品种类别，同时也减轻了设备管理部门及相关职能部门的工作压力，提高备品备件的管理效率。

（三）充分利用ERP系统，提升备品备件管理工作水平

ERP系统既是一种新型的管理思想和模式，又是一套先进的计算机管理系统，ERP备品备件管理系统以资料管理为基础，以计划管理为先锋，从供应链的角度优化管理备品备件，将采购管理、储备管理有效地连接起来，能够高效地实现信息资源共享。充分利用ERP系统的数据采集、信息化功能，实现备品备件的数据化管理，做到备品备件的领用有记录，备品备件的消耗有数据，备品备件的库存有预警。通过采集备品备件库存数据，并对数据进行分析，改进备品备件的计划管理，减少库存，降低库存成本，并且提高工作效率。备品备件按指定的区域堆放，定期对备品备件按台账进行检查核实，对领用备品备件及使用地方跟踪复查。

（四）对备品备件实行动态化管理，建立备件维修制度及激励制度

备品备件的管理实际上是一个动态的过程，对于企业现有设备，要收集设备零配件各项参数，利用设备说明书，寻求备品备件的各自特性、共性和可替代性。对于需经过一定使用期限的设备、设备组件或备品备件，应及时跟踪使用情况，存在质量问题的，要及时与供应商协调，给予退换或维修。另外，要鼓励本企业员工积极、主动维修损坏的备品备件，并对备品备件的“修改替”等方面提出有建设性的意见，并按照贡献大小给予一定的物质及精神奖励。

四、结论

随着企业生产规模的扩大，自动化程度的提高，设备投入必将越来越多，备品备件能否准确、及时供应直接关系到企业生产的稳定运行。备品备件管理是生产型企业管理工作的重点和难点，因此，企业管理者应转变备品备件管理理念，树立备品备件管理的效益观，从细节入手，制定科学合理的管理制度。企业要与时俱进，利用先进的信息化技术和集成技术，提高资产利用率，降低企业运行维护成本，优化企业维修资源，合理安排维修计划，实现企业安全生产，提升企业管理水平，从而为企业带来更多的经济效益，提高企业的市场竞争力。