社区卫生服务机构档案管理工作存在的问题及对策

李秀

医院档案是医院管理工作的凭证,是医疗科学研究的基础和条件,是医院进行宣传教育的生动教材[1]。因此,加强医院档案管理,充分发挥其利用价值,对推进医院建设具有极为重要的现实意义。社区卫生服务机构作为医疗体系的底座,实实在在地方便了病患,缓解了大医院的压力,合理分配了医药资源。当前,我国的社区医疗体系建设正处于起步阶段,社区卫生服务机构档案的管理条件落后、管理水平低下、管理意识淡薄,这些都严重影响了社区卫生服务中心(站)的进一步发展。本文对社区卫生服务机构中档案管理工作存在问题进行归纳,并提出对策。

1 社区卫生服务机构档案管理中存在的问题

1.1 档案综合管理意识淡薄

医疗卫生机构中各类档案材料的形成与完善,涉及到社区卫生服务中心(站)的各个部门,这就要求档案的专项负责或兼管人员能按要求处理并完成有关材料的收集、整理[2]。但由于社区卫生服务机构对档案管理工作重视程度不够,大多缺乏专项管理人员(多为兼职管理者),使材料合成过程持续时间长,从而出现档案材料缺失、混乱或形成不规范材料等现象,同时也容易导致档案材料遗漏、遗失[3]。另外,在各社区卫生服务机构的档案管理中,重病历档案、轻其他档案也是普通存在的现象。近年来,病案作为最基本的医疗信息,为医疗机构的诊疗、科研、教学、管理,以及处理医疗纠纷、保险、伤残事故、民事及刑事案件等方面发挥了重要效用,因此医疗机构对此能及时收集、整理、归档和利用,保管得完好无损。但对文书档案、设备档案、科研档案等其他档案的管理和利用,则远远跟不上时代要求。

1.2 档案管理制度不健全

社区医疗服务机构的管理中,有医疗制度,护理制度,药品进、销、存制度,财务制度等,但大多数社区卫生服务中心(站)却没有档案管理制度。因此,造成档案管理职能不明确,没有档案管理的统一性,没有把档案管理同社区卫生服务机构的发展相联系,一些资料收集不完整,使医疗机构的一些珍贵的历史资料散失[4]。

1.3 档案管理人员的专业素质参差不齐

目前,大多数社区卫生服务机构没有专业的档案管理人员,很多人原来不是学习档案管理专业,而是从行政、护理、医疗等部门调过来兼管档案管理工作的,因此造成档案管理人员队伍专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐。有调查显示,多数社区卫生服务机构档案管理者的学历偏低、知识结构不合理、现代档案管理科学知识贫乏。这些情况已不适应信息时代档案事业的发展,档案管理人员的素质直接影响档案管理水平[5]。在社区卫生服务机构的人才培养中,领导者一般多重视医疗技术人员素质的提高和继续教育,对档案管理人员的素质提高和教育没有纳入计划和要求,许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力。

缺乏服务主动性是档案管理人员业务素养缺失的表现之一[6]。长期以来,社区卫生服务机构中,档案管理工作普通存在的知识陈旧单一、整体素质不高、专业人员配备不合理等现象,从而导致了档案管理人员整体缺乏内在工作动力和提高自身素质的要求。

1.4 档案管理设备陈旧,缺乏科学性

纵观社会发展,计算机及网络技术的广泛应用,电子文件的产生和无纸化办公的出现,已对手工检索、“组卷”归档等传统方法提出了挑战。而社区卫生服务中心(站)因受客观因素的制约,对档案管理工作投入有限,大部分社区卫生服务机构的档案仍采用传统手工组卷方法,在档案管理的保管、保护、利用等方面均欠科学合理[7]。

2 改进社区卫生服务机构档案管理的措施

随着社区规模的扩大、人口流动性的增多,社区卫生服务中心(站)的预防保健任务越来越重、需要治疗的疾病越来越复杂。落后的档案管理已成为社区卫生服务机构发展的瓶颈,因此,社区卫生服务中心(站)必须正视现实、调整档案管理思路、改进档案管理方法,以应对新形势对基层医疗机构档案管理的要求。

2.1 增强档案管理意识

档案作为记录和承载单位的历史记录,是单位发展不可或缺的信息资源[8]。增强社区卫生服务机构卫生人员的档案管理意识,特别是领导干部的档案管理意识,是做好档案管理工作的重要保证,要把档案管理同医疗机构的发展和业务建设同步规划,大力宣传《档案法》精神,使社区卫生服务机构领导干部和广大医务工作者认识到档案是不可再生的宝贵信息资源,是医院发展的财富。认识到档案与自己的工作、生活息息相关,只有这样才能使档案管理工作顺利开展[9]。

2.2 建立健全规章制度

健全的规章制度是档案管理的关键[10]。社区卫生服务中心(站)要结合自身特点,依据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等相关法律、法规,规范病案记录、护理日记及专业人员业务报告,建立各类台账,完善档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁保密、库房管理制度,使档案工作各个环节的运行有章可循。

2.3 提高档案管理人员素质

对社区卫生服务机构来说,提高档案管理人员素质是一件刻不容缓的事。医院领导要把提高档案管理人员素质与医院的建设发展同步规划[11]。现有档案管理人员要注重自身专业知识的提高,通过参加各种形式的学习、培训来增长自身的专业知识,这样才能更好地做好档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作;才能使档案更好地为社区卫生服务机构改革、建设、发展服务,为社会主义经济建设和构建和谐社会服务。

2.4 加大投入,为提高档案管理工作提供物质保障

“工欲善其事,必先利其器”,档案管理工作的提高,要有一定的手段才能实现。随着时代的进步、科技的发展,传统的档案管理模式已不能满足医院的需求。只有档案管理的数字化,才能为规范化医院管理提供便捷的服务,才能有效开发及利用档案资源,为决策者更全面、多方位地提供客观信息资料[12]。政府应根据实际条件,加大对基层医疗机构档案管理工作的投入,为档案管理工作配备较先进的技术设备,促使档案管理逐步从传统的手工、经验管理向现代化的科学管理迈进,并应用经济、法律、行政等综合手段,从整体上促进档案工作管理水平的提高。

总之,档案的科学管理应成为社区卫生服务机构日常工作的一部分,档案工作要成为加快社区医疗管理、加快改革步伐的纽带。要提高预测服务与咨询服务能力,除医院领导的重视和支持外,档案工作人员必须要有敬业爱岗及开拓进取精神,认真做好搜集、整理、分类、检索和研究工作,使档案更好地为社区卫生服务机构的建设和发展服务。

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