网络时代高校档案编研工作之我见

朱焕芝

(河北联合大学办公室 河北唐山 063000)

网络时代高校档案编研工作之我见

朱焕芝

(河北联合大学办公室 河北唐山 063000)

网络时代 高校 档案编研工作 举措

随着我国高等学校“数字化校园”建设的深入推进,高校的网络环境日趋完善,高校档案馆 (室)的数字化建设和档案网站建设也取得了可喜的成绩。过去那种纸制档案“一统天下”的格局已被纸制档案、声像档案、电子档案等多种档案形式并存的格局所取代。作为高校档案工作重要内容之一的档案编研工作,理所当然的要紧跟“档案现代化”的步伐,向多载体、全方位、深层次的档案信息资源开发转变。

1 网络时代编研工作的特点

1.1 网络给档案编研工作带来了新契机 网络改变了传统的档案编研模式,拓展了档案编研的空间。网络环境下的编研工作,依托信息网络先进的存贮、检索、传输技术及网络编辑技术支撑,借助于计算机高效率的信息处理功能,使信息采集更方便,加工更快捷。编研人员在网上就可获取大量编研工作所需的专题,快速地找到自己所需的档案资料。随着各种档案信息网络管理软件的日益完善,档案编研工作将面临更加广阔的发展前景。

1.2 多媒体技术极大地丰富了档案编研的手段 快速发展起来的计算机多媒体技术,为多领域、多方位、多形式灵活地开展档案编研工作提供了可能。首先,借助于计算机提供的各种信息处理技术,可以改变传统的手工加工处理档案信息的方法,大大提高了编研工作效率及编研质量。其次,计算机多媒体技术为开拓档案编研工作新领域提供了可能。计算机多媒体技术运用计算机对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现了同一事物的多种形式表现,克服了过去将文字、声音、图像分别存储、分开保管、分别利用的弊病,极大地拓展了编研工作的领域。

1.3 网络提供的全新传播媒介,使档案编研成果更好地发挥其服务作用 网络技术的快速发展,使档案编研信息与网络传播有机地结合在一起,从而使档案编研信息的传输效果发生质的飞跃。新的编研成果在电脑上编辑完毕,就可即时地网上发行,从而使编研成果出版变得便捷、容易,大大提高了编研成果的时效性,极大地满足了信息时代人们对档案信息准确、快捷、时效的要求。网络信息检索方便,按需阅览,按需印刷,可以满足人们对档案信息要求个性化服务,大大地方便了读者。

2 网络时代高校档案编研工作面临的问题

2.1 高校网络档案编研的数量还处于初步发展阶段,不能满足利用者多角度、多层次的需求 高校的网络编研工作才刚刚起步,很多网络编研仅有目录和图片,没有文字说明。另外,网络编研的优势没能得到充分发挥,高校档案编研工作仍处于“以我为主”的局面,利用者的意愿并未得到充分体现。

2.2 高校网络档案编研成果形式缺乏多样性 目前,高校没有最大程度发挥网络提供的便捷,融文字、图像、音频、视频、动画等多种形式于一体的编研成果很少。在网络环境下,我们应当尽可能通过网络编辑技术将档案的原貌展现在读者的面前。

2.3 高校网络档案编研水平与技术有待进一步提高 从各高校档案网站的编研项目看,仍以“全宗介绍”、“历史沿革”、“大事记”、“文件汇编”等居多,高水平、有创意的编研成果相对较少。档案编研水平的高低,主要取决于编研人员的综合素质。高校目前缺乏既懂档案编研知识又懂网络编辑技术的复合型人员,这直接影响了高校网络编研工作的开展。

3 网络时代推进高校档案编研工作的新举措

3.1 提升编研工作的中心意识、现实意识 高校档案编研工作必须紧紧围绕服务学校发展、服务教育教学这一中心展开。首先应围绕学校中心工作开展编研,使档案编研工作充满生机和活力;还应以教学、科研等重大活动为主,找准结合点,开发与学校发展密切相关的编研课题,以满足高校教学、科研工作的需求为目的,抓住学校的重大活动、热点问题,面向教学、科研、管理工作,选择材料进行编研,最大限度地发挥编研成果的信息作用,为学校发展和领导决策提供积极主动的富有成效的服务,充分体现高校档案编研工作的特色,实现高校档案工作的自身价值。

3.2 强化编研工作的前瞻意识 伴随着现代科技与高校教育事业的发展,人们对高校档案的利用需求,出现与以往不同的新变化。高校档案编研工作必须不断深化和拓展,以创新思维,指导档案编研工作实践,增强工作的主动性、预见性、创新性,培养超前意识,从事物发展变化的动态中分析预测高校和社会发展的需要,选择办学规划、学科设置、教学改革等课题,及时、主动开展编研,为领导决策提供借鉴和参考,使高校档案信息开发利用工作向高层次服务转化。

3.3 掌握和利用新技术,开展数字化、网络化编研 随着数字化时代的到来,档案编研工作已出现多种新的形式。档案部门应探索编研工作新领域,在档案编研数字化、网络化方面,渗透创新思想,积极探索和尝试多种编研形式,以适应不同服务对象的不同需求。一方面扩大编研工作选题、选材范围,编写基础性、有实用价值的档案资料汇编、简介等以文字为主要载体的成果;另一方面还要考虑新型档案的编研,如声像档案、电子档案,并运用现代多媒体技术展示档案原貌,形成集文字、声音、影像、图片、音乐等多种形式于一体的编研成果,充分发挥利用价值。

3.4 利用现代传媒,拓宽编研领域,全方位地开发档案信息资源 现代传媒和通讯技术的迅猛发展,为提高档案编研质量,加快编研速度,拓宽编研领域,提供了更为广阔的空间。传统的档案编研工作必须改变以往封闭式管理格局,走进充满活力的网络世界。一要加强档案资源建设。加强档案信息资源数据库建设是加快档案基础资源发展步伐的关键所在,也是促进档案馆馆藏数字化的重要步骤;数据库必须按照不同的要求组织好各类档案信息,使之形成有序的信息群,最大限度地向用户提供其所需要的信息。二是突出本馆馆藏特色。丰富的馆藏是编研工作存在和发展的基础,要搞好编研工作,必须优化馆藏结构,加强档案资料的收集,保证归档材料的齐全完整。开展网上档案服务,必须提高服务质量,把注意力更多地放在利用充实详尽的档案信息资源开展有特色的利用服务上。三要加速网络编研人才的培养。所谓编研人才是指具有档案和计算机两方面的知识与技能的编研工作人员。他们应对网页制作、网站维护比较精通,还要有一定的编辑和审美能力。这是网站建设向编研人员提出的新的更高的要求。

总之,在网络环境下高校档案编研工作必将在学校的教学、科研、管理工作中发挥更大的作用,高校档案编研人员要准确把握网络带来的机遇,及时调整观念,使档案编研工作在网络时代得到更大的发展。

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1008-6633(2011)03-421-02

(2010-12-03 收稿)(王一伊 编辑)