业务外包探索——广东培正学院采编业务外包的实践与思考

林灼锦

业务外包探索
——广东培正学院采编业务外包的实践与思考

林灼锦

拟通过我院图书馆部分采编业务外包的实践，介绍了本馆实行业务外包的一些经验，并探讨了图书馆与书商如何在业务外包中实现双赢。

业务外包;采购;编目;双赢

业务外包(outsourcing)，也称资源外包，是源于20世纪80年代国外工业企业管理中的一种经营管理方法。其基本含义是将原本由企业自己完成的业务外包给承包商或供应商来完成。具体而言，业务外包是指企业整合利用其外部最优秀的专业化资源，从而达到降低成本、提高效率、充分发挥自身竞争力和增强企业对环境的迅速应变能力的一种管理模式。图书馆业务外包是图书馆参照工业企业外包模式提出的一种新型管理方法，即图书馆业务以合约的方式委托外部服务商为图书馆提供所需部分或全部的业务功能，以求降低运营成本，集中精力提高其核心业务能力，改进其服务水平。业务外包的多元化服务已成为一种发展趋势，其中以图书供应商免费提供的MARC编目数据最为突出。所谓外包编目数据服务，是指图书供应商在为图书馆客户提供配送服务的同时，也随书配送所购图书的采访数据和MARC编目数据的一种服务。

一 业务外包的起因

1.学院迎接上级评估，采编工作量激增。

2005年国家教育部对我院进行专升本评估，2009年又进行学士学位授予权评估，我馆藏书量与教育部评估标准要求相差60多万册。为了迎评，学院投入大量的购书经费购买图书。采购、加工、分编、上架数量庞大的图书成为当务之急。在图书馆业务外包的浪潮下，我馆开始尝试采编业务外包。

2.采编人力资源短缺。

随着图书馆图书采购量的逐年增长，负责采购和编目的技术人员并没有相应地增加。我馆只有采访人员1名，分编人员3名，难以完成如此大量的图书采购和编目加工任务。由于分类编目和加工人员太少等因素造成新书大量积压，新书与读者见面时间过长。而书商提供的多元化服务，在很大程度上缓解了图书馆人力短缺的压力。

3.书商的服务技术水平逐步提高。

随着图书流通市场的激烈竞争，国营与民营书商间的竞争也越来越激烈。书商若想在竞争中获得一席之地，就必须大胆创新，走出一条新的路子。高校图书馆经费的增加，促使各书商纷纷关注图书馆这块市场。为了争夺这块市场，他们在服务技术方面衍生了大量的服务功能，从简单的手工加工到复杂的分类、编目技术工作，为图书馆的编目外包提供了可靠的保证。

二 业务外包在采编中的应用

1.阅选订购外包。

阅选订购外包是图书馆根据各自的方针、任务确定选书的范围，制定纲目，图书馆和代理商通过签订合约的方式，委托书商根据纲目发配图书。图书馆经筛选后把不符合收藏范围的图书退还给书商，书商把相关数据通过E—mail发送到采访部门，供查重和建立数据库之用。通过阅选订购外包可以节省人力、时间和费用。

我馆实行采访业务外包前的图书预订工作主要是以三目(上海新书目、科技新书目和社科新书目)及书商提供的纸质书目作为图书预订书目。然而，书商提供的书目数据不规范，报道不够全面，不够及时，不够准确。特别是书目包括的专业内容太宽泛，没有按要求发送书目，不能针对本校所需专业，而且有一些滞压图书的采访数据掺杂其中。对学校老师指定推荐的一些教学用书，有的书商也不按要求配书，而完全按其库存配书，使采购工作难以高质高效地进行，对图书质量无法控制，订到率直接受到影响。

2.编目外包。

编目外包即将图书从分编到加工的整套业务以及回溯分编业务外包给专业机构(团体)，使图书到馆后可直接上架，提供给读者使用。编目外包是图书馆界最容易接受，也是使用最广的一种外包业务。编目业务外包有书商随书配备分编数据、套录书目数据公司书目、委托专业公司(团体)分编3种形式。采用编目外包可节省开支，缩短图书加工时间。

三 采编业务外包的效益分析

1.采编业务外包提高了采访工作效率。

(1)采访人员省时省力。

通过采访的部分业务外包，采访人员可以足不出户就能采购到本馆所需的各种图书资料。采访人员只需按书商提供的电子书目，将符合本馆收藏范围的书目与馆藏数据查重，建立预订书目数据库，然后将符合要求的书目数据导入采访系统并给出一个订购批号供验收图书时查询使用(导入系统的采访数据一定要与订单的数据一致)，再将预订书目数据制作成光盘订单交给书商，书商按订单给图书馆提供图书。

(2)缩短了图书加工周期。

图书加工指加盖馆藏章，埋磁条和贴条形码等，书商必须严格按照本馆的加工要求进行图书加工，如盖馆藏章、贴磁条和条形码的位置以及图书加工后对图书进行的打包要求等工作。图书到货后，书商按本馆的要求对图书进行加工，大大减少了图书馆的工作量，缩短了图书加工周期。

(3)图书验收准确、方便、快捷。

图书到馆时要求书商提供本次送书的电子版书目清单(批销单)和CN－MARC数据，采访人员将同一批次的批销单和本批次的总订单数据导入Microsoft Access，利用其强大的数据库管理功能进行对比，查出送书清单是否与总订单一致(若书商将不同批次的订购的图书混在一起送货，则会出现误差较大)，进行图书的第一次验收。

在确保书商所送图书是同一订购批次的前提下，若发现两者不一致的，可通过不同的检索点进行对比。如果不是本馆所订图书，需先查出该书所在的包号并做记录，再将此书剔出来作退书处理。

从2007年起，图书的ISBN从10位升级到了13位，如何将10位与13位的ISBN进行有效比较成了急需解决的问题。13位ISBN与10位ISBN存在不同点，13位是以978开始而不是以7开始，最后一位数的校验码与10位的也不一样，所以在把数据导入到Microsoft Access时，要先把总订单和该批次的书目清单格式统一，要把10位和13位ISBN的校验码去掉，把13位ISBN的前3位即“978”去掉，这样就可以把它们导入Microsoft Access中进行比较了。如果批销单的ISBN可以在订单中找到相应的记录，说明此书是本馆所订，否则还需要用不同的检索途径查询该书是否为本馆所订。

图书分编查重时要注意包含采访数据，对新到的图书若查重时没出现采访数据(采访数据本馆所使用的系统显示是蓝色)，很有可能该书是非本馆所订，这种情况需要通过多途径进行确认，如果确认该书并非本馆所订就要退书，以防书商借机把非本馆所订图书夹杂在其中，这是图书的第二次验收。

(4)书商提供CN－MARC数据。

图书分编前要把书商提供的CN－MARC数据导入系统供编目人员套录使用。导入CN－MARC数据前必须先检查数据的质量，以免导入垃圾数据，造成数据的混乱且占据大量空间。导入编目数据时有必要抽查数据，对图书与数据著录的各字段进行比较，以检查其正确性，以及数据的完整性。否则，分编时再发现缺少数据就迟了。

(5)图书结算减少手工验收环节，节省大量人力。

外包前的图书结算是以手工验收完再结算，但采用外包后需要图书分编入库后再结算。自2005年起，为了迎评尽快完成采购任务，本馆订购的图书不通过采访系统验收而直接编目。该批图书全部分编入库后，根据该批图书的分编总金额与书商的图书批销总金额进行对比，总金额一致则按该金额结算，若不相符，必须找出原因所在(如价格按整套价格著录或价格有误等)。经核对后，若分编金额还是与批销金额不一致，则将该批单返回给编目人员(需对编目人员所分编的图书批次作详细记录)自行核对，直至找到原因所在。这种做法可以对分编人员的验收起监督作用。

(6)方便订购数据的处理。

对每一批导入的订购数据，当该批图书全部分编入库后，利用采访系统中的订单催询退订对该批图书进行批量注销，方便日后订购查重。

2.业务外包提高了编目工作效率。

(1)节省编目时间。

通过书商提供的MARC编目数据，大大节省了图书分编入库的时间以及新书与读者见面的时间。由于书商已对图书进行了加工，并且提供了标准的MARC数据，大大节省了图书加工和分编所需的时间。

(2)图书分编与验收相结合，有利于提高编目质量。

图书馆所订购的图书全部由书商加工好，书商提供标准的MARC数据。到馆图书通过采访人员对其进行电子数据验收后，将图书分配给编目人员，编目人员自行对图书拆包验收及分编，验收与编目都由编目人员在分编时独立完成。编目人员折包后，先核对册数、金额是否和清单上的一致，然后进行编目工作。相比业务外包前，图书到馆后还要经过一系列的加工工序才能对图书进行分编，节省了大量的人力并提高了速度与效率。编目查重时需包含采访数据，这也是一种验收方式。当扫描图书的ISBN时，如果本馆没入藏但能检索到采访数据，相应的数据会显示成蓝色(表示有采访数据)，说明这是本馆所订购的图书;否则表明该书并非本馆所订购的或者是订购时的ISBN和图书的ISBN不一致，则需通过其它的检索点进行确认。编目人员负责审校书商提供的编目数据，对每个必要的字段进行核对，严把数据质量关，防止和减少分类差错，对错误的数据进行必要的修改或删除，此外增加905字段典藏信息以确保馆藏种次号库的有序性。在查重过程中能及时发现问题并纠正，一定程度上避免了同书异号或异书同号现象的发生。

每一包书分编完后，必须检查该包图书的总金额与清单上的总金额是否一致，若不一致，需找出原因。一方面对010＄d(获得方式/定价)字段进行了监督，防止书商提供的数据不正确;另一方面也促使编目人员必须对每个必要的字段进行检查，防止只求速度，不顾质量的现象发生。

四 图书馆与书商实现双赢的实践探索

1.选择综合实力较强的书商。

业务外包存在风险，对书商的选择直接关系到业务外包的成功与否，图书馆要有充分的认识。图书馆不仅要考察书商的市场开拓能力、组织协调能力、备货能力，还要考察其书目信息、编目数据提供能力以及加工、售后服务能力等，全面衡量其技术水平是否能达到完成外包业务的要求，这是招投标选择书商的硬性条件。一定要选择那些技术实力强、商业信誉好的书商，对于承揽过该类业务内容的书商可以优先考虑。要注意协调好与外包书商的关系，使之成为自己的合作伙伴，让双方都充分意识到，合作的过程就是双赢的过程，只有通过默契的合作，才能达到各自利益的最大化。

2.制订完善的加工合同。

完善的加工合同是约束书商为图书馆提供优质服务的重要举措。在合同中对加工的各项细节都要指出具体的标准。第一，图书有形加工标准，包括馆藏章(要提供样章)及财产号的位置和要求;提出粘贴磁条的数量及要求，粘贴时要求隐蔽、页码灵活;第二，图书数据加工要求，根据本馆使用的自动化集成系统，采用国图的CNMarc格式;第三，相关著录和标引原则要求;第四，对于加工中的差错率及责任赔偿应明确，否则在实际加工中，书商的工作人员只求速度，不求质量，相同的错误，一错再错，会给图书馆工作带来麻烦;第五，在书商开始加工之前，要求书商加工人员，能针对本馆的具体要求，认真学习，彻底领会后再开始工作，以免出差错。

3.加强沟通，优势互补。

图书馆与书商在合作初期肯定会有一个磨合期。以本馆为例，第一次与外包书商合作时，书商虽然按CNMarc格式提供了编目数据，但因为双方系统的不兼容导致书商提供的数据无法导入本馆系统，经过双方的努力终于将这一瓶颈问题解决了。对于编目数据的质量也同样会存在问题，虽然给书商提供了相关著录、标引原则，但实际执行当中并不理想，数据总是存在着这样那样的问题，经过一段时间的磨合，现在书商提供的数据基本符合本馆的要求。在合作中，双方要本着相互理解的态度。进行沟通。要把书商看成是图书馆工作的合作伙伴，对书商的能力要有清醒的认识，不应提出不合理的要求。同时，应协助书商沟通与CALIS联机编目中心、国家图书馆编目中心及其他图书馆系统书商等多方的合作，在多方合作中，更好地实现图书馆与书商间数据的“互联互通”，使外包效益达到最大化。

五 结束语

采编业务外包是一种不可忽视的发展趋势，图书馆采编业务外包可以造就图书馆与外包书商的双赢局面。图书馆业务外包在实践中虽然会遇到各种问题，但其正面效应是显而易见的。图书馆对外包中出现的问题要有足够的心理准备，应在外包的同时考虑解决应急问题的对策，实时关注采编工序与外包工作的衔接，及时、妥善地解决外包前未预见到的问题，保证业务外包的可持续发展。

1.牛书东:图书馆业务外包的实践与思考:天津大学图书馆采编业务外包实践［J］.河南图书馆学刊，2007(3):117－119

2.靳随玲:对图书馆业务外包的探析［J］.当代图书馆，2006(4)

3.冯东:图书馆业务外包的实践与思考［J］.图书情报工作，2006(1):14—17

4.程焕文姜瑞其:谈图书馆采编业务外包［J］.图书情报工作，2006(1):6－9

5.刘中:高校图书馆业务外包的现状与分析［J］.中国教育导刊，2006(17)41－42

Consideration of Cataloging Business Outsourcing of Guangdong Peizheng College Library

Lin Zhuojin

This paper introduces some experiences for the cataloging business outsourcing of Guangdong Peizheng College Library，and probes into how the library and the booksellers can achieve a win－win situation.

outsourcing;acquisition;cataloging;win－win situation

G251.5

A

1672－6758(2010)03－0152－3

林灼锦，馆员，广东培正学院图书馆采编部，广东·广州。邮政编码:510830

Class No.:G251.5Document Mark:A

(责任编辑:孟令国 郑英玲)