谈档案数据库建设原则

□李 岩

档案文件的著录数据形成档案的目录数据库，可以实现对实体档案的计算机管理。档案全文数据库来源于传统载体档案文件的数字化扫描和电子文件的归档。档案数据库不但是档案文件存储的方式，也是其检索利用的基础。

一、档案数据库的价值

档案数据库建成之后，可以提高检索效率，提高查全率，保护档案原件。

1、检索时间缩短，接待利用效率提高

以学籍档案为例，在档案数字化之前，只能经过“案卷目录检索一到库房调取档案一复印”的程序，平均用时约15分钟。而档案数字化之后，由于检索速度快，检索结果指向性强，可直接打印检索出的扫描图片，用时仅需几秒钟，检索速度明显加快，接待利用效率大幅提高。

2、档案调卷量明显下降，查全率上升

由于计算机检索可进行模糊查询，这样就避免了利用者由于提供信息不准而导致调卷量大的现象，经过数字化后的档案，计算机可以通过字段匹配，一次检索出分布在多个全宗内的相关信息内容，大大提高了档案的查全率。

3、利用全文数据，档案原件得到最大保护

因为档案实体的调阅、复印都不可避免地对档案本身造成损害，影响了档案寿命。在档案全文数据库建成之后，档案利用无须调阅档案实体，不但能够提高服务效率，而且还有效地保护了档案原件，杜绝了档案原件被损害、涂改等现象的发生，节省了档案利用的监控成本。

二、档案数据库建设原则

档案数据库的建设，不但关系到档案馆资源的检索利用，也关系到数字档案资源的网络化利用和交换共享。因此，在建设过程中应当遵循以下几个原则。

1、标准化

为了保证档案数据长期保存与共享利用的需要，档案数据库的建设应当符合一定的技术与业务标准。这些标准包括数据库操作系统的选择、安全标准、元数据标准等。应保证数据库接口的通用性，将文本、图形、图像、音频、视频采用国际通用的格式进行归档转换。在选择数字文件格式时，应尽可能选择与软硬件平台相对独立的文件格式。

2、科学性

档案馆的档案文件数量巨大，种类繁多。在经费有限的条件下，档案馆在档案数据库建设的立项、进度安排、管理等问题上应做到科学决策。应首先对以往档案的利用情况进行统计分析，了解档案用户的身份和所占比例以及所查阅档案的种类和使用频率等情况，据此来确定将要建设的档案数据库的种类。

3、安全性

档案数据库的建设，需要保证档案信息的安全性。对于不同密级、不同开放程度的档案，应当分别建库，要特别审查数据库项目承包商的资质。还应通过防火墙的设置和防病毒软件的安装增加数据库系统的安全性。

4、服务性

档案数据库的建设，应当本着最大限度地为用户提供服务的原则来建立。对于文艺团体的档案管理而言，由于它收藏有大量文艺工作者的档案，因而更应注重档案数据库建设的服务功能。比如，近年来许多省市致力于建立艺术档案馆，就是因为这些档案的利用率高，可以最大限度地为社会公众提供服务。

三、档案数据库建设的要求

我国档案管理软件的数据管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库的建立、修改、删除，档案数据的输入、储存、修改、删除等内容

数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XM L文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。数据项的设置应符合《档案著录规则》。系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输人方式。具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。

这样，档案馆人员可以通过浏览器，在经过系统用户密码、权限认证后，就可以根据具体情况在本地或者远程对档案数据库中的档案数据进行浏览、增加、修改、删除等数据维护工作。由于数据维护采用标准的浏览器界面，因此界面友好、操作简单，非常便于使用。

可见，数据库建设是档案信息化建设的核心部分,数据库建设的好坏直接关系到档案信息化建设的成败。档案信息化建设要严格遵循统一的标准和规范,其数据库则更要以统一的标准为基础。