高校学报档案资料管理的价值探析＊

陈咏梅

(黄石理工学院,湖北黄石 435003)

高校学报档案资料管理的价值探析＊

陈咏梅

(黄石理工学院,湖北黄石 435003)

学报档案资料记录着学校学术发展的历史,记录着作者成果及其创造的历程。高校学报的档案资料具有重要的情报价值,科学化、制度化的学报档案资料管理,有助于激活学报档案资料中沉淀的信息资源,使之有针对性地转化为科学研究的原料,更好地为读者、作者、审者、编者提供高效、主动的信息服务。

高校学报;档案资料;管理

高校学报扎根于人才密集、知识密集的学术土壤中,它是高校教学科研新理论、新成果进行宣传、推广、展示的窗口;它肩负着传播科技信息、发现扶持学术新人、促进学校教学科研发展的使命;它以其特有的培养人才、促进学术交流的功能,成为了高校学术研究领域的重要组成部分,成为了高校师生坚强可靠的学术支撑[1]。而学报档案资料记录着学校学术发展的历史,记录着作者成果及其创造的历程,是一笔优秀的历史文化财富。因此,高校学报的档案资料具有重要的情报价值,有必要加强科学的管理,以提高其利用率。

一、学报档案资料的界定

《中华人民共和国档案法》(1987年)规定,档案是对“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”,是保存起来以备查考的文件。资料是“为工作、生产、学习和科学研究等参考需要而收集或编写的公开或内部的材料,通常指书报、期刊、小册子、简讯、汇编、图表、图纸等”[2]。因此,高校学报的档案资料就包括有关学报的文献、文件、知识信息等,它主要源于各高校和科研单位的期刊杂志、有关报纸、高教信息、学术会议资料、论文专集、文摘等。具体来讲,有以下几种。

1.文件类档案资料

政策性文件。包括国家、省市级相关部门发布的有关新闻出版工作的方针、政策、法规文件等;学校针对学报编辑出版工作方面的文件。

关键性文件。包括有关学报创刊、期刊变更等内容的请示和批复文件;学报的出版许可证、ISSN证、与各种数据库合作的协议书、引证报告、收录证书等;学报的获奖证书及相关文件;学报的各种统计数据、报表、办刊章程等。

一般性文件。包括学报在办刊过程中形成的各种文件资料、规章制度、工作流程、会议记录等。

这些文件资料都要收集、整理、编目、装订成册长期保存,最好扫描成电子档储存,以便查阅。

2.期刊类档案资料

纸质类。包括本刊、交流期刊,都要及时、分门别类、系统地收集、整理、保存,并将目录扫描成电子档储存,以便查阅。

电子类。包括中国学术期刊光盘版、各种相关视听资料。

3.稿件信息类档案资料

稿件信息。包括来稿登记、约稿信息、作者信息、原稿、稿件处理信息等。

稿件审理信息。包括编委名单、审稿者信息、审稿单等。

稿件编辑信息。包括校对稿、发排稿、终校稿等。

这类资料要及时分类整理归档,便于内部查阅。

4.学报编辑部业务资料

包括编辑出版理论著作、学术性和技术性资料、工具书等。

二、学报档案资料的价值

科学化、制度化的学报档案资料管理,有助于提高学报编辑工作的效率和质量,有助于激活学报档案资料中沉淀的信息资源,使之有针对性地转化为科学研究的原料,更好地为读者、作者、审稿者、编者提供高效、主动的信息服务。

1.学报档案资料是信息

在这个充满竞争、充满挑战的信息时代,掌握信息、驾驭信息、处理信息的能力是衡量人才的标尺,也是事业成功的基础;谁掌握的信息多,收集的信息快和准,谁就会占据主动,赢得先机。高校学报要想在全国乃至全世界学术期刊的激烈竞争中求得生存发展,当然也不例外。学报档案资料蕴藏着极其丰富的信息宝藏,具有重要的情报价值,通过对这些档案资料的整合、激活,可以将浅层次的、隐性的信息资源变成高质量的、显性的信息资源,从而成为办学者、办刊者、读者、作者、审稿者有据可查、有据可依的信息源。

2.学报档案资料是资源

学报档案资料是知识和财富,是一笔不可多得的资源。它对编者而言,一方面是路标,学报档案资料中有关党的方针、政策文献以及各级各部门的文件等,可供编辑审稿、加工、校对稿件时查看稿件中有无相悖或引用不当、不准确之处;另一方面它又是参谋,为编辑提供学术新动向、新观点、新课题,是编辑选题、组稿的依据,避免一稿多投,为编辑审阅、校对稿件提供各种参考资料,是编辑加工稿件的得力助手。同时,编辑可以随时随地利用这些资料进行“充电”,学习别人的办刊经验和编辑技巧,取长补短,提升自身编辑素质。编辑活动本身就是一个文化价值再造过程,也是一个增值过程[3],编辑需要不断的学习、提高,才能适应信息时代的编辑出版工作的要求。对审稿者而言,这些学报档案资料既是稿件审理的依据,审稿专家可以从中了解到相关专业、学科的发展动态,掌握最新的科研信息,以此确保对稿件质量的准确把握,提高稿件审理质量;同时,学报档案资料又是稿件审理的工具,规范管理后的学报档案资料便于审稿专家快捷查找,省时省力。对作者而言,信息丰富、管理规范、全面系统的学报档案资料,有助于作者了解科研发展的趋势,了解本学科发展的最前沿的科研动态,避免科研劳动的重复性;有助于作者了解各期刊的栏目设置,了解与自己科研方向相关的信息,增强其投稿的针对性;有助于作者了解有关文献、规范,从而提高参考文献标注的准确性[4]。

3.学报档案资料是学术平台

学报既可以在第一时间将当期的学报内容以摘要、专题的形式在网络平台上发布,也可以整合其他学报相关的横向信息资源[5],扩大信息量,通过内容的合作、链接,开展全方位的信息服务,提高信息服务效率,以此吸引广大的作者和读者,建立稳固的作者群和读者群。

三、高校学报档案资料管理的现状

由于办刊模式及运行机制的痼疾,许多高校学报编辑部都是封闭办刊,人少地窄,都没有专人专职管理这些分散庞杂的学报档案资料,更别谈共享这些信息资源,没有体现这些学报档案资料的真正价值,没能真正发挥这些档案资料应有的作用。

首先,在主观上缺少学报档案资料管理的意识。学报档案资料管理意识,直接关系到学报档案资料管理工作成效。目前,大多数高校编辑部没有设置专职的档案资料管理员,一般都是编辑兼任。原因有二:领导对学报档案资料管理没有给予足够的重视,认为可有可无;编辑部缺乏档案资料管理的意识,不以为然。

其次,在客观上编辑部也不具备条件,存在“三缺”现象。缺编,目前很多编辑部人手紧张,平时编务繁忙,无暇顾及;缺钱,由于经费紧张,无法专人专职管理,没有时间、精力去收集、整理、归类这些档案资料,更不能进行信息加工、传播;缺地方,大多数编辑部挤在狭小空间里,报纸、书籍、交换的刊物只能随处堆放。

再次,学报档案资料的管理也不规范。由于不重视、没条件,目前很多编辑部也只是对此进行简单的整理,没有统一的规范和标准,使得学报档案资料中许多极具查考价值的信息资源或流失、或散存、或流落在个人手中、或束之高阁,失去了它的专业文献、情报资料的价值。

四、加强学报档案资料管理的举措

加强学报档案资料的科学管理,高校应该把学报档案资料管理纳入到学校的总体规划,纳入到管理制度,纳入有关人员的职责范围,纳入领导的议事日程,给予各方面的支持。

1.观念上要重视

学报档案资料是编辑工作的基础和重要的信息源,也是提高编辑水平、提高学报质量的重要保证,更是连接编辑、读者、作者、审稿者的桥梁。它在功能上虽然和图书馆一样具有服务性,但它更具有前沿性、专业性、学术性、系统性、连续性,它的服务对象主要集中在相关读者、作者、编辑、审稿者。因此,无论是领导还是编辑部工作人员本身,都要增强情报意识和档案意识,强化学报档案资料的信息职能,思想上克服对学报档案资料的“漠视”观念,积极支持、主动参与学报档案文献资料的收集,最大限度的开发利用学报档案资料的信息价值。

2.行动上要落实

有了思想上的重视,还要有行动上的落实。首先是资金、人员、场地的配置要到位。要有专人专职管理学报档案资料。对校际间交流来的学报资料,分门别类地完整收集、整理、登记造册、上架,便于查找;完整、连续、坚持收集文献资料,形成档案资料信息管理体系,才能高效发挥其作用;及时、准确收集整理社会各界,包括《人大复印资料》、《高校文科学报文摘》、各种信息咨询中心等对每期学报的反馈信息,以便对用稿、组稿情况加以及时调整;及时收集整理凡是涉及学报档案资料的各种信息要素,尽量减少信息的流失。

3.管理上要现代化

网络作为档案文献信息的传播通道,是当今世界人们获取信息、知识的重要载体。学报档案资料管理的现代化必须变“独有”为“共享”,建立资源共享网络,将收集到的学报档案资料进行优化、组织、集成,使其更加专业化、系统化、规范化、有序化;要加强电子文件的归档管理,实现学报档案资料信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、信息服务网络化。要将稿件信息类档案资料以外的文献资料信息,进行系统的整理、编目、加工,转化成电子档案,在编辑部网站、校园网上公布,及时、准确、高效地为读者提供独到的、有学术影响力的内容,增强学报的科技情报实用价值,让更多的读者、作者、审稿者共享这些文献信息资源,了解这些文献资源,更好地检索、利用这些文献资源。这也是提高学报影响力、关注度的重要举措。

4.服务上要人性化

学报档案资料管理要本着“以人为本、以用为中心”的理念,克服“坐等”思想,增强主动意识、服务意识。把对学报档案资料由单纯的整理转变为信息的开发利用上来,由提供文献转变为提供信息,主动收集各种相关专业、学科发展趋势和科研动态的信息,主动开发学报档案资料的情报功能,主动为读者、作者、审稿者提供远程服务,利用网络信息量大、传递速度快的特点,与其他档案资料信息机构联网,扩大服务范围,提升服务层次。

[1] 任火.大学学报改革——理论与实践的错位[J].中国出版,2004:42.

[2] 辞海编辑委员会.辞海[M].上海:上海辞书出版社,1980:1435.

[3] 郑国琴.浅析高校学报编辑的工作创新及精品意识[J].宁夏大学学报(人文社会科学版),2005(4): 119.

[4] 武文茹.高校学报资料管理价值及其开发利用[J].商丘师范学院学报,2003(1):152.

[5] 王孪生.我国期刊与网络的整合模式——期刊网站调查[J].出版科学,2002(4):52-53.

On the Value of FilesManagement of Journals in Universities

CHEN Yongmei

(Huangshi Institute of Technology,Huangshi Hubei 435003)

The files of journals record the history of academic development in universities,aswell as the author’s achievements and their creative processes,which embody the significant value in the area of information.The scientific management and institutionalmanagement on files would be conducive to make full use of the information in the files resources,thus become the source of scientific research,as a result,it enables the files of journals to provide more efficient and more initiative services for readers,authors,examiners and editors.

journals;files;management

G271

A

1671-7422(2010)01-0054-03

2009-10-28

2009年度湖北省教育厅人文社会科学研究项目“提高新建地方本科院校学报社会影响力的研究”(项目编号:2009b412);2009-2010年度全国高校文科学报研究会课题“基于高校学报质量保证模型的计算机仿真研究”(项目编号:2009B06)。

陈咏梅(1963— ),女,四川仁寿人,副研究员,硕士。

(责任编辑 尹春霞)