用友ERP-U8软件实践教学常见问题解析

郭小芬 谢 歆

会计电算化是一门实践性较强的课程，非常注重实践教学。目前各高校会计电算化实践教学大多使用用友ERP-U8管理软件，由于学生未能正确地掌握操作步骤以及会计理论知识的欠缺，学生在上机实验中经常会遇到各种各样的问题，导致结果不正确或者实验无法继续进行。如何正确处理上机实验中出现的问题成为了学生能否正常进行实验的关键，本文结合自己多年的会计电算化实践教学经验，对在会计电算化实践教学中经常遇到的问题进行了总结和分析，并提出了解决问题的方法。

一、建立账套的时候，账套号错误

在会计电算化实践教学中，为防止学生互相拷贝抄袭，一般要求学生以自己的学号为账套号建立账套，有的学生在上机实验中建立账套后才发现建立的账套号与要求不符，不得不浪费时间重新建立账套。解决方法：先输出原账套生成两个文件UFDATA.BA_和UfErpAct.Lst，然后用记事本打开文件UfErpAct.Lst，如图1所示，在图1中第三行显示的是账套号信息，将图1中用椭圆标示出来的四个数字修改为自己的学号，然后保存所作的操作，再重新引入账套，那么账套号就变为自己的学号了。

二、设置了辅助核算的会计科目期初余额录入错误且无法调整

有些学生在对会计科目进行修改时，忘记了定义科目的辅助核算，在期初余额录入完毕后才发现，然后在没有删除该科目余额的情况下，直接将该科目设置了辅助核算，并再次录入了辅助核算项的期初余额，这样该科目的期初余额就变为了正确余额的两倍，导致期初余额试算不平衡。若不录入辅助核算项的期初余额，虽然期初余额试算平衡，但会导致凭证输入的错误和账簿生成的错误。解决方法：（1）删除辅助核算项的期初余额；（2）在会计科目设置中把该科目的辅助核算属性去掉；（3）在期初余额录入中将该科目原来输入的数据删除；（4）重新设置该科目的辅助核算属性；（6）在期初余额录入中正确录入该科目辅助核算项的期初余额。

三、在总账系统制单遇到应收账款或应付账款时，系统提示“不能使用应收（或应付）系统的受控科目”。

这是由于在设置会计科目时，应收（或应付）账款科目在添加客户（或供应商）往来辅助核算属性时，受控系统变成了应收（或应付）系统。解决方法：（1）进入会计科目修改窗口，把应收账款的受控系统修改为空即可；或者（2）执行总账系统菜单下的“设置”→“选项”命令，在“凭证”选项卡窗口选中“可以使用应收（或应付）受控科目”即可。

图1 账套号修改信息

四、进行出纳签字时，系统提示“没有符合条件的凭证”

出纳凭证涉及企业现金和银行存款的收入与支出，为了加强对货币资金的管理，出纳人员可以通过出纳签字功能对涉及“现金”或“银行存款”科目的凭证进行检查核对。不能进行出纳签字的原因主要有：（1）在对总账系统进行参数设置时，没有选中“出纳凭证必须经由出纳签字”这一选项；（2）混淆“出纳”和“出纳签字”的意义，没有给出纳人员赋予凭证“出纳签字”的权限；（3）没有指定科目，不能执行出纳签字的操作；（4）没有需要签字的凭证。对于上述原因，解决方法分别为：（1）在总账系统的“设置→选项→凭证”选项卡中，将凭证控制设置为“出纳凭证必须经由出纳签字”；（2）在系统管理的“权限→权限”窗口中，给出纳赋予凭证“出纳签字”的权限；（3）在“会计科目”设置窗口，执行“编辑→指定科目”命令，在指定科目窗口中将“现金总账科目”设置为“现金，“银行总账科目”设置为“银行存款；（4）弄清只有涉及到“现金”或“银行存款”科目的凭证才需要出纳签字，核实给出查找条件的会计期与要签字凭证的填制日期是否一致。

五、填制凭证时，屏幕上出现“日期不能超前建账日期”或“日期不能滞后系统日期”

“日期不能超前建账日期”警告的意思是，填制凭证时的业务日期跳到系统建账以前了，没有建账就处理业务，显然不符合逻辑。“日期不能滞后系统日期”警告的意思是，填制凭证时的业务日期超过了计算机系统日期（计算机主板上的CMOS时钟记录），到将来去处理业务，也不符合逻辑，因会计核算遵循历史成本原则，只能对已经发生的业务进行处理，不能对未来的业务进行核算。解决办法：对于第一种情况，如果凭证业务日期是正确的，系统建账日期错误，那么就重新建账，并正确设定总账启用日期；否则，修改凭证业务日期。对于第二种情况，如果凭证业务日期是正确的，必须先退出总账系统，更改计算机系统日期后重新登录总账系统，再填制凭证；否则，修改凭证业务日期。

六、凭证全部填制完毕后发现用错了制单人

在会计电算化实践教学中，为了使学生掌握财务软件的每个操作环节，所有的操作人员（包括账套主管、制单人员、审核人员、出纳人员等）的工作均由学生一人完成，所以经常会出现操作员错位的现象，譬如凭证全部填制完毕后发现用错了制单人。解决方法：在总账系统的“设置→选项→凭证”选项卡中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”，然后以正确的制单人身份注册登录总账系统，在填制凭证窗口对原制单人所填制凭证的某一数据进行假修改并保存，或者将原制单人填制的凭证全部作废，再恢复，那么凭证的制单人就自动改为当前的操作人员了。

七、项目核算内容错误

在进行项目目录设置时，往往会出现按要求增加了项目大类，但是在对该项目大类进行核算科目设置时却找不到相应的核算科目，或即使找到了并完成了后续的操作，但在填制凭证时，却出现了“此项目核算科目没有指定项目大类”的提示信息，并导致后面的操作进行不下去。没有要选择的核算科目是因为没有对所添加的项目大类相关科目定义“项目核算”的辅助核算属性。或者即使定义了但是在进行核算科目设置时，没有选择新增的项目大类，只是按照系统默认的状态在“现金流量项目”下选定了核算科目。解决方法：先在“会计科目”设置窗口检查相关科目是否有“项目核算”的辅助核算属性，没有则加上；然后执行“设置→编码档案→项目目录”命令，进入“项目档案”窗口，将错选在“现金流量项目”下的“核算科目”从“已选科目”转入“待选科目”，再选择项目大类为新增加的项目大类，然后重新进行选择，并点击确定“按钮”即可。

八、生成的期间损益结转凭证不正确

造成这种结果的原因是没有充分考虑到账务取数时的前后联系，账中取数不完整。譬如没有先执行自定义结转、对应结转、汇兑损益结转、销售成本结转等操作，或者即使执行了这些操作，但生成的相关凭证没有审核、记账，从而造成结转损益时相关损益类科目发生额错误。解决办法：补充进行相关操作，特别要注意的是对于前后有联系的转账业务，每生成完一张凭证，都要及时进行审核并记账，然后再次进行期间损益的结转。

九、账套备份后无法在目标文件夹中找到备份文件

目前各高校机房为了保护机器，防范病毒，通常都安装了硬盘还原卡保护C盘。因新建账套默认路径为C：U8SOFTAdmin，当重新启动计算机时，原有账套将被删除，这就需要在每节课下课前，学生都要把自己建立的账套输出到没加保护的磁盘中（如D盘）备份，或者是保存在自己的U盘上，下次课先将账套引入，再继续进行后续操作。有的学生上次课已通过账套输出功能进行了账套备份，但要引入时打开目标文件夹却发现是该文件夹是空的，这是因为在备份时，只是选中了目标文件夹，而没有将目标文件夹双击打开，备份数据并没有装入目标文件夹内，而是存放在其上一级文件夹中。解决方法：在原备份目标文件夹的上级文件夹中查找，可以找到原备份文件，再将其复制到目标文件夹中后执行引入账套的操作即可。