谈医院综合档案室的档案利用

福建省级机关医院 杨 丹

医院档案是医院各项工作的真实反映，是医疗工作中不可缺少的信息资源，在医院发展建设中起着宣传教育、科学研究、查考凭证、参考依据的重要作用。医院档案利用是以利用者为服务对象，以提供医院档案室室藏档案为手段，采取多种形式和方法，开发和提供档案利用者服务的工作。医院档案室是保管档案的地方，更是提供利用档案信息的中心，然而由于医院自身的特殊性，各部门往往以临床医疗工作为重，综合档案室的档案利用受到极大的制约。

1 医院档案室档案利用现状

近年来，随着医疗卫生改革的不断深入，医院档案工作的重点也从原来的以保管为主转移到保管、开发利用并重上来，医院档案管理部门基本上实现了计算机辅助管理，但多数仍停留在目录级管理档案上；存在收集归档不全，重文书档案接收，室藏结构不合理，档案信息加工粗糙，查询工具单一，档案利用时效性差，档案利用率较低，形成很多睡眠档案等问题。

2 困扰医院档案无法最大限度发挥利用的因素

2.1 室藏资源不丰富。医院综合档案室多以文书档案作为收集整理归档的重点材料， 而科研、基建、声像档案所占比例偏少，档案信息资源缺乏强有力的针对性，使得这些档案信息直接服务于医院各部门的需求存在着较大的难度，制约着医院有关部门及人员对档案信息资源利用的积极性，因此丰富医院室藏档案内容刻不容缓。

2.2 受人员和时间的限制，档案编研工作薄弱。基层医院的档案人员多为兼职，没有更多的时间用于档案开发和编研，信息资源编辑停留在档案材料汇编、编写大事记、组织机构沿革等最基本、最简单的参考资料上，编研材料内容单一，质量不高、实用性不强，不能发挥医院档案应有的作用。

2.3 提供利用方式较为单一， 停留在你查我找阶段，检索工具跟不上。医院档案管理的信息化建设未跟上时代要求，医院档案管理人员未能主动参与医院的各项重大活动，将有关医院档案的信息内容主动提供给医院各部门使用，造成档案管理工作在信息化过程中的滞后和被动。有关基建、设备、照片等门类的档案主要靠手工检索，还无法实现计算机检索查询。

2.4 医院自身的专业性限制了综合档案资源的利用。医院的诊疗、护理等医疗指标的信息大部分来源于病案，作为医院管理者，多依赖于病案信息进行医院管理，而占医院绝大多数的医务人员则更多通过病案指导科研和学术活动，这种专业的局限性制约了医院综合档案室室藏档案的广泛应用。

2.5 医院档案管理人员素质参差不齐。部分医院档案管理人员的观念还未从传统的实体管理向档案信息管理转变，工作中仍然从维护档案的物质安全和提供档案实体服务为主，并未意识到自己的第一职责是高效率为档案使用者提供档案信息。坐等使用者上门是主要的服务方式，而结合医院中心工作、提供主动服务，针对医院室藏档案内容开展方便、快捷的档案咨询等行之有效的利用方式难以付诸实施。

3 提高主观能动性，多管齐下，做好医院综合档案室的档案利用工作

3.1 加强档案的宣传力度。通过医院报刊和院内网站等各种途径，大力宣传档案的使用价值, 更新观念，打破档案的神秘性,树立开放服务的形象，进一步强化全院职工的档案利用意识，不断满足医院各科室对档案信息资源的需要，让档案工作更好地为医院的发展服务。

3.2 丰富室藏资源。首先，可通过实现室藏档案医院内部资源共享。利用医院局域网，将医院室藏可予公开的档案实现目录录入，建立统一的目录数据库，使医院各部门都能迅速查询各方面的资料信息。其次，医院档案管理人员应积极拓宽档案收集新渠道，围绕医院的发展目标，着眼于医疗服务需求，扩大档案收集范围，同时注重重要会议、重要活动以及照片、声像、设备、荣誉奖牌等实物档案资料的收集和整理。

3.3 提高档案编研人员对档案编研成果的认识。医院档案管理人员要树立强烈的同步意识，摸清医院档案利用需求的趋向，及时了解、掌握医院发展动态，尽可能地参与医院的重要工作和重大活动，系统完整地收集有关重大活动的档案资料，围绕医院的中心工作、发展动态和主要成果，有针对性地开展档案编研工作，同时积极做好编研成果的推广利用，形成档案信息提供过程中的良性循环。

3.4 完善检索工具，充分利用现代化科学技术和工具, 使档案工作逐步走向规范化、数字化、网络化、社会化。根据医院的工作实际和发展要求,多渠道地开发、提供档案利用服务。除了纸质各门类目录外，还可应用计算机档案管理软件，这是一个快捷、方便的查档方式，档案管理软件中除标题外还嵌有全文内容，将大大提高查档效率，另外，还可在医院局域网上开辟档案信息一栏，将医院的各项规章制度、各种医疗条例以及可以公开的档案信息资源上网公开，既方便了医务人员的档案利用，又提高了综合档案的利用率，可谓一举两得。

3.5 提高档案人员的档案综合素质。加强档案人员档案专业知识的学习，使他们熟练掌握有关计算机及网络技术，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫。通过明确档案人员职责，树立责任感和使命感，使他们尽心尽责地做好档案工作，以此突破传统档案利用的种种局限，多方面地开展档案提供利用工作。

总之，档案工作的最终目的是提供利用，档案工作的质量也将通过利用工作来检验。所以,加强医院档案利用工作，为医院各项检查评比、创建等级医院和其他医疗服务等工作是当务之急，如果利用得好，将会对医院的经济效益和社会效益起到突出的作用。