网络环境下高校照片档案数字化管理初探

朱春巧

（惠州学院综合档案室，广东惠州516007）

网络环境下高校照片档案数字化管理初探

朱春巧

（惠州学院综合档案室，广东惠州516007）

照片档案是档案中的一个重要组成部分，在网络环境下，高校照片档案的管理现状已不能更好地服务于高校的教学、科研、管理等工作。针对数字化管理的优越性，应积极采取相应的对策尽快对照片档案进行数字化管理，以保证高校档案工作均衡发展。

照片档案；数字化；管理

随着网络时代现代技术的广泛应用，高校档案工作也得到了长足的发展，其文字档案正在向着数字化、信息化方向快速发展，但是不少高校的照片档案却仍然没有走出被忽视、甚至被遗忘的困境。与文字档案相比较，集真实性、直观性、形象性、生动性、时代性于一体的照片档案，较之文字档案以更为感性的方式发挥着记忆历史、再现历史、传承文明、传播文化的功能[1]。因此，高校照片档案记录和反映高校教学、科研、管理等工作及各项活动，有着文字档案不可替代的作用。在网络环境下，作为高校档案工作弱项的高校照片档案工作亟待加强，以保证高校档案工作均衡发展，更好地服务于高校的教学、科研、管理等工作。笔者分析了高校照片档案管理的现状，指出了网络环境下照片数字化管理的优越性，结合这几年整理照片档案的实践体会，提出了数字化管理的对策，旨在抛砖引玉，共同探讨，促进高校照片档案工作的建设和发展。

一、高校传统照片档案管理现状

长期以来，高校档案工作处于被忽视的地位，高校档案管理体制不健全，档案意识不强，档案管理经费投入少。所以，高校档案管理人员的精力和管理经费都放在文字档案的数字化建设上，对照片档案无暇顾及，致使照片档案管理混乱，传统的纸质照片还没有形成规范的管理模式，随着数码摄影技术的发展，又产生了大量数码照片，不但没有做到及时归档，开发利用也不够，数字化建设、构建高校照片档案数据库更是无从谈起。具体情况如下。

1.档案意识薄弱。由于照片档案意识不强，不少反映党政重大事件、教学、科研、实践等活动的照片档案没有及时收集整理，散落在活动组织部门或是遗留在摄影者手中，因不具备保管条件与保管意识，造成照片档案被损坏或被遗失，成为不可挽回的档案损失。

2.收集整理滞后。由于照片收集整理不及时、不规范，不少年代久远的照片既没有底片，也没有文字说明；照片的内容、时间、地点、人物、拍摄者等已无法回忆和认知，不但整理起来非常棘手，其保存利用价值也被人为降低。

3.管理制度不健全。由于档案管理制度不健全，制度落实不到位，照片档案存在各职能部门分散保管和个人保存现象，具有较强时效性和特殊归档要求的照片档案无法收集归档，统一管理难以实现。

4.保管条件不达标。由于经费投入不足，高校档案库房建设简陋，防潮、防高温、防尘、防光、防磁化等保护功能低，因而达不到照片档案所要求的较苛刻的保管条件。造成照片档案的褪变失真，严重危及其使用寿命，或造成光盘退化，数码照片被毁坏。

5.服务利用困难。由于高校照片档案管理不到位，整理不规范，造成其服务利用的困难。或是查找不到，遗失了；或是保管不好，霉变了，毁坏了；或是无文字说明，内容不详，无法利用。此外，已存档的照片借出使用后，一旦收不回来就无法弥补。高校照片档案因自身建设状况所限，在服务学校中心工作、服务社会文化建设和文明建设方面都有待加强和完善。

二、高校照片档案数字化管理的优越性

高校档案部门经过多年的发展和努力，已经积累了大量反映学校历史发展与变迁、具有收藏和保管价值的照片档案。作为一种记录历史的载体形式，它生动、详实、形象地记录了学校的发展历程。随着时间的推移，这些照片档案的重要性和保存价值也日益凸显出来。而目前高校在照片档案的保管与检索利用等方面存在着许多不足之处，影响了照片档案的质量，限制了其价值的充分发挥。

数码照片是指用数码相机、扫描仪等设备获得的，以数字形式存储于计算机中，依赖计算机系统阅读、处理，并可在网络上传送的静态图像文件，它主要有如下几个特点。

1.可选择性编辑。摄影人员可在第一时间对所拍摄的数码照片进行比对、挑选，将不满意的照片随时删除并重拍，并可借助于计算机进行后期的图片编辑、调整。收集归档人员也可根据立卷归档的要求进行删减和编辑，以达到最佳的保存效果为止。

2.便于存档和检索利用。数码照片拍摄完成后，在计算机上经过一系列的整理、加工、编辑和合成，并加以文字说明和信息著录后，就可以把作为存档材料存在计算机上，并可刻录成光盘进行保存。工作人员还可利用高校的校园网络，将存储于计算机中的数码照片快速传输给同一局域网中的多台计算机，一旦有使用需要，检索查阅起来十分方便，大大的节省了利用者的时间，从而扩展了数码照片的使用者范围与应用面。

3.不褪色不变形。数码照片只要存放到了计算机磁盘或光盘上，就可以长期被保存，不褪色、不变形。

三、高校照片档案数字化管理的对策

照片档案更为直观记忆历史、再现历史的功能，使高校照片档案在高校教学、科研和管理等工作中的重要作用不容忽视。因此，在网络环境下的高校档案工作者更要科学地认识和对待高校照片档案管理中存在的问题，积极采取相应的对策，规范照片档案的管理，并及时做好照片档案的归档工作，而后再进行数字化处理，构建高校照片档案数据库，以应对照片档案信息资源共享。

（一）加大宣传力度，提高档案管理意识

高校档案工作者本身应重视照片档案工作，努力做好照片档案的收集、整理、归档及开发利用，以保证高校档案工作的均衡发展。但是，要做好高校档案工作，仅档案管理部门之力难以推动。因此，档案工作者要加强宣传力度，扩大档案工作在学校的影响，增强学校师生的档案意识，特别要提高学校领导的档案意识，争取领导的重视，营造良好的档案工作氛围。并利用照片档案直观性、形象性、生动性的特点，举办校史展览、校园文化展示等活动，大力宣传照片档案的价值和重要性，把照片档案这一概念植入高校师生的意识中，争取学校各职能部门、广大师生的支持，因为现在大部分高校的各项活动都由学生参与拍摄，很多照片都是由学生新闻摄影社提供的，所以我们应该每学年最少给新闻摄影社的学生们开一次讲座，讲解怎样获取重要的相片和怎样进行归档保存，这样档案部门才能收集到有历史价值的照片。

（二）健全管理体制，构建收集管理网络体系

高校要规范照片档案的管理，改变混乱状态，就要根据国家的《档案法》、《照片档案管理规范》等档案法规，结合学校实际，制定照片档案管理制度或办法，明确管理体制与管理原则，明确照片档案归档要求，明确照片档案归档范围，明确照片档案兼职管理人员职责，构建照片档案的收集管理网络体系，保证高校照片档案的收集及时、齐全、完整、系统，从而做好照片档案的保管利用工作，有效地为学校的各项工作提供服务。在网络环境下，高校档案工作者更是要制订数码照片档案管理规范，做好数码照片的收集、整理、归档和保管工作。

（三）增加人员配备，提高档案管理人员素质

高校档案管理工作跟不上时代的步伐是普遍现象，这是由于领导重视程度不够，导致人员配备不到位，档案管理专职工作人员不够，很多高校都只能通过聘请学生勤工俭学或聘请临时工来帮忙完成日常的档案管理工作；在编的档案管理工作人员也很少是档案专业出身，使得档案管理人员的基本素质得不到保证，特别是现在处于网络环境下，对管理人员的素质要求更高，不仅要有档案专业的知识，还要求有计算机编辑、管理、维护的知识；所以不仅要增加人员配备，还要对现有的档案管理人员定期进行各项业务培训，让他们掌握应有的现代化管理技术知识，提高他们的各项业务素质，只要有了相应的计算机管理水平才能对数码照片进行后期的再编辑处理等工作，这是建立照片档案数据库，进行数字化管理的前提。

（四）建立照片档案数据库，进行数字化管理

照片档案通过图像扫描技术换成数字文件后，如果不对这些数字化的信息资源及时进行结构化的组织，而是随意地存储在计算机的硬盘上，那么采集到的数字化档案信息就像一盘散沙，杂乱无章，没有头绪。为此，必须建立照片档案数据库，将数字化的档案信息有序存入数据库房。以便于信息的管理、传输和开发利用。数据库的建立是照片档案数字化管理的关键，数字化照片档案管理立卷归档主要办法有以下几点：

1.建立照片档案数据库。照片档案数据库一般按照类别管理较为科学，以我院为例，照片档案数据库包括：校重大活动类、校领导活动类、视察参观类、校园建设类、教学科研类、学生活动类、治安保卫类、统战校友类、工会活动类、体育运动类、艺术类、奖励类、人物类等十三大类。首先要对已分类立卷的纸质照片档案进行扫描或重拍，其次是对近几年的数码照片进行收集、整理立卷，然后将照片所包含的内容信息录入电脑，如反映照片的事由、时间、地点、人物、摄影者等详细要素，这对档案自动检索系统和档案信息网络化起着决定作用。为了便于检索利用，还应建立目录数据库，将照片的题名、档号、类别、摄影者、时间等要素录入档案管理系统，只要利用者登录档案管理系统就可根据照片的某一信息内容查询到所需要的照片，然后再在电脑上找到存储的照片进行编辑利用。

2.妥善保存好照片档案数据库。为了长久保存和数据安全，除了用相册保存一套外，同时为了防止电脑病毒的感染，应该将已完成的数据刻录成光盘，以光盘形式存储[2]；也可以选择移动硬盘再多存一套来进行多重保护。刻录好的光盘要妥善保管，装进盘盒(或盘包)，写上说明。有条件的学校可以购买防磁柜把光盘存放其中，否则要尽量使库存房的温度保持在20摄氏度左右，并定期做好光盘的维护工作。只有将所录入的照片档案数据妥善保管好了，照片档案数字化管理才能畅通无阻地进行下去。

（五）增加经费投入，改善保管环境

由于照片档案载体的特殊性，照片档案的保管条件要求高，当前高校档案库房、档案柜等硬件建设根本达不到照片档案的保管要求。因此，档案工作者要结合实际，创造条件，做好当前照片档案的保管。如采用良好的档案装具，控制好库房的温湿度，尽力做好防光、防磁、防水、防潮、防火、防有害气体等措施，改善照片档案保管环境，并及时对照片档案进行杀菌处理，以延长照片档案保管寿命。另外，档案工作者要向领导争取增加经费投入，加强硬件建设，按照片档案保管要求设置专室或配备专柜，以便照片档案的长期保管。

（六）强化服务意识，积极开发利用

高校照片档案的价值体现在为学校中心工作服务，为社会文化建设和文明建设服务。高校档案工作者，要强化服务意识，开展主动服务。高校照片档案在经过数字化处理后，利用者就可以通过计算机网络按照数码照片归档的程序检索到所要的相关内容，既能使利用者得到与原件具有相同质量的数码照片信息，又不破坏原件，这有利于实现数码照片档案的信息交流、资源共享，提高数码照片档案的使用效率，促进数码照片档案信息的进一步开发利用，为高校实现档案管理的规范化、现代化打下基础[3]；在本校教学、科研、管理及学校发展的服务过程中才更能体现出它的价值。2008年我校为庆祝学校兴办高等教育30周年，编辑制作了纪念宣传画册和图片展览展示，我们档案室为这次图片展的顺利进行提供了大量详实的各个历史时期珍贵的照片，做出了重大的贡献。2010年我校又开始筹建校史馆，我们档案室的工作人员都积极主动参与各项筹备活动，校史馆要利用到的大量历史图片也是要出自我们档案室，我们作为档案管理人员，能为学校的大型活动出点力，应该感到光荣和骄傲，也说明我们几十年的档案工作没有白做，从中能体会出我们档案工作的价值。

四、小结

总之，高校档案工作是学校各项活动和工作成效的客观见证，它能为学校当前和今后的各项工作提供依据和借鉴，是学校工作中不可缺少的重要工具和手段。特别是高校照片档案建设和管理，是学校档案工作的重要内容之一，在学校各项事业的发展中起承前启后的作用。因此，我们在档案工作实践中应不断积累经验并完善照片档案建设与管理，为高校教育事业的发展做出应有的贡献。随着时代的发展，高校档案部门应以“档案信息化”、“利用网络化”为导向，构筑高校档案信息网络平台，坚持面向师生员工、面向社会、面向未来提供全方位、多层次的照片档案信息资源共享与服务。只有这样，才能使网络环境下高校照片档案进行数字化管理，使这项充满生机与活力的事业更好地为广大师生员工服务，为学校的发展开发好利用好宝贵的信息资源[4]。

[1]张彤.浅谈照片档案的历史记忆与再现功能[J].档案学通讯，2003（5）：93-94.

[2]胡硕平.高校照片档案的数字化管理[J].艺海,2007 (4)：135-136.

[3]吴定宣，周华青.高校照片档案的规范化管理[J].兰台世界，2009（6）：18-19.

[4]李素华，濮永革.高校照片档案管理数字化刍议[J].浙江档案，2003(3)：19-19.

Digitalizing the Management of Photo Files in the Cyber Environment of Higher Education Institutions

ZHU Chunqiao
(File Department,Huizhou University,Huizhou,Guangdong,516007,China)

Photos are important parts of college files.In the present net environment,the management of picture files in many colleges cannot serve the education,research and administration of institutions well.With advantages of digital management,digitalizing the management of picture files should be applied as soon as possible to guarantee a stable progress.

photo files;digitalization;management

G250.71

A

1009－8445（2011）03－0087－04

（责任编辑：禤展图）

2011－03－15

朱春巧（1968－），女，广东和平人，惠州学院综合档案室馆员。