档案保护工作中的问题与对策

刘 玲

（哈尔滨哈投投资股份有限公司供热公司 黑龙江 哈尔滨 150000）

档案保护工作中的问题与对策

刘 玲

（哈尔滨哈投投资股份有限公司供热公司 黑龙江 哈尔滨 150000）

从档案产生到保管过程中，必然存在着许多不利于其永久保存的问题。档案寿命的长短，往往取决于对这些问题解决的好坏。目前档案保护工作中仍存在许多不利于档案永久保存的突出问题。及早发现这些问题，找出原因，提出对策，是摆在档案工作者面前的重要课题。

一、档案保护中存在的问题

从档案保护工作的现状看，有几个突出的问题直接影响到档案的永久保存。

（一）对档案的制成材料缺乏统一要求。在档案制成材料中，纸张、书写档案文件的墨水或打印文件的油墨，以及用作装订或修补案卷的胶粘剂，是最主要的材料。随着现代科技的迅速发展，档案制成材料的品种日趋繁多，其耐久性差别较大，由于对档案制成材料缺乏严格的统一要求，各制文单位采用的材料品种、质量很不一致，档案形成后的耐久性悬殊较大，从而导致同期档案在同样的保护条件下寿命明显不同的结局。

（二）档案库房建筑不尽科学合理，相应的补救措施跟不上。加强档案保护首先要建设足够使用的档案库房，其次档案库房要符合档案保护的技术要求。从目前看来，许多地方的档案馆利用的是旧有建筑改造的库房，而这些旧库房缺乏完善的保护措施，其中防潮、防霉、控制湿度、通风、消除大气污染、防盗、防火、防虫、防鼠、防尘、防光的能力较差，从而影响了档案的保存寿命。有的地方虽然建有新的档案库房，但因经济条件、环境因素和当时的技术要求等方面的限制，新库房出现了功能低的弊端，如库房地面未做防潮处理或处理不当、库房密闭条件差、屋顶隔热与防水性能低等。个别单位对这些短时间内未造成明显影响的不合理因素未引起高度重视，相应的补救措施没跟上，长期下去必然影响到档案寿命。

（三）库房管理制度不健全、措施不得力是部分档案馆（室）的通病。耐久性强的档案制成材料和高标准的档案库房建筑只能说是具备了档案保护的基础，只有在此基础上加强库内管理才能做好档案保护工作。库内管理不善主要体现在控制有害生物、物理、化学因素的措施及相应的管理制度。由于受经济条件和技术水平的限制，目前控制生物、物理、化学因素多靠人工方法，这就要求库房内管理要严格、制度要健全、责任要明确、措施要得力。但这些必备的措施和制度在很多档案管理部门仍然存在着不同程度的残缺，从而影响到档案的保护质量。

二、出现问题的原因

存在上述问题的原因主要表现在：

（一）对档案制成材料损坏的内在因素没有引起高度重视，工作上重档案保护轻制文要求。档案制成材料损坏的内在原因主要是材料的耐久性。制文过程中只有选用耐久性的材料，才能为延长档案寿命奠定良好的基础。长期以来，档案管理部门在档案保护方面往往把工作重点放在进馆后的保护，而忽视了对制文单位选材的具体要求，甚至错误地认为制文单位的选材不属档案管理的范畴，从而使系统性的档案保护工作出现了不应有的“质量脱节”。

（二）目光短视，缺乏历史责任感。在档案保护工作中，部分单位把工作的重点放在了库内某些微观保护上，仅满足于近期质量没问题，没有把档案保护真正看作是受库内、库外综合因素制约的系统保护工程。对一些当时看不到明显危害的隐形因素没有引起重视，导致在对现有不合因素的补救措施上，掉以轻心，成为影响档案保存寿命的一大后患。

（三）在库房管理上重保管轻保护，在实际工作中，个别单位还存在着得过且过、怎么省事怎么办，缺乏严格的科学态度，主要领导看家意识浓厚、保护的意识淡薄，在管理上对工作人员岗位目标责任水准要求偏低，缺乏相互监督机制。

三、解决问题的对策

（一）按照“高标准，严要求”的原则，尽快由国家制定统一的、新的档案制成材料标准。随着现代科学技术的发展，纸质材料正受到种种新型材料的挑战；各种色素成分的墨水和胶粘剂日益增多。如果制文单位没有统一的档案制成材料标准，档案的耐久性是很难保障的。只有制定统一的标准，才能做好档案保护的基础工作。

（二）按照合理的档案库房标准，采取补救措施，尽快使非科学合理的档案库房合理化。合格的档案库房必须具备防热、防水（防潮）、防光、防尘、防火等条件，而那些不完全具备上述条件的现库房应尽快采取补救措施，完善保管条件。库房是保存档案的重要基础，在使用过程中要定期按照合格库房标准进行检查，及早发现问题并妥善处理，力争使库房的各项性能指标始终处于良好的状态。

（三）制定周密、科学的控制方案和责任明确、分工合理、操作严谨、管理严格的工作制度，将生物、物理、化学等有害因素控制在最低限度。在控制过程中，温湿度的控制、防止光线照射、消毒与杀虫、防有害气体和灰尘等都是复杂而艰辛的工作，因而必须建立一套完善的管理体系。按照档案保护的技术要求，制定详细、切实可行的操作规程；同时建立相应的岗位目标责任制和监督机制、奖惩制度，将任务层层落实到人。主要领导要不定期地组织有关人员督促检查，定期兴办业务培训和职业道德教育，不断提高工作人员的整体素质。上级业务主管部门要把库房管理的水平作为衡量一个单位领导是否称职的重要标准和单位年度工作考核的主要内容，以此来推动档案保护工作再上新台阶。