浅论高职院校图书馆的行政管理工作

王静君

(湖南大众传媒职业技术学院 图书馆，湖南 长沙 410100)

高职院校图书馆行政管理是高职院校图书馆整体管理的重要组成部分,是业务建设和读者工作的调控中枢,是全馆各项工作的重要保证。主要包括管理体制与管理结构的优化、管理职能及业务工作部门的建立、工作范围职责与权限的确定、各种规章制度的健全与完善、各项活动的组织与管理以及后勤服务等内容。高职院校图书馆行政管理要遵循图书馆工作的客观规律，依据管理工作的内容与程序，在图书馆系统最优化的条件下，充分利用基础资源，有效地实现其社会职能。

一、做好人的管理是图书馆行政管理的核心

邓小平同志曾指出:“所谓管理得好，主要是做好人的工作。”这一论断深刻地揭示了管理要以人为本的客观规律。因为人是最活跃，最积极的因素，物质资料是由人去掌握使用，只有把人管好了，物质资料才能发挥最佳效益。所谓管理，归根到底是对人的管理。而人管理的好坏直接影响着工作效益的高低。高职院校图书馆工作将关系到文献资源的开发利用和信息时效，关系到服务态度和服务质量，关系到图书的流通以及读者获取的信息和知识。因此，作为高职院校图书馆行政管理应以人的管理放在首位，以调动人的积极性、主动性、创造性作为管理的核心。首先要建立健全学习制度，坚持不懈地组织职工学习政治、时事。结合本馆的性质和特点，对职工进行职业道德的教育，使广大职工真正树立“读者至上，服务第一”的职业道德风范，自觉地弘扬职业道德，树立正确的人生观、世界观、价值观，并强化服务意识，使职工懂得恪守职业道德、认真履行岗位职责。其次，管理者要善于结合本馆的情况深入群众，注重调查研究，及时掌握职工的思想情况，解决职工的实际困难。

二、建立健全规章制度是图书馆行政管理科学化的重要方法

“没有规矩，不成方圆。”建立健全合理的规章制度是图书馆实行科学管理的重要依据，也是图书馆改进工作作风，提高工作效率，加强职工队伍建设的一项有效措施。高职院校图书馆是一项学术性、业务性、服务性很强的复杂劳动。图书馆要进行科学管理，必须根据图书馆自身工作的特点和发展规律，依法治馆，制定一套行之有效的规章制度，保证管理沿着科学化、规范化方向发展，使图书馆工作达到最佳状态，保证图书馆总任务和总目标的实现。图书馆完整的规章制度包括：馆、部、室的职责；各级管理者的权利与义务；会议制度：行政、业务及服务工作岗位要求；各岗位的工作细则，标准、条例；流通阅览、参考咨询、自动化手段规范以及规章制度的行政管理和督促执行、考核、考勤奖惩办法等。就我们湖南大众传媒职业技术学院图书馆来说，一直重视图书馆规章制度的制订和完善。废除了与图书馆科学发展不相适应的规章制度。2007年，随着我馆各项工作的深入发展，尤其是管理体制的改革，增开了电子阅览室后，我们对规章制度再一次进行增订，它不仅具有制约作用，同时还具有激励作用，使职工在工作中有章可循，成为管理的重要依据，并促使图书馆各项工作顺利地向预定的目标正常运行。总之，建立健全各项规章制度，对加强本馆的管理水平，提高职工队伍的整体素质和工作效率有着不可替代的重要作用。

三、严格经费管理是图书馆行政管理的重要内容

近年来，加大高职院校图书馆经费投入已越来越引起学校领导的重视，经费投入逐年递增。投入加大后如果管理不善，就会造成经费的浪费和流失。尤其我国目前经济还不够发达，制约图书馆发展的物质因素不可能在短时间内得到解决，图书馆经费都十分紧缺，特别是当前书刊价呈几倍甚至几十倍的增涨，加上电子资源出现的情况下，更要求行政管理工作发挥主导作用，运用管理手段使有限的经费最大限度地发挥作用。因此，行政管理中的经费管理应本着统筹兼顾、轻重缓急、确保效益等原则，有明确的指导思想，既要保证购书，又要优先业务建设，对每年的经费都必须合理分配，全面安排，特别是在购书经费的使用上。首先必须专款专用。严格按预算办事，不能与正常预算经费相互挤占挪用，确保采购计划的完成。其次必须有效地使用经费。要根据本校的任务、专业建设、藏书结构、读者对象及办学特色来确定收藏及采购原则，严把采购质量关。最后必须合理安排经费。每年的书刊订购，要结合本校专业设置，教师科研状况与学生培养方向及本馆经费状况确定本馆采购方针，以建立适合本校实际的藏书体系。同时要完善采购管理监督机制，重视订单的复审与新书的验收，尽可能地避免错购、重购和漏沟。对图书馆业务经费、办公费等也要进行科学管理和有效的使用，严格控制不必要开支。

四、加强自动化设备管理是提高图书馆行政管理效果的重要手段

在当今信息化、网络化的时代，加强对自动化设备的管理显得尤为重要，怎样才能把设备管理好，管理核心应有两点:一是培养和配置专职设备管理员，充分调动管理人员的积极性、主动性。管好用好设备，关键在人。如电子阅览室、馆网控制室等都须有专职人员负责系统的运行和维护，就我院图书馆而言，设备管理的规章制度正在不断完善之中。因此，培养一支精通计算机专业技术人员队伍至关重要。解决这个问题我们首先是积极选用人才。从外校或本校应届毕业生中选拔思想素质好，基础知识牢，动手能力强的计算机专业的应届毕业生；其次是对在职人员进行业务知识学习与培训。对在职人员分期分批进行培训与学习是提高专业技术人员业务的一个好途径；最后是在工作中边干边学。二是保证设备的完好率和提高设备利用率。首先要对设备进行科学化、标准化、规范化的管理。近几年来图书馆事业发展迅速，现代化建设、设施建设成绩显著。一套科学化、标准化、规范化的设备管理系统是维护图书馆正常有序工作的必要保障，同时也是图书馆管理软件中的重要组成部分。图书馆现代化的设备投入大，价格昂贵、种类繁多、设备精密，所以建立严格的管理制度，采取科学的管理方法是非常必要的。

五、优化读书环境是图书馆行政管理的重要特点

良好的环境，可以使一个人精神振奋，可以使一个群体士气高昂，可以使一个单位蒸蒸日上。优化馆内读书环境，不仅可以树立起图书馆良好的整体形象，而且可以在两个文明建设中发挥重要作用。[1]高职院校图书馆作为学校对外开放的重要窗口，一个政治、经济、文化、教育等综合水平的重要标志，环境的好坏直接影响着读者的心态，同时也影响着读者的数量。怎样为读者创造良好的学习环境，让成千上万的求知者在舒适的环境中认真学习，吸取精神的营养，受到文明的熏陶，收到更好的学习效果，是行政后勤工作的一项重要工作内容，也是图书馆工作的宗旨。因此，要舍得对图书馆行政管理工作的投入，逐步改善和优化环境。除此之外，首先，图书馆要营造一个健康向上的政治环境。运用橱窗、黑板报、演讲会、报告会、图书馆网站等形式，大力宣传图书馆，重点推荐新书、好书、电子资源，同时及时宣传社会上和本单位的好人好事及先进典型，以弘扬正气。其次，努力营造宽松和谐的人际环境。良好的人际关系环境，能促进各项工作的顺利开展。图书馆的人际关系处理不好，必将影响工作效率和服务质量的提高。

六、进行统筹协调是加强图书馆行政管理的重要方法

图书馆办公室是行政管理的中枢，是综合性的管理机构，是落实领导决策，沟通上下，联络左右，协调内外，完成上级组织交办事项，保障全馆工作正常运行的重要部门，也是图书馆的一个“窗口”、“门面”。 只有充分认识到它的重要地位性和作用，才能确保全馆行政管理工作的正常运转。办公室工作概括起来应做好三件事情：第一，参与政务。对于图书管重要工作，首先在领导决策前提供必要的信息、数据，提出可行性方案供领导选择，主动地为领导出谋划策。其次，当贯彻落实领导决策后，搞好组织协调和保障工作。办公室就要抓紧落实和搜集，了解在决策落实过程中的情况和意见，沟通各部门之间的密切联系，及时向领导反馈实施过程中的各种情况和意见。最后应把决策落实情况作综合性总结，及时向上级部门汇报，有的政务还应向全馆人员通报。第二，管好事务。馆长的日常工作很多，要及时处理的事情也较多。这要求馆办公室的人员必须主动积极地帮助馆长除了处理众多的例行日常事务外，而且还要处理各种临时性、突发性的事务，如公务接待、安全保卫检查等。第三，搞好服务。服务是贯穿办公室各项工作的主线，也是新时期工作的重心。当前，办公室工作人员要积极适应单位职能的转变，不断转变服务观念，把工作的重心与重点转移到为全局、为基层、为群众的服务上来。这里服务包括两方面的内容，一是馆内的服务工作，二是馆外的服务工作。而这些服务看起来是很一般的，甚至是“不起眼”的，但如做不好，就会影响职工的情绪，影响全馆工作的顺利进行，有的甚至会影响到图书馆队伍的稳定、团结，对外则影响高职院校的窗口形象。[2]就我院图书馆来说，没有设立图书馆办公室，而是根据自身特点和发展需要设立了综合部，统筹协调好图书馆的行政管理工作。

(责任编辑 远 扬)

[参考文献]

[1] 苏斌. 高职院校图书馆行政管理之我见[J]. 图书馆界，2003(3): 51-53.

[2] 白国应. 我与图书馆[J]. 图书馆界，2003(3): 60.