浅析档案信息在高校管理中的作用

王娅

（西安财经学院 综合档案室，陕西 西安 710121）

随着我国高等教育改革的日益深化，高校作为相对独立的办学实体，其拥有的办学自主权也越来越大，面向社会参与竞争谋求生存和发展的风险及机遇也越来越多。在这种形势下，档案信息在高校管理工作中作用极大，可以说，高等学校管理水平的高低，改革与发展的进程等在很大程度上取决于获取信息的数量和质量，取决于信息的收集、传递、加工、反馈和利用。

一、高校档案信息资源开发的重要性及种类

所谓档案信息是指用文字、声像、图表、印刷品、电子信息、数据库等手段记录于一定物质载体上的信息。高校档案馆是学校信息的聚集地，它以学校行政管理、教学、科研等知识信息的接受、分析、筛选、传播为工作环节，又将这些信息通过加工，服务于学校的管理、教学、科研等各项工作。

（一）档案人员对档案信息资源的开发利用

档案人员对档案信息资源的开发利用是整个档案工作的目的所在。邓小平同志关于“开发档案信息资源，服务四化建设”的指示，为我们新时期的档案工作者进一步解放思想、转变观念、拓宽思路、努力开创档案工作的新局面指明了前进的方向[1]。要最大限度的开发档案信息资源，为高校的现代化建设和发展服务，为高校的中心工作服务，为领导的决策提供有力证据，来最大限度的满足高校各个方面利用档案信息资源的需要。要有针对性地编制出科学合理有利用价值的档案信息，使其在高校建设的各个方面发挥最大的效率。

（二）开发不同种类的档案信息满足高校发展需要

档案信息开发是高校发展的重要资源，应重点把握重点资源进行开发利用。（1）对教学类档案信息的开发有：历年来高校招生情况的汇编；历年来专业设置的文件汇编；申办硕士点、博士点的文件汇编；历年毕业生分配情况的文件汇编；各专业历年来形成的优秀论文汇编等；（2）科研类档案的信息开发有：教师及管理人员申报的科研项目标题汇编；获省部级以上优秀科研成果奖的论文汇编；对历年来个别层次获奖情况的目录汇编等；（3）对党群、行政类档案信息的开发主要有：历年来科级、处级、院级领导任职任免文件的汇编；对历年来先进工作者，优秀教师的事迹材料进行汇编；对上级批准、撤销、恢复学校的一些重要文件汇编；编写历年学校发生重大事件既大事记；（4）基建类档案信息的开发主要有：对建校开始至今的所有建筑物从实物照片、名称、建设时间、投资情况、承建单位等情况进行汇编；对上级有关基建的批文进行汇编，等等。

二、档案信息资源在高校工作中的作用

（一）档案信息资源为领导决策提供借鉴和重要依据

档案信息资源为领导决策提供借鉴和重要依据。使各级领导能够进行科学决策，也能够为高校的管理工作提供借鉴和依据。当领导进行一项重大决策，不仅需要政策的依据，而且还要深入研究本校的现状、历史等各方面的状况，档案信息则在这方面提供了宝贵的资料，发挥着不可估量的作用。

（二）利用档案信息资源对高校师生进行宣传，为高校管理提供精神动力和思想保证

1.充分开展利用档案信息资源所具有的历史凭证作用，在广大师生中广泛进行爱国主义、集体主义、社会主义以及国情教育，是促进社会主义精神文明建设的有效形式，是繁荣社会主义文化，提高文化质量，促进先进文化的极好教材。借助档案的原始性、真实性、直观性的特点。对师生进行校史和校情教育，依据档案信息能够全面了解和掌握一个高校的历史发展、教学、科研、管理、建设等方面的建设成就。尤其是在教学、科研方面的成绩能够激发广大师生爱校、爱学习、热爱本职工作的热情，极大地调动师生投身教学、科研的积极性、主动性和创造性，推动高校的发展。

2.利用档案资源对外宣传的作用。通过举办档案陈列、展览、学报等新闻媒体公布档案信息。编辑出版画册、制作音像制品、拍摄影视片等手段进行对外宣传。让社会、考生了解学校，对引进人才、扩大生源、加快学校发展进程，提高学校的知名度都将发挥巨大的作用。

3.利用档案信息资源，开拓校友资源，以典型感染人，以先进鼓励人，以成功激励人，以经验启发人。优秀校友的成长历程具体生动，令人信服，容易感染、鼓励在校学生，对在校学生提供了亲近的学习榜样。

4.利用档案信息资源服务于学校各项工作。在参与学校本科教学水平评价、创建“省级精神文明校园”、“依法治校示范校”工作中，收集齐全有关本校的荣誉档案、实物档案、声像、照片档案等、汇编反映学校教学科研成果的优秀论文集、优秀成果汇编、大事记、年鉴等各种资料、制度汇编等，这些档案材料不仅能激励广大师生发奋进取的精神，还能提高学校在社会的美誉度。学术档案的集中成套，不仅是倡导师生具有进取意识、树立正气、兴学风，实现自我价值的有力措施。还有利于优化教书育人的学校环境，有利于提高大学生的人文素质和科学素养，发挥档案信息资源的教育作用。

（三）开展档案信息资源服务可以促进高校科研的开发，为学校的发展提供智力支持

1.档案信息资源在课题论证过程中的作用。科研工作的第一个阶段就是课题论证。课题论证实际上就是对所拟选课题进行可行性分析，论证其有无理论意义、实用价值和经济效益的前期调研过程。继承与创新是科研工作的本质特征，任何一项科研成果都离不开对前人或他人研究成果的借鉴与汲取。在此过程中，档案人员开展档案信息跟踪服务，把过去的、现有的、别人的科技成果汇集进来，经过综合分析整理，精心加工，汇集进来提供给科研人员，使他们能了解和掌握国内外科技水平、科技方面的新工艺、新技术、新成果及市场动态等，从而确定所拟项目要达到的技术水平、市场目标、成本目标和质量目标，从而完成课题的论证工作。由此可见，开展档案信息服务在课题论证中的作用具有十分重要的作用。

2.档案信息资源在课题研究中的作用。课题研究是科学研究过程中的创造性劳动阶段。在这一阶段，同样需要借助于前人或他人的大量成果和研究方法，很大程度上还依赖于大量的科技档案。因此，档案人员可以通过档案信息服务课题，使研究者及时获得攻克难关的资料，避免重复劳动。同时，课题研究中常常需要了解和利用各种最新的理论信息和资料，不断充实、修正、完善自己的研究内容和方法。档案服务就能够满足科学研究这一特殊需要。

3.改革开放以后，各种学术的交流，研讨会的召开，形成大量、丰富的档案资料，有力地促进了高校的科研水平的发展，又为广大师生提供便于查考且系统使用的资料，有助于他们的专业知识和科研水平的提高。

（四）档案信息资源是高校工作中的宝贵信息资源

档案是一种重要的信息源，人们可以从档案中开发出来大量的信息。档案信息具有凭证性和权威性，具有一定的法律效力，是其它信息不可比拟的；还具有广泛性和连续性，它保持着历史的有机联系。

高校档案所记录的对象是高校发展的历史和现状，它真实地记载了和正在记录着高校的管理、教学、科研等各方面的情况。比如，教学档案记录了招生、教学计划和实验室建设、教材使用、学籍管理、学位授予、毕业分配及招聘等一系列的内容，从而为高校领导及各院系、处领导的工作安排、计划、教学评估等各项工作提供了科学的依据。

综上所述，档案信息资源与学校的发展息息相关，密不可分，从认识上来说，即不能将二者分割开来，更不能对立起来。从实践上来讲，绝不能视档案信息资源如废弃物，而应大力开发利用档案信息资源为学校的发展服务。

三、拓展档案信息资源在高校建设中的服务功能的对策

（一）更新观念

首先是更新学校领导对档案工作认识偏差的观念。把档案工作列入学校的议事日程，定期分析、研究、解决档案工作中存在的实际困难和问题，彻底从思想上剔除“档案无用论”的旧思想，树立档案事业是一项“功在当代，利在千秋”的思想。提高档案意识，以保证档案工作的顺利发展。其次是改变档案工作人员自身观念。档案工作人员要树立服务的思想，提高档案意识，变被动服务为主动服务，树立“与时俱进”的思想，创造性地开展工作，以有为改变其社会地位，增强档案工作的权重[2]。

（二）建立合理的馆藏结构，为开发档案信息资源创造物质条件

以丰富的信息量作为建立合理馆藏结构的基础，档案信息必须具备真实性、可靠性，档案信息的分类要具有合理性，档案信息还应具有连续性、完整性等特点[3]。

如何建立合理的馆藏结构？首先要打通各种档案信息的收集渠道，对进馆的各种档案信息进行分类、加工、鉴定、排列，尽量使档案信息数字化。

档案信息资源的开发利用，是以合理的馆藏为物质基础，两者之间存在着相辅相成辩证统一的关系。只有建立合理的馆藏结构，才能为档案信息资源的开发利用提供工作对象，并保证开发利用工作的质量。反之，开发利用又是建立合理馆藏结构的最终目的、价值和意义之所在，所以要大力加强馆藏建设，多渠道、多途径、广泛收集档案材料，扩大馆藏的信息储量。其次在大力丰富馆藏资源的同时，不能一味地盲目讲求多多益善，还要求馆藏质量优良、结构合理、门类齐全、完整精炼，以保证开发利用工作的顺利进行。

（三）改善服务方法

开发利用档案信息资源是整个档案工作的目的，服务是档案信息功能的体现[4]，而服务方法直接关系到效果，要从被动服务向主动服务转化，开展多种服务方式，方便师生利用档案。

目前在提供档案信息服务方面存在一定问题。（1）档案信息服务处于被动地位，存在等人上门查找的现象。（2）提供档案信息服务，缺乏有效监督和法律依据。（3）服务形式相对单一、不全面。我们要解决好存在的问题，就必须制定完善、系统的档案信息开发计划。对档案信息进行多次加工，建立健全完善的信息检索系统，提高档案信息服务效率，多开创信息服务渠道，定期在网上公布一些公开的档案信息。

（四）建立科学的检索体系

检索对开发利用工作有着决定性的作用。检索是档案馆（室）业务工作的一项独立环节，是衡量档案室工作水平的重要标志。检索工具编制的越完整、系统、科学，档案信息开发的深度、范围就越深、越广，检索时间就会越短，查全率、查准率就越高，就能更有效地揭示档案信息内容，从而迅速、准确地找出所需的档案信息。档案人员也应从不同的角度，以不同的形式，编制成套的档案检索工具，建立功能健全的科学的检索体系。同时应创造条件，尽快实现档案的计算机检索，为利用者提供快捷方便的现代化检索手段。

（五）开展编研工作，提高档案信息利用工作效益

编研工作是档案部门主动提供档案信息资源为利用者服务的一种更高层次的开发形式。它经过编研者的系统加工，使档案信息资源更准确、精炼，更便于利用。同时，编研成果广泛的传播，把利用对象从个体扩大到了群体。因此，编研工作具有信息传递的广泛性，提供方式的主动性，内容的科学性、系统性，查找利用的方便性和持久性等特点，应大力加强编研工作。

[1] 夏劲松.简述高校档案信息资源的开发[J].淮南师范学院学报，2005(4)：122-123.

[2] 万改霞.档案工作人员要有四种意识[J].陕西档案，2006(1)：25-26.

[3] 曹青.高校档案工作面临的问题及对策[J].四川档案，2005(3)：34-35.

[4] 张五昌.高校档案工作的现状与思考[J].辽宁教育研究，2005（2）：27-29.