试论ERP系统中管理会计的应用基础——以ERP系统环境下的预算控制为例

张晓蓉

一、ERP与管理会计

ERP企业资源计划系统始于20世纪90年代初期，美国的一家IT分析公司根据当时计算机信息处理技术的发展和企业对供应链管理的需要，对制造业管理信息系统的发展趋势和变革做出预测，提出了企业资源计划ERP的概念。

ERP和管理会计之间的渊源可以看作是一种扬弃的关系，具体地讲，就是ERP既汲取了管理会计的一些有益的概念，又超越了管理会计学的概念。管理会计学作为一种先进的管理手段，它的一些分析概念在ERP系统中能够得到充分的体现。从过程控制来说，ERP的控制概念比管理会计广泛而深刻的多，它以一种系统集合的原理来达到全过程和全方位的控制；从成本生产角度来看，ERP系统运用了管理会计的相关概念，提供了企业分析产品增值过程的功能；此外，ERP还增加了决策支持功能，与管理会计一贯所重视的预测和决策思想一致。

二、管理会计在ERP系统中的应用研究之预算控制

ERP系统具有的集成性与实时性这两大特性，使得在管理会计模块与ERP其他模块紧密集成的情况下，可以及时地提供各阶层管理者所需要的管理会计信息，这些信息包括产品成本信息、计划与控制信息、决策信息三大类。本文主要针对ERP所提供的计划与控制信息，重点分析ERP系统环境下的预算控制。ERP系统对企业各项经济活动所产生的信息进行事中记录与管理，为预算控制的开展提供了信息平台。

1.ERP系统环境下的预算控制基石

实现ERP系统环境下的预算控制，其基石主要包括以下方面：

（1）共享基础数据

基础数据是ERP系统使用的一系列静态数据，在一定期间具有相对稳定性；预算管理同样需要使用这些基础数据，如部门信息、客商信息、产品结构等。

（2）构建多维预算体系

ERP系统是以数据库的形式对企业各类数据进行管理，基于ERP系统的预算控制要求预算体系必须适应数据库管理的方式，而预算体系由以预算指标为核心的多维元素构成。预算体系以预算指标为核心延伸而来的维度主要包括：期间、计量方式（数量、应收应付制金额、现收现付制现金流量）、责任中心以及其他辅助维度（如：产品、地区、客商等）。

2.ERP系统环境下的预算控制特征

共享基础数据及构建多维预算体系为预算控制打造了基石，为预算控制由手工环境下的海市蜃楼转变为现实世界提供了契机，同时，ERP系统深化了预算控制的作用，丰富了预算控制的特征。

（1）预算控制由静态走向动态

ERP系统将实时记录经济活动所产生的信息，预算执行数据的获取从事后获取静态会计信息转变为获取反映经济活动过程的动态信息，并实时对比分析、报告偏差，预算控制行为由事后走向事中，从静态走向动态。

（2）强化现金流量控

ERP系统不仅记录了基于权责发生制的会计信息，而且记录了经济活动所产生的现金流量信息。基于ERP系统的预算控制将控制范围从基于权责发生制的费用、成本扩展到基于现收现付制的现金流量。

3.ERP系统环境下的预算控制系统

ERP系统集先进的信息技术与管理思想于一身，它在企业的实施和应用过程中不仅仅是信息化改造过程，更重要的是企业管理思想及流程再造的过程。同样，ERP的预算系统也不是仅仅停留在预算信息的记录归档等传统任务，更多的是现代预算管理思想和理念的再现。预算管理作为实现企业管理科学化的手段，适应企业内部管理上预测、决策、控制、考核的需要，在企业管理中的地位也越来越重要。

（1）ERP系统下的预算控制模型

预算经过编制（调整）、提交、审批等环节，最终形成可执行预算。经确认的预算，将根据控制模型所设定的控制对象、控制算法、控制方法及集成方式对ERP系统中的业务流程予以动态控制。最终，根据预算控制情况，形成预算控制报告，传递给相关信息使用者。

在ERP预算控制模型中需要明确两点：

①控制对象。在ERP系统中，业务流程中每类信息都以不同的单据作为唯一入口，同一单据必须经过多个环节，如单据的录入、保存、审核等。预算控制对象是指针对哪些单据的哪些环节实施控制。不同的预算指标，对应预算控制对象存在差异；同一预算指标，可能对应多个不同预算控制对象。ERP系统管理的信息多样化，预算控制集中于现金流出与费用发生的控制，因此，预算控制对象一般出现在以下业务流程中：内部借款与报销、采购与付款、库存产品领用出库、对外投资等。不同的ERP系统在处理这些业务时，所使用的单据存在差异性，因此，具体哪些单据可能作为预算控制的对象，需要根据具体情况而定。

②控制方法。不同的预算指标具有不同的业务特征，对应管理需求存在差异，在执行过程中可以控制力度不尽相同，因此，在预算控制模型中同时需要确定控制方法。控制方法一般具有松散型控制、严格型控制和禁止型控制三类。松散型控制：对于控制力度要求较弱的预算指标，超预算时系统予以提示，但业务流程可以继续进行。严格型控制：对于控制力度要求较强的预算指标，超预算时需要由专人进行审批同时，不同的审批人所能审批超预算金额可能不同，如部门经理可以超预算1000元以下的业务进行审批，超过此额度必须由公司总经理审批。禁止型控制：对于控制力度要求非常强的预算指标，不允许超过预算，一旦超过预算，在ERP系统中业务流程无法继续。

（2）预算控制与ERP系统集成方式

在预算控制的数据传递流程中，如何将各子系统的执行数据传递给预算管理子系统是本问题的关键。本文认为存在两种实现方式：指标携带式与指标对应式。

①指标携带式。在ERP系统中，用单据记录与某一具体经济活动相关的信息，单据中的部分信息与预算控制相关，但缺乏最为关键的一项信息：预算指标。因此，在集成预算管理的ERP系统中，与预算控制相关的单据必须增加新的数据项：预算指标。

②指标对应式。指标对应式是将预算指标与业务单据中的某些数据项设置对应关系。某笔业务发生时，系统将单据上的业务信息根据对应关系转化为预算控制所需要的预算指标，并传送给预算管理子系统。如对费用进行预算控制时，可以设置费用项目与预算指标之间的多对一关系（多个费用项目可以对应一个预算指标）；在每次费用报销时，系统将费用项目自动转化为预算指标，并将预算指标、金额、部门等信息传送给预算管理子系统。

（3）ERP系统下的预算控制报告

预算控制是日常运作过程中对具体每笔经济活动的控制，预算控制报告则为管理者了解一段期间预算执行情况提供了综合信息。基于ERP系统的预算控制可以实时提供控制报告，以电子报告、纸制报告等方式传送给相关信息使用者。预算控制报告包含以下关键信息：任部门、预算期间、预算指标、原预算（经过审批的预算，包括预算调整过程中经审批确认的预算）、己执行预算、可用预算（原预算扣减己执行预算）等。预算控制报告可以采用表格、图形等方式进行展现，并允许对预算执行情况提供文字说明。基于ERP系统的预算控制为发挥预算管理的控制职能提供了信息平台，使得这种理论上传播已久的控制方法具有现实可操作性。

4.ERP系统对预算控制的影响

在ERP系统环境下，实施全面预算管理是企业发展的一个发展方向。利用ERP系统，可以将过去繁琐的会计数据加工、分析及人工无法做到的基础性管理工作和“人盯人”的监控方式，借助计算机管理软件应用予以取代，从技术上解决信息不及时、不对称和监督乏力、滞后的问题。因此，实施ERP系统，将大大减少预算执行工作量，为进一步细化预算、强化控制提供现代化的手段。预算控制系统与ERP在实践中的有效整合是企业管理信息化的一个切实可行的切入点，ERP系统下实施预算控制具有以下方面的优势：

（1）ERP系统为企业总体预算目标实现提供了保障

ERP系统作为一种高度集成的信息系统，从流程上改进了管理，把多个工作现场作为一个单独实体进行管理。从一定程度解决了各个部门信息不对称的问题，减轻了部门与企业总体的利益冲突，保证了企业总体（预算）目标的实现。

（2）ERP系统能够提高企业全面预算管理的应变能力

ERP系统是一个基于网络的信息集成系统，可以使企业在生产经营活动中实现数据共享，使企业各级管理人员可以及时得到所需信息，从而有效地分析企业的价值链和市场需求，提高企业的应变能力和竞争能力。

（3）ERP系统能够提高预算编制准确性与差异分析的可靠性

ERP的各个子系统运行成功后，给企业的预算管理提供了统一集成的数据，可以充分利用企业各个方面的数据信息资源。通过ERP系统提供的查询功能，可以及时得到管理工作所需要的信息。

（4）ERP系统有利于促进企业全面预算管理创新

在ERP系统下，供应链管理要求将供应商、制造商、分销商、零售商和最终用户有机地集成起来，使之成为相互关联的战略联盟，这是实现供应链管理的前提，但是传统预算管理系统很难满足要求。但ERP系统可以很好地满足全面预算管理系统新特点的要求，体现了全面控制的原则，有助于“顾客目标”的实现，适应了现代企业管理理念与方法变革的新要求。