高职院校低值易耗品管理探析

彭国南



高职院校低值易耗品管理探析

彭国南

（漳州职业技术学院 总务处，福建 漳州 363000）

随着信息化办公以及职业技术的发展，职业院校的办公与教学的低值易耗品消耗较多，对这些易耗品的采购、保管与进出登记是提高使用效率，减少浪费的关键。但是，当前很多高校在这些低值易耗品的管理上比较随意，造成了学校财产的严重浪费。针对这种实际情况，结合各个高校在管理上的有效举措，进行了深入思考。

高职院校；易耗品；后勤管理；

低值易耗品是指一次性使用即消耗或不能复原的物质，如教学办公的纸笔耗材，实验活动中消耗的各种材料、燃料、试剂、面料、纱线等，以及容易破碎或消耗的物品如玻璃器皿、元件、零配件等。低值易耗品是高职院校办公、实验以及学生技能训练的物质基础，是高职院校资产的重要组成部分，应加强实验易耗品的科学化管理，提高管理人员的综合素质，充分发挥其效益，减少学校财产的流失[1]。随着市场体制的建立及办学规模的逐步扩大，及时、准确地从价值和实物形态上加强对易耗品的科学化管理，充分发挥其效益已成为高职院校管理工作的一个重要课题。

一、管理好低值易耗品的重要意义

对于高等职业院校来讲，培养的是有较强职业能力、实践能力的高等应用性人才，实验实训教学是培养学生实践能力的重要环节。由于对办公、实验以及技能训练所需要的易耗品的数量和品种的需求量逐年增加，因此，易耗品管理对于职业院校显得十分重要。

1.提高学校物资使用率

对于高职院校来讲，低值易耗品的消耗量较大，主要原因是使用过程中存在着采购与需求不吻合、使用浪费严重、库存保管不善等等问题，加强对低值易耗品的有效管理，可以提高易耗品的使用效率。从大的方面来讲，还有利于减少资源的浪费，培养学生的良好习惯，落实科学发展观，也是学校管理文化水平的反映。

2.有力地保障教学工作的正常开展

高职低值品数量大，品种多，型号杂，范围广，采购周期短，技术条件高，质量标准严，对物资供应的要求是时间急，计划变化快。在教学中，低值易耗品使用频繁、使用的人员多、损坏率极大、容易遗失，这样就形成时常购置，而实验中却是有物不能用、想用没有物的局面，严重地影响了实验教学的进程[2]。所以，对这些物资的精细管理，可以使这些物品的使用、库存情况一目了然，保证及时对物品进行补充，防止影响到教学工作的需要。

3.防止经济腐败行为的发生

物品的采购环节是腐败行为发生的高发地段，随着现代化办公方式以及高职实验技能训练的加强，低值易耗品的消耗量越来越大，但管理较不规范。同时，低值易耗品不仅仅是教学所需要的，而且其中大部分物资使用频繁。所以，低值易耗品的采购、登记、保管环节都存在着浑水摸鱼、徇私舞弊、贪赃腐败的可能，一些部门人员与供应商相互勾结，侵害学校的利益，滋生腐败行为。通过科学规范的手段对低值易耗品进行规范的制度化管理，进行规范、公开、公平、公正的采购制度，可以防止腐败行为的发生，还校园一片净土。

二、低值易耗品管理中存在的主要问题

从程序上讲，学校易耗品管理属于院系和后勤管理部门双重领导。在材料管理上，任课教师与部门人员依据计划填写耗材名称、数量等，汇总后交给后勤部门去购置、验收保管、领取耗材。但是在细节管理上尚有许多具体问题值得探讨，主要表现在以下几个方面：

1.物资耗材管理意识不够，随意性大

低值品由于涉及面广、品种繁多、单位价值小，许多单位往往重视不足、疏于管理。个别教师往往不能够提前提出计划，而是到用时才想到要购买实验材料，这样就造成了低值品采购的无计划性，使低值品的采购和管理处于无序状态，造成低值品管理困难[1]。加上在教学活动过程中，部分教师对学生要求低，学生的道德观念不强，不爱护公共财产，隐瞒损坏情况，库房的保管人员缺乏科学管理意识。老师与学生对于所缺物品随用随拿，使用完后随处放置，没有较好的规范管理制度，使得低值易耗品的管理尤为困难。

2.物资采购、登记管理不够规范

长久以来，低值易耗品重采购、轻管理，很多物品游离于审计范畴外，管理中常出现以下漏洞：采购过程虚报价格、以次充好、以旧冒新，冒领变卖现象时有发生[3]。由于对耗材的使用去向可管可不管或者干脆不管，领用或维修单据可有可无，资产便在这种松懈的管理中悄悄流失；即使对耗材的领用和维修有单据的，单据内容的真实性和必要性，设备维修的可行性，耗材的质量，也缺乏相应的监管，这种缺乏监管的后果必然滋生腐败。

3.缺少规范的管理监督机制

目前大部分高校的耗材采购存在多头管理现象，即由各耗材使用部门自行联系供货商，定期送货，按供货商报出的价格结算。有的单位实行集中采购，但因耗材市场管理的不规范和耗材品种、数量的复杂化，使集中采购也仅流于形式。如：后勤设备维修配件和耗材往往由后勤部门自行采购、保管和领用；实验设备耗材及维修配件通常由设备管理处或实验中心自行采购、保管和领用；各系部处室办公耗材由各部门自行采购再到财务处报销。对耗材使用的必要性和设备维修的可行性缺乏论证和监管，有既当运动员又当裁判员之嫌，这种管理模式存在很大的弊端。[4]

4.缺乏专业化的管理人员

由于受到传统习惯和思维的影响，绝大部分易耗品的管理都处于低级阶段。其中工作技术含量低，工作环境繁杂、琐碎、脏、乱、差，工作人员被视同于体力劳动岗位[5]。但是，随着办公自动化和网络的普及、数码电子产品的广泛应用、仓库管理软件的使用，对仓管素质的要求越来越高。要求能识别成千上万种低值易耗品相应的中英文名和各类技术参数；能填写各类单据；能操作电脑使用管理软件；能填报采购计划；还要具备管理能力；与各部门间协调能力。当前，很多高校的易耗品管理层次与人员都不符合要求。

三、加强低值易耗品管理对策

1.加强制度化管理

制度是保证规范管理的基础。学院要加强制定对易耗品进行管理的严格制度，从物品的计划、采购、入库、登记、领取、归还、报废、维修、补充等环节进行严格的、具有操作性的程序规定，保证每一个环节的合理性与规范性，防止漏洞的出现。制度的制定可以保证各部门在各自的职责范围内有章可循，出现问题有责任人、有处理依据。制度的落实要靠严格的登记制度作为保证，要建立完善的信息档案制度，对易耗品的每一个环节进行严格登记管理，包括名称、价钱、厂家、型号、购买日期以及保管人等，并经常查账核对。

2.加强信息化管理

随着计算机技术的快速发展，对低值设备进行网络化管理是管理方法和技术手段的革新。管理系统实现可以对全校各单位低值耐用品的信息化管理，建立了低值耐用品数据库。学校主管部门有一个终端用户，各部门有不同的子用户，通过用户名密码登录，各部门随时可以进行信息的查询、登记等功能。这种管理方式不但实现了对低值耐用品信息化、规范化管理，而且杜绝了管理中的一些漏洞，信息化管理又在很大程度上提高了工作效率，减少了人力物力的浪费。

3.建立高水平的管理队伍

在高职院校，实验室及设备管理人员等在学校中一直处于附属地位，人员不受重视。其实，随着信息技术的发展、高校职业技能训练、课堂教学实验的大力发展，高校相关的易耗品种类极为繁多，物品管理工作更为千头万绪，不仅会涉及到教学、管理、科学、研究、设备采购、仪器维修等很多方面，因此要具备多方面的综合能力和宽广的基本理论知识，并在一定理论基础上通过培养和实践训练形成应用知识的能力。所以，当前的物资管理人员的综合素质亟待提高，需要引进一些各个专业的相关毕业生人才，并从思想、管理等方面加强培训。

4.做好物品的采购工作

招标采购是易耗品管理中最重要的一环，在招标采购过程中有效的监督是做好招标采购工作的保证，可防范采购过程中的不正当行为，增加采购工作的透明度；而在管理过程中有效的监督则可防范资产的流失。有效的监督一方面是指制度的监督，要建立健全完善的招标采购制度；另一方面是民主的监督，建立学校招标采购监督机构，全面负责监督招标采购工作。当前，很多大宗的物资采购都受到了政府的有效监督，但是现阶段高校低值易耗品采购已具备了批量和规模的优势，但因低值易耗品零散的特殊性，除少部分相对集中的类别实行政府采购协议供货外，未纳入政府采购的由各高校参照政府采购程序进行招标采购。所以，学院应该严格组织招标，实施阳光采购。

5.减少库存，避免物资积压

库存积压看起来物资还在，但是其本身就占用了一部分资金，而且一些易耗品具有一定的保值期，积压就意味着损耗。所以，在低值易耗品管理过程中，要注意以下几条经验以防止积压问题：首先，采购人员经常通过计算机了解库存量，多与实验人员沟通，了解需求情况。其次，通用物品按上报计划的100~120%采购，专业性强或不常用的物品，要严格按计划采购。再次，采购来的物品在办理完入库手续后，通知领用人尽快领取，库存中有同类物品时，将新进物品替换库存，以避免过期、失效或挥发性药品的挥发。同时，出库时管理人员通过微机查询领用人上报的计划，严格按上报计划中的物品和数量出库。[6]对于一些化学试剂和指示剂等因计划不易控制而遗留下来的物品,，可能会造成一定程度的积压，采用定期清库并免费奉送给相关实验室的办法，避免物品的长期积压和浪费,也能为实验室解决一些实际问题。

6.加强教育培训，提高节能认识

在低值易耗品的使用中，要加强对教师与学生的教育以及对于管理人员的培训工作，这是提高使用效率的关键。首先，要坚强对管理人员的教育培训，让他们提高对制度的理解深度，熟练程序，建立严格按照制度执行的意识；其次，要加强对教师的教育，让他们学会如何配合管理部门科学地使用易耗品，如何避免浪费等；再次，要坚强对学生的教育，让学生养成一个良好的物品使用习惯，这不仅有利于节约物资，也是对学生进行良好行为和道德认识的渠道。

实践证明，只要我们努力去挖掘低值易耗品采购供应与管理过程好的管理方法和经验，就能不断提高我们的服务质量、工作效率和管理水平，就能把我们的工作做得更好。

[1]韩茹.如何加强高职院校实验实训室材料和低值品管理[J].现代企业文化：理论版,2009(8):44-45.

[2]梁晓锋，刘科财．高校低值易耗品管理的问题与对策[J].科技信息,2008(31):569.

[3]赵小虎，浅论高校低值易耗品的采购与管理[J].中国现代教育装备,2009(15):13-15.

[4]胡静涛.试议高校低值易耗品监控体系[J].广西工学院学报,2006增刊:174-175 .

[5]李昌娅.浅谈加强高校教学仪器中低值易耗品的管理[J].桂林师范高等专科学校学报,2003(3):40-41.

Study on Management of Consumables in Vocational Colleges

PENG Guo-nan

(General Office in Zhangzhou Institute of Technology ,Fujian ,363000,China)

With the development of office informationization and vocational schools, more and more consumables are used in the teaching and offices . The stock、storage and in-out registration of the consumables is key to improve efficiency and reduce waste. However, the optional management of these consumables in colleges and universities is causing a serious waste of school property. This paper makes in-depth thinking of it, aiming at the reality and combining the effective measures of various universities .

vocational; consumables;Logistics Management

2010－08－10

彭国南（1970－），男，福建泉州人，高级讲师。

G718.5

A

1673-1417（2010）03-0127-03