关于高校文书档案管理改革的思考

汪小琴

（安徽工业大学，安徽 马鞍山 243002）

关于高校文书档案管理改革的思考

汪小琴

（安徽工业大学，安徽 马鞍山 243002）

基于党政机关实施《归档文件整理规则》的良好效果及发展趋向，分析了目前高校文书档案分类规范存在的不适应性问题，提出调整高校档案分类方案的设想，建议将高校文书档案由现行按问题分类改为按机构分类，简化高校归档文书文件分类整理，提高高校文书档案管理效能与服务水平。

高校文书档案；管理规范；改革

经过几年的实践，全国党政机关归档文件整理改革上取得了显著成就，机关文书档案管理观念与管理模式发生了较大转变。在“简化整理、深化检索”的新思路引导下，近些年来已有部分高校档案部门积极探索执行国家文书档案改革方针政策，采取了一系列举措，促进了文书档案管理，但由于高校档案管理自成系统，高校系统档案业务规范改革步伐明显跟不上时代的步伐，大家在改革中过多地顾虑行业规范的制约，档案管理与服务工作不适应高等教育事业的快速发展和高等学校档案信息的开发与利用需求。这就迫切需要高校档案工作与时俱进，大胆改革，及时制定适应时代需求，符合高校发展需要，能够有效衔接国家标准、行业规范，切合高校实际的文书档案管理规范。

一、国家文书档案改革实践和趋势

2000年12月6日，国家档案局颁布实施《归档文件整理规则》（以下简称《规则》。作为档案行业标准，适应档案管理现代化的需要，《规则》基于办公自动化和计算机超大检索功能，对我国传统的文书立卷方法进行了改革，对归档文件整理工作的许多环节进行了调整和简化，实行文件级管理，使专兼职档案工作人员从繁琐、复杂的立卷工作中解脱出来，将主要精力用于深化检索、提高服务质量上，使文书档案工作从收集、整理、保管、检索、利用呈现出全新的面貌。在此基础上，2006年国家档案局又颁布实施了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（即8号令），进一步推动了文书档案改革进程。经过近十年的实践，党政机关已普遍实施《规则》，取得了良好效果。随着办公自动化软件与电子政务的逐步推进，文书档案的管理随办随归档，一事一件，简化整理，深化检索，利用便捷，最终会走向文档一体化管理模式。在党政机关成功实施的新《规则》，最终会向全国各领域推广开来。科学、有效执行新《规则》无疑已成为新时期高校文书档案管理改革的必然选择。

二、高校文书立卷改革中的几个问题

新的《规则》主要适用于党政机关，目前对企事业单位允许参照执行但未做强制性要求，近些年来部分高校也开始实施新规则，但大多是在执行高校档案分类方案的前提下，在党群、行政这两类纯属文书档案范畴里做了些改革，按新的规则改卷为件进行整理。安徽工业大学是从2007年开始在党群、行政类及教学类的综合类中实行了新的整理方法，从过去按问题组大卷，三孔一线装订，拟写案卷标题、卷内目录、全引目录等繁琐的环节简化为按“一事一件”整理，不锈钢钉简单装订，制作归档文件目录等环节。经过几年的实践，确实起到了简化整理、方便检索与利用、简化部门归档工作程序等预期效果。但与机关文书档案管理相比，高校文书档案的形成、管理皆有着自身的特点，特别是现行高校档案管理规范与实体分类方案的特殊性，我们高校在执行新的规则中并不能象党政机关文书档案管理改革那样顺畅。

（一）文书立卷改革呼唤高校文书档案由分散走向集中

1993年11月，国家教委办公厅出台《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，并在全国普通高校中贯彻落实，一直延续至今。安徽工业大学从1994年开始实施，并根据学校实际有所改进，但总的原则和分类标准仍遵照执行《高等学校档案实体分类法》。《高等学校档案实体分类法》“以高等学校全部档案为对象，按照高校档案形成的领域范畴将形成于同一领域的档案作为一个整体归入相同的类别”，“把同一类档案管理性和业务性材料集中在一起”，强调档案材料的业务性，同时又把同一领域内的综合类、业务类档案融为一体，形成高校自身的档案管理体系。在这一原则指导下，《高等学校档案实体分类法》把一个全宗内档案分为十个一级类目——党群、行政、外事、出版、教学、科研、基建、财会、设备、产品等，每个一级类目下设二级类目，在二级类目中分为综合类和业务类。从文书、科技、专门档案三分法的角度，高校的党群、行政、外事、出版及其它类中的综合类皆属文书档案范畴。这就意味着高校文书档案是分散于各类档案之中，这样就产生了高校档案与其他企事业单位档案的特殊性，由此也就产生了高校文书立卷改革中的特殊问题：

每一类档案采取了不同的整理方法，难以给“件”作出明确的界定。同一类档案中有件和卷，因为新的《规则》只适用于文书档案，而其他如科研、基建、设备等科技档案因其自身的成套性而未改卷为件。

当时高校档案实体分类法出台时，是鉴于当时大部分高校档案管理规模较小，内部人员大多按类分工协作且基本上停留于手工管理阶段，如此划分其目的是便于实行部门归口立卷和检索方便。而经过十几年的快速发展，高校档案管理规模不断扩大，计算机在档案管理中得到应用，为高校打破各类综合类的壁垒，集中统一管理文书档案，实行新的《规则》成为可能。

（二）高校的快速发展要求高校文书档案重新分类

高校内部体制改革，使《高等学校档案实体分类法》确立的分类单元和依据的“领域”本身已发生了变化。高校档案按领域范畴设置类目的档案实体分类法的出台是与当时以传统的手工管理为主的高校档案管理实际和高校当时的职能划分、党政、教学等管理实际相适应的，曾有效促进了高校档案管理的发展。但随着高校办学体制的不断转变、内部管理体制的不断改革，这些年来，作为分类单元和依据的“领域”、“职能”本身已发生了变化。况且这里的领域、职能本身就是一个大的框架，在具体分类工作中，很容易造成因人而异的现象。所以现实中就愈来愈多地出现同类档案形成于众多部门，一个部门形成不同门类档案的情况，从而使高校档案管理在实际的分类和立卷归口上再也无法按现行规范的既定标准来界定，其中表现尤为突出的是各类的综合类，经常出现“有类无档”或“有档无类”的现象，从而留下材料收集不全、归类不统一、查找难等隐患。另外，材料跨部门分类增加了兼职档案员分类组卷难度，最终使部门立卷愈来愈难以落实，转移到学校档案机构后，档案机构需重新整理，不仅增加了档案机构的工作量，造成重复劳动，更使部门整理组卷机制落空。新的《规则》是基于办公自动化和计算机档案管理的基础上的，许多高校现已安装运行了网络版档案软件，为部门网上归档提供了平台。笔者认为在集中管理文书档案的基础上，按新的《规则》对其采取年代——组织机构——保管期限三分法是切实可行的，不仅有利于部门归档、检索、查阅，更有利于科学整合文书档案资源。

三、高校文书档案管理改革之举措

（一）制定高校文书档案管理办法

综上所述，高校档案主管部门应组织力量尽快研究修订高校档案管理规范，统一规定高校执行新的《规则》。各高校要结合工作实际，科学变通地执行国家标准和高校行业规范，与时俱进地修订适合本校发展需要和档案管理发展趋势的高校文书档案分类整理规范。

1.调整高校档案分类方案，将分散于各类中的文书档案剥离出来，集中为文书大类与教学、科研、会计等档案并列为一级类目。在此基础上制定高校统一的文书档案分类方案，采取新规则中“年代——组织机构——保管期限”三分法对其再进行分类，结合8号令和高校实际，形成全面、详细、可操作的《高等学校文书档案分类方案》。

2.根据国家新《规则》制定《高校归档文件整理规程》，规范文书档案归档、整理等具体环节的工作程序、方法、步骤等。

（二）建立覆盖全校的档案网络系统

旨在“简化整理、深化检索、重在利用”的文书档案管理改革是以档案计算机管理网络系统运行为支撑的，因为只有实行部门网上归档、计算机管理与检索，归档文件一事一件的整理方法的优越性才能更充分展现出来，所以新的高校文书档案管理规范的出台和有效实施应以建立覆盖全校的档案系统为基础。

总之，以调整高校档案分类方案，实施《归档文件整理规则》等为主要内容的高校档案文书档案管理改革已成为国家文书档案改革和高校文书档案管理发展的迫切需要。作为信息、技术、人才集中的高校档案系统理应积极行动，通过宏观上科学有效的调整，微观上全面、快速实施，全面、科学整合高校文书档案资源，不断提高档案工作服务高等教育事业科学发展的能力与水平。

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G271

A

1672-0547（2010）01-0098-01

2009-09-20

汪小琴（1969—），女，安徽安庆人，安徽工业大学综合档案室副研究馆员。