发挥基层档案服务职能的探讨与实践

卢旭

社会的发展、经济的繁荣、社会信息化程度的不断提高，在为档案服务拓展了全新发展空间的同时，也提出了严峻的挑战。特别是油田公司“整体成长、和谐发展”战略为油田持续稳定发展指明了方向，也为基层档案工作在油田建设中发挥应有作用提供了有利的契机。尤其是档案服务创新方面，我们作了许多有益的实践和探索，取得了良好的效果。要实现创新服务上台阶，还应该从以下几个方面做出探索和努力。

确立服务定位，是做好基层档案服务工作的前提

第一，要树立主动服务意识。档案服务要有所作为，就必须改变那种“守家”“待业”的传统观念，积极参与到油田的各项生产、经营、管理活动中来，从档案资料管理的末端走向前端，拉近档案与中心工作和档案利用者的距离，为档案利用者提供积极、主动、热情的档案服务。

第二，要树立精品服务意识。档案工作的服务意识突出地表现在档案利用工作这个环节上。精品服务意识就是使档案检索及传递的档案信息最有效、最具特色，并为利用者提供标准统一、易操作、高质量、全方位的计算机检索途径逐步取代手工检索为利用网络技术提供档案信息实现信息资源共享创造条件。把档案服务打造成为油田服务领域的精品，以最快捷的检索途径把最优秀、最有价值的档案信息传递给利用者，最大限度地满足档案利用者对档案服务的多元化需求。

第三，要树立全方位服务意识。全方位服务，是档案服务的方向，也是贯彻科学发展观的要求。在服务对象上，要树立为经济建设服务的同时，也要为文化建设服务；为领导服务的同时，也要为广大普通档案利用者服务的意识。在服务空间上，树立不局限于档案馆狭小的空间，走出馆门，进入油田生产建设的各个领域。做到哪里有需要，哪里就有档案服务。在服务时间上，要树立不仅为当前服务，还要超前着手，服务未来的意识。

开展目标管理，是做好基层档案服务工作的基础

第一，创新服务理念。档案是档案部门为油田服务的最主要的物质资源，油田勘探开发需求是档案工作的立足点和归宿，没有充分的对科研服务，就不能体现档案的价值，对档案资源无疑形成巨大的浪费。以前，我们的工作仅限于资料整理，坐等查询等方面。档案人苦坐办公室，油井档案资料藏于深闺，档案工作一潭死水。2004年以来，我们明确了“围绕勘探开发科研工作搞服务”的理念，提出了“创新理念优质服务”的口号，变被动守摊为主动出击，变埋头整理为登门服务，同时，进一步完善了各项规章制度，建立健全了服务责任制，不断强化服务观念，极大地调动了档案工作者的积极性，激发了创造性。

第二，充实服务目标内容。从档案服务角度讲，为了使档案信息开发工作具备雄厚的基础资源，档案部门要紧紧围绕“服务”做文章，首先必须要有丰富而翔实的档案资料，针对我馆存档案入手，不断充实服务内容。一是围绕年度工作目标责任制，突出常规性的档案资料的整理、归档、接收、目标认定等工作；二是围绕油田中心中作，突出重点性，着重抓好重大勘探开发科研项目档案工作；围绕油田增储上产，我们档案部门充分发挥了自身优势、技术优势，最大限度的搞好服务。

第三，制定相应措施，纳入目标管理。档案目标管理工作是基层各项工作必不可少的一个重要组成部分。因此，基层单位必须制定管理目标责任制，强化档案目标管理工作，做到“四纳入”。一要纳入整体工作目标，使之与各项工作同步运行；二要纳入主管领导的工作目标责任制，使他们明确对档案目标管理工作应负有的责任、义务和任务要求，主动自觉地抓好档案达标升级工作；三要纳入档案人员岗位工作目标责任制，促使他们熟练地掌握档案业务，增强抓好档案目标管理工作的责任感、事业心；四要纳入档案业务主管部门工作人员的岗位工作目标责任制，增强对基层单位档案目标管理工作监督指导的力度。

第四，搞好达标进级，强化规范化管理。基层档案工作要适应发展需要，档案工作必须达标，上档次、上水平。要确保档案目标管理工作领导到位、档案工作人员到位、库房到位、管理到位，为达标升级奠定组织领导基础；要确保档案的安全与完整，在收集齐全的基础上，按照标准进行系统整理，科学分类，使档案的基础工作有新的提高；要加强日常管理，建立健全各项档案工作制度，照章行事，加快档案信息化建设步伐，加大计算机在档案管理中的应用力度，熟练掌握现代化管理手段，逐步实现档案管理科学化、规范化、现代化。

拓宽利用渠道，是做基层档案服务工作的关键

一是以拥有齐全完整的档案资料为手段，采取来馆查借阅的方式，提供最基本的服务。来馆查借阅这种方式，要做到查什么能查到，借什么有什么，才能满足档案利用者最基本的要求。要作到这一点，首先就要在档案的收集齐全上下功夫。要保证档案收集齐全准确，就必须规范收集程序、建立制约机制。多年来，研究院档案管理岗位按照确定归档范围——制定归档计划——归档收集——下发催交、整改通知单——总结分析的程序，大力加强档案收集工作，收到了较好的效果。

二是以档案资料编研为手段，采取专题资料系统提供的方式，提供较高层次的服务。结合单位的重点工作，研究档案的利用规律，将部分零散的、庞杂的档案资料进行“深加工”，免除单件借阅的劳苦，更大程度地满足用户的需要。2006年以来，我们本着“突出重点、先易后难、分步实施、资源共享、安全保密”的原则，对会战以来，在科研、生产和管理等各项工作中形成的荣誉实物和声像档案（照片、印章、录像带和各种荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗、领导题词）这些非纸质的特殊载体资料进行统一收集、分类、整理、归档和录入的数字化工作，初步实现了部分特殊载体档案网上查询、浏览、打印和下载，为科研和管理人员提供了及时、丰富、形象、生动的档案信息服务，极大地节省了科研人员查阅利用的时间，提高了利用率。

三是要切实加强档案工作信息化建设。首先进一步更新观念，真正重视信息化建设，解决认识问题；其次，要强化措施，具体推进，解决操作问题。以信息化为手段，采取信息共享的方式，为档案利用者提供更高层次的服务。近几年来，研究院从中油档案管理系统的推广应用到特殊载体数字化，从档案的条目管理到部分档案的计算机全文检索，已初步实现了数字档案馆的雏形，并取得了初步认识：一是初步形成了档案信息化建设的基本思路和实施方案；二是结合档案业务数据特征和信息利用要求，编制了一套数据项填写、进机规范，建立起了档案网上借阅查询系统；三是推广《中油档案管理信息系统V2.0》软件，为油田档案信息化共享创造条件。四是目录建设加快。目录中心总数据量已达到56万条。五是启动了公文及部分科技类档案的全文检索。

加强基础建设，是做好基层档案服务工作的保障

第一，必要的投入是档案服务的保证。档案服务离不开档案库房、档案保护设施、设备等“硬件”方面的投入。没有这些“硬件”保障，档案工作的各个环节都无法正常进行，服务也就无从谈起。近几年来，研究院不断加大档案基础设施建设力度，提高档案管理水平。先后扩建了档案库房，购置了专用的现代化的档案密集架，配制了DVD光盘刻录机、硬盘存储设备、数据采集卡，更新了计算机和打印机、扫描仪等设备。基础设施的完善，保证了档案资料的安全，缩短了查找时间，使管理工作迈上了规范化、标准化轨道。

第二，良好的素质是档案服务的基础。现代科学技术的发展，计算机信息技术的广泛应用，档案资源和服务领域的不断拓展，对档案系统人员素质提出了高层次、多方位、复合型的要求。档案人员不仅要具备扎实的档案学专业基础，还要具有档案各门类所涉及的相关专业知识。因此，提高档案系统人员素质，是做好档案工作的重要保障。提高提高档案系统人员素质，要结合实际，采取以下三种办法：一是进行适当的结构调整，优化档案人员队伍结构，通过调整，让更多的学习档案专业、油田相关主体专业、计算机应用专业的人才进入到档案工作者队伍中来，使档案人员队伍的知识结构、专业结构更为合理。二是大力加强理论研究，开展形式多样的档案工作方式、方法的探讨。组织热爱档案事业，具有扎实专业基础知识和相关学科知识，掌握现代计算机信息技术的档案专业骨干，研究解决档案工作中遇到的新问题、产生的新矛盾。

第三，找准切入点是档案服务的载体。我们紧紧围绕油田中心工作，不断调整档案服务的重心，找准最佳的结合点，从而做出我县档案工作的特色，创新了亮点。

第四，有针对性地开展岗位培训。提高档案工作人员的业务水平，是档案更好服务的基础，因此，要本着业务推进到哪里，培训跟进到哪里的基本思路，不断加强培训工作。通过岗位培训和学历教育，提高了档案工作人员的文化素质和业务素质，保证了档案服务的顺利开展。

油田全面、协调、可持续发展，离不开档案服务。要发挥好档案服务职能，就要抓住机遇，不断迎接新的挑战，树立起全新的档案服务意识，找准服务定位，拓宽档案利用渠道，开展目标管理工作，加强档案基础设施建设，提升档案系统人员的素质，促进档案服务水平的全面提高，努力在建设又好又快和谐油田中发挥档案工作的作用。

（作者单位：新疆吐哈油田研究院）