浅析新时期高校人事档案管理工作

柏 涛

（达州职业技术学院，四川 达州635000）

浅析新时期高校人事档案管理工作

柏 涛

（达州职业技术学院，四川 达州635000）

在人们对人事档案意识越来越淡薄的今天，档案管理人员要通过自身努力转变观念，以更好地推动这项工作的发展。首先要从理清职责，强化责任心，发挥管理人员的主观能动性入手，再辅以规范的规章制度，并且要不断加强业务学习，提升各方面素质。只要踏实有效地做好这些工作，人事档案就一定能恢复它应有的活力。

高校；人事档案；管理工作

在21世纪新形势下，人们开始越来越注重一个人的综合素质，特别是创新能力和实际工作能力，不再像过去那样唯学历是举了。不拘一格用人的事例比比皆是，与时俱进的人才标准让许多“出身寒门”的人有了施展才华的用武之地。这种现象也令一些人和单位对个人人事档案不再重视，认为过去的事情不重要，关键是现在怎么样，视人事档案为可有可无的“鸡肋”。可是，当个人晋级晋职、退休或者公派出国政审时，组织人事部门需要调用个人档案查阅原始依据，如果材料不全就会过不了关，这些都是令人遗憾的。人事档案在新时期下，仍然是一个人学习、工作经历最原始最权威的证明，有无可替代的价值。新时期要管理好高校人事档案，主要应做好以下几方面的工作。

1 明确职责，加强管理人员的责任心是做好这项工作的前提

人事部门对个人档案管理务必落实到人。人多不一定能管好，人少一样能管得有条不紊。谁分管，谁具体管理一定要责任明晰，让相关人员认清自己职责所在。这样不仅能激发管理人员的主观能动性，还能避免因职责不清导致责任重叠，相互推诿，出现责任罅隙现象，也避免了人力资源的浪费。

捋清职责以后，加强档案管理人员的责任心就尤为重要。“世上无难事，只怕有心人”，再困难繁琐的事情，在一个富有事业心和责任心的人面前都不成为难事、烦事。高校教职员工人数众多，个人人事档案很多都在千份以上，其收集、整理、归档、保管、查阅等工作相当繁琐而又不能出现一丝一毫的差错。管理人员以松懈和怠懒的态度是不能做好这项工作的。如何才能培养强烈的责任心呢？首先，我们要认识管理人事档案这项工作的重要性，它不仅仅是“看堆堆，查借阅”那么简单。这些在个人工作、学习经历中形成的材料是一份份珍贵的历史原始凭证，是一座座人力资源宝库，管理人员在力所能及的情况下，要进一步去做好人事档案编研工作，为学院领导的决策提供客观真实的参考依据。其次，管理人员要有一颗公正心和正义感，不因掌握着公共资源而循私情。作为直接接触档案的人，严禁随意抽减一些奖惩材料或者添加一些莫须有的材料，要维护档案的正确性、客观性和完整性，这样对于其他教职工才是公平公正合理的。

2 建章立制，结合学院实际，制定各项规范合理的人事档案制度

凡事预则立，不预则废。人事档案作为密件，除了要妥善保管，做好安全措施以外，还必须建立健全各项规章制度。如人事档案收集制度，归档制度，借、查阅制度，转递制度，等等。完备的制度才能使我们在管理过程中有章可循，遵章办事，才不会碰到事情后茫然无措，不会因人而异地对待服务对象，最大限度地提高工作质量和效率。制度的制定一定要根据人事档案特点，结合本校实际，具有可操作性，否则就是一纸空文。比如在制定查、借阅制度时，为了保守档案中的个人机密，要明确借阅人需履行的办事程序：借阅人在提供其单位介绍信后，需写一份申请，写明查阅、复印或借走何人的什么档案材料，利用目的，何时归还等，再请人事部门负责人和院领导签字，管理人员凭此申请才能提供相应服务。

3 完善自身素质，不断提高和强化服务意识

人事档案管理人员除了要做好日常大量的业务工作以外，还要做好学校相关职能部门和部分教职工的查借阅事务，这个环节的服务性强，琐碎而枯燥，长期接触那些故纸堆对身体也不好。可是，这种服务也是平时收集整理档案的根本目的，只有利用好了档案，才能让它活起来，为教职工解除疑惑或提供帮助，为学校的一些大规模工作提供原始凭据，如学院职工建房时的工龄排序，岗位设置中一些教职工参工、任职时间的查实核对，等等。面对查阅人，管理人员要按章程办事，耐心细致地做好查阅工作。

4 加强业务学习，做好校际间的交流活动

在信息化高度发达的今天，如何利用先进的理念和手段管理好庞杂芜乱的人事档案，是每个档案从业人员要认真思考的问题。我们可以给学院领导建议，多出去进行一些档案培训进修，参加一些高校人事档案工作的业务交流活动。通过交流和沟通，学习好的成功的管理经验，增长见识，开拓思路。

在国家现行的行政制度下，通过我们每个档案人员的共同努力，一定会让被人们渐渐遗忘的人事档案重新焕发青春。

[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].北京：中国档案出版社，2002.

[2]陈潭.中国人事档案制度研究[M].南京：南京大学出版社，2007.

[3]最新人事档案管理工作全书编委会.最新人事档案管理工作全书[M].北京：中国科技文化出版社，2005.

A Brief Analysis on the Management of College Personnel Files in the New Age

BAI Tao
（Dazhou Vocational and Technical College,Dazhou Sichuan 635000,China）

Today people become increasingly indifferent to personnel file.The archivists should make their own efforts to tansform people’s concept,thereby to promote the development of this work.First of all,the tasks and duties must be specified clearly,sense of responsibility is to be intensified,subjective initiative of file clerks must be exerted,and the corresponding rules and regulations stipulated as an aid.In addition,file clerks should reinforce professional study constantly to improve their comprehensive qualities.Only if these tasks are implemented steadfastly and efficiently,personnel piles are sure to regain its duevigor.

college;personnel file;management work

G472

A

1674－5787（2011）03－0099－02

2011-03-17

柏涛（1972—），男，现就职于达州职业技术学院人事处，助理馆员。

责任编辑 李 燕