高校图书馆中文图书采购招标质量控制研究

李大林

关键词:高校图书馆;中文图书;采购招标;采访模式;质量控制

摘 要:高校图书馆采用公开招标形式采购中文图书,规范了图书购买市场、节约了图书购书经费、也提升了采访工作效率。但也使得图书馆难以入藏部分有特色的、优质的、专业的图书,一定程度上影响了图书馆的馆藏质量。本文分析了招标采购方式对中文图书采访质量的影响情况,并从科学的组织招标、获得完善的书目信息、改变传统的采访模式等方面探讨了对中文图书采访质量进行控制的措施。

中图分类号:G253.1文献标识码:A 文章编号:1003-1588(2009)04-0086-03

中文图书采访是高校图书馆馆藏建设中的重要组成部分,是图书馆工作的基础和核心环节,中文图书采访的质量直接影响着馆藏资源建设的质量。随着图书市场的繁荣发展,发行渠道的增多,高校中文图书采购大都采用了招标形式,这给图书馆图书采访工作带来了一系列的变化。招标采购可使图书馆充分利用市场竞争的激励机制,在节约图书采购经费的同时,得到较高水平的服务。但中间商从自身利益出发,使得书目信息不完整、不准确,不从出版社订购那些利润低而图书馆又需要的特色的、优质的、专业的图书,从而严重影响了图书采访的质量和馆藏质量。如何确保高校中文图书的采访质量,使图书采购经费得到充分的利用,是当前高校图书馆应重点研究的课题之一。

1 采购招标对中文图书采访质量的影响

招标委员会是由学校招标办组织的有学校领导、图书馆领导、财务和纪检部门领导组成的机构。由于评标专家对图书馆运作缺乏较深入的了解,容易出现低价中标的现象。供应商是以盈利为目的,对一些大宗的、利润较大的订单,他们会积极地去做,而对一些小宗的书单,利润较少的,就不想做甚至不做。从而对中文图书的采访质量造成了不利的影响。

1.1 书目信息不完整、不准确

全国每年出版的新书在10余万种,任何一个供应商都不可能提供完整的书目信息。加之有些供应商出于利益考虑向图书馆推荐、供应积压图书,而对那些质量高、利益较少的图书,不向图书馆提供书目及信息。即使提供图书的开本、内容、读者对象等信息,往往也是不完整、不准确的,使得图书到馆时才发现所订图书不符合馆藏要求。有些出版信息中途发生了改变,致使实际到书时重要的采访信息如书名、ISBN、价格等与征订时有所不同,也给采访和验收工作带来不便。

1.2 特色、优质、专业性强的图书难以入藏

图书馆急需的特色藏书,是图书馆采购的重点之一。此类图书的采购具有一定的特殊性,一般由特定图书供应商为图书馆供货,而这些供应商往往由于综合实力欠佳等原因,中标机会甚微,这在一定程度上给图书馆采购急需的特色图书带来了困难。

对于出版发行量小的专著等出版物,供应商从出版社进货时的价格有可能高于中标价格,他们在利益驱动下,有可能以各种理由拒绝配送该类图书[1]。即使是现场采购,展厅所陈列的图书也是供应商根据市场的销售情况所选定的,以销售营利为基本目的。如此就有可能无法采购到符合需求的专业性强的图书。

1.3 到书率低、时效性差

由于招投标制度的不健全和经验的缺乏,致使某些供应商在投标时以价格优势中标,这样就没有足够的经费维持其正常的运作,其结果是简化服务流程,或者仅提供高折扣的图书。部分质优价高的科技类图书、优秀出版社的图书,在招标后因价格的原因迟迟不能到货,影响图书馆的到书率。

在图书提供过程中,还有的供应商故意拖延图书到达时间,其原因是他们从出版社拿到的图书折扣,是随着图书出版的周期逐渐递增的。因此,一些时效性强的计算机类、考试类图书,半年甚至更长时间后才能到馆,使藏书质量和时效性均受到影响。

2 中文图书采访质量控制措施

2.1 科学的组织招标

中文图书的采购招标,与一般设备物资的采购招标不同。图书采购具有采购品种多、单个品种数量少的特点,且采购任务是持续的、分批次进行的,不可能一次完成。因此,建议招标周期为2～3年比较合理。

2.1.1 组建合理的招标委员会

学校的招标小组一般由招标办和相关职能部门负责组织,招标委员会对图书馆这一特殊招标方式理解得不是太透彻。专家较多地考虑供应商的优惠幅度,对其他服务考虑则较少,容易造成图书质量的下降。因此,在图书采购的招标过程中,图书馆资源建设人员、采访工作人员必须参加,且不得少于成员总数的2/3。

2.1.2 采用合适的招标方式

仅采用公开招标的方式,有可能导致实力较弱的供应商采取恶性竞争的方式参与到招标工作中来,从而给图书馆采购工作带来负面影响。采用邀请招标的方式就可以有效地避免这一现象的产生。因为在邀请招标中,图书馆已经做了大量前期准备工作,对参与招标活动的供应商有所了解,将不符合本馆中文图书采购需求的供应商排除在招标范围之内,确保参与投标的供应商能满足图书馆采购需要,而最终的中标供应商也都能提供符合本馆需求的采购服务[2]。

2.1.3 实行滚动招标方式

高校图书馆购书量大、品种多,任何一家供应商都是难以满足的。加之图书馆文献采购对连续性供货的要求,这就需要确定5~6家实力强的图书供应商来参与图书采购。为了保证馆藏资源建设质量和图书馆工作的连续性,有必要实行滚动招标方式进行图书采购。即从上次中标的供应商中确定1~2家直接滚动到下一周期作为图书馆的供应商,而其余份额则通过公开招标方式另行确定[3]。

2.1.4 避免过度低价中标现象

影响图书折扣的因素是多方面的,装帧、用纸及印数、畅销书与滞销书等,都可以在价格的折扣上有着不同的体现。高校图书馆收藏的专业性强的图书,出版发行量很小,折扣空间也很小,笼统地规定一个最低标的,给图书馆实际购书和订到率会带来不利影响。

评标人员不能盲目地看待折扣。如果仅把购书折扣作为重要的选择指标,而不考虑图书质量、到书时间、到书率及其他服务,那将顾此失彼。实行采购招标的主要目的是,选择最合适的代理商,购来最有价值的图书。因此,对折扣应该规范在一个合理的范围,提供一个平均折扣。

2.1.5 只招资格标

图书采购不是一次性的行为,招标时不可能像采购其它设备物资一样提供具体的采购清单,它仅提供学科专业目录,也就是说采购的是“非固定标的物”,它只能按时间段或年度、图书采购总码洋进行控制。招标只是确定中间商的供货资格,招的是“资格标”。至于具体的购买品种需视当年的出版情况而定[4]。供应商的数量应根据具体情况选择3～5家较为合适。

2.2 多渠道获得出版信息和书目信息

采访人员必须密切关注出版发行动态,通过各种渠道收集出版信息,主要有以下渠道:(1)电子书目。根据供应商实力,有针对性的从中标的供应商网站上下载电子书目。(2)通过书市、图书展销会、订货会等现场收集书目信息。(3)根据馆藏特色,有针对性的与大型、对口出版社直接联系,索取最新出版信息。(4)传统书目报和出版社提供的纸版书目。

2.3 书目订购与现场采购相结合

通过图书馆配商书目订购和现购图书是高校图书馆中文图书采访的主要方式。现购图书到书率和到书的速度都有保证,对于现采无法满足需要的图书,只能利用收集的各种书目信息进行书目订购。

以书目订购为主,现采为辅,两种方式优势互补。同时,现场采购不仅使采访人员能及时了解市场形势,切身感受图书文化潮流,准确把握图书出版动态,而且能直接翻阅图书,了解主要内容,从而提高图书采购的准确性。

2.4 多种采访模式作为补充

2.4.1 在线采选

在线采选也称网络采选,是图书采访人员以计算机为工具,以网络为平台,以数字化出版信息为工作对象的一种中文图书采选方式[5]。

随着网络技术的不断发展,电子商务开始应用于图书采购领域。由于网上书店具有快捷方便、信息量大、书目信息提供比较详细等优点,使得采购人员可以足不出户就能了解到所需图书的概貌。网上书店所提供的书讯品种数量多、品种全、检索便捷,可以通过网上图书订购作为购书的补充渠道,特别是绝版图书,多卷书的补卷,十分有效。

2.4.2 自主采购

各高校都有其重点专业、特色专业,由于自身学科设置所限,某些专业图书选择范围较为狭窄。此类图书可选择与专业有关的出版社直接合作,保证相关专业出版社提供全品种书目,避免供应商提供书目的不完整。

图书馆不通过中标的供应商,每年在预算的采购经费中划出一部分,如总经费的1/4～1/3,直接与出版社联系购买图书。根据本校所设学科、专业的具体情况,选择若干个实力强、信誉好、出版方向与本校专业对口、学术层次和质量较高的专业出版社作为长期合作伙伴。

2.4.3 集团采购

集团采购是近年来兴起的一种新的采购方式,是指若干个图书馆联合起来,组建购买集团,同供应商进行价格、质量、服务等方面的谈判。参加集团购买的图书馆可以节省采购经费,降低同卖方谈判的成本而获得更多的利益[6]。对于大众化的图书,可以尝试采用此种采购方式。

2.5 动员全员采访

由于图书出版市场高速发展,出版发行形式与方法的多元化、图书内容学科的多样性、图书信息来源分散性等,决定了仅依靠图书采访人员很难完全承担所有的图书采访任务。而且任何一位采访人员都会由于的知识和视野的局限性,不可能对学校各个专业设置的课程都有较深入的了解,必然需要其他相关人员提供足够的相关信息才能有针对性地进行图书采购。

2.5.1 专家选书制度

学科带头人、骨干教师对本学科的规划、发展方向比较了解,对学科发展具有超前意识。采访人员定期、不定期将图书订购书目送发至各相关部门,请专家挑选书目,最后由图书采访人员进行汇总、整理、订购。

2.5.2 教师现采与购买

组织专题书目请相关学科的教师选订,组织教师参加各种类型书展进行图书现采,也可委托有机会接触这些资料的教师,利用出差、参加学术交流会的机会随时购买。

2.5.3 读者推荐与选订

在图书馆主页上设立图书推荐专栏,书目信息定期放到图书馆专栏上,读者可参与推荐选择图书。图书馆各部门工作人员要随时了解读者需求,并将有关信息传达采访人员。

2.5.4 学科馆员参与采访

学科馆员能利用自己的专业知识很好的与对口学院的师生进行沟通,做好资源需求的动态调查和统计,收集读者订购书目的建议。学科馆员参与图书采访是非常有效的手段。

2.6 努力提高采访馆员的综合素质

图书采访工作是一项学术性很强的工作,需要采访人员有较高的业务素质和职业道德素养,还要有良好的采访意识。要根据本馆的资源建设要求,及时了解本馆所在地区的经济发展、社会发展、文化特色或所属学校的教学或科研情况,关注本馆所在地区或学校的发展动态。

采访人员必须具有良好的敬业精神,热爱自己的工作。坚决按图书采访的原则办事,廉洁奉公、团结协作,不以个人喜好或关系来对供应商,不收受礼品礼金等。

3 结语

中文图书的采购招标有利于图书市场的良性竞争,供应商与学校都获得了利益,可以使采购经费得到充分有效的应用,是高校图书馆中文图书采购的必然趋势。但是,由于经验不足和客观条件的限制等,对中文图书采访质量的确有一定影响,究其主要原因是过度低价中标所致。为此,高校必须总结经验,加强组织招标、科学招标,避免过度低价中标现象出现。同时图书馆还要制定合理的长远规划和短期采购计划,科学运用各种采购模式优势互补,针对出现的问题,及时采取补救措施。如此,才能确保高校图书馆中文图书采访工作的质量,更好地为学校的教学、科研服务。

参考文献:

[1] 高静萍,陶栋材,苏帕莎.关于高校图书馆文献采购招标的思考[J].高校图书馆工作,2007,(27).

[2] 储济明.图书馆中文图书招标采购研究[J].现代情报,2007,(10).

[3] 陈喜红.高校图书馆文献招标采购探讨[J].情报探索,2007,(12).

[4] 李韵.中文图书采购招标、评标中应注意的几个问题[J].图书馆建设,2007,(5).

[5] 庞丽川.中文图书在线采选与传统采选模式的比较分析[J].图书馆工作与研究,2007,(3).

[6] 张建中.关于中文图书采购多样化的思考[J].图书馆理论与实践,2008,(2).