网络环境下院系资料室的建设与管理

杨胜英

关键词:图书馆;资料室;管理

摘 要:本文从院系资料室的正确定位,学科专业建设与服务,数字化建设与现代化管理,管理人员素质的提高,服务内容、服务方式、服务水平的拓展、创新及提高,院系资料室与图书馆的协作等方面阐述了如何在网络环境下加强院系资料室的建设与管理,为师生提供更好的服务。

中图分类号:G258.6文献标识码:A 文章编号:1003-1588(2009)04-0013-03

高校院系资料室作为为院系教学、科研人员提供资料及情报服务的基层机构,是校级图书馆的补充和延伸,在高校的教学和科研中做出了巨大贡献。资料室的工作是根据教学科研的需要,通过收集、整理、保存和利用与专业有关的资料,为教师的教学和科研服务,帮助教师解决教学和科研中的疑难问题。高校院系资料室的建设和发展是高校学科建设和科研的基础和保障,健全和完善院系图书资料室的管理与建设体系,能大大提高教学质量和科研水平,有效促进高等学校的全面发展。一直以来,由于对院系资料室作用与功能的定位认识不够深入,导致在校图书馆和院系资料室的建设与管理中不同程度地存在着混淆不清、角色混乱、重复服务、效率低下等问题。随着高等教育和互联网的迅猛发展,院系资料室面临前所未有的挑战。如何在网络环境下构建专业特色的院系资料室,为师生提供更好的信息服务,已成为院系资料室需要解决的迫切问题。

1 正确定位,突出学科专业建设和服务

校图书馆与院系资料室两者的性质和任务基本相同,但又有一些差异。院系资料室服务对象是专业课教师以及少量研究生,主要功能是为教师从事专业课程教学与研究提供必要的背景资料,为学科建设、专业建设与课程建设提供系统的参考资料。院系资料室作为教学科研服务的第一线,对院系的教学和科研活动介入更深,更贴近广大教师和科研人员,因此,应将院系资料室建设成院系学科、专业建设的文献信息中心。

院系资料室作为以校图书馆为中枢的全校文献信息系统的“末梢”,应围绕院系学科专业建设及文献信息资源的供应定位,与院系主干课程相配套,收集保管的文献信息资源应与本学科紧密结合,也就是说高校院系资料室的藏书建设应以本单位的重点学科和重点专业为中心,着力突出专业特色,最大限度地满足本院系师生的需要。因此,高校院系资料室不仅要系统收藏专业文献资料,所收藏的文献要具有学术性和权威性,还应重视收集信息量大、参考价值高和不易获取的内部文献资料。在订购图书资料时,要征求教师意见,使资料室的藏书建设具有突出的专业特色,且利用价值高。另外,要注意收藏国内外学者来校讲学赠送的图书资料,教师出访讲学带回的图书资料,各种学术会议的论文资料,研究生的学位论文以及院系师生撰写的论著。院系资料室应注意开展内部文献的交换工作以补充特色藏书,获取专业对口、学术价值较高的非正式出版物,如科研报告、会议文献、论文集及其它内部专业资料等,形成资料室的藏书特色。

2 加强数字化建设,促进管理现代化

目前,院系资料室都存在自动化设备落后、技术人员短缺等问题,大部分信息采用的是手工处理,信息资料的贮存和传输仍未电子化,直接影响到信息资源的开发与利用。因此,应从以下两个方面加强院系资料室的数字化建设,促进管理的现代化。

2.1 加大硬件及软件投入

院系资料室除争取资金购置计算机、扫描仪、打印机等现代化设备外,还应根据图书馆系统的功能和资料室工作的需要,由网络技术人员精心选择和购买相关软件,如书刊采购子系统、编目和联合目录子系统、连续出版物管理子系统、流通子系统、检索查询子系统等。高校院系资料室要借助现代设备及技术对信息资源进行深度的分析和重组,开发有针对性、收录范围明确的特色数据库。院系资料室可根据本专业的教学、科研计划所承担的相应的专业课题,进行专业化的搜集、整理和加工,并做出目录清晰、结构合理、内容新颖、具有专业特色的网页或网址。根据网络信息的变化,定期对数据库内容进行更新,保证为教学、科研提供源源不断的最新信息。还可将资料室数据库中的信息资源与图书馆的信息资料在校园网上并网运行,从而使全校的师生都能获取自己所需要的情报资料,真正实现校内信息资源共享。

2.2 建设电子阅览室

首先,要加强电子出版物的采集。采集时既要明确采集方针,又要对电子出版物本身的质量、运行的硬件环境有较系统的了解,同时也应了解读者的需求,使电子出版物与其他类型的文献之间实现内容和功能上的互补。在制订科学化、规范化并具有本学科专业特色的采购原则的同时,对于多媒体教学光盘的采集,应根据教学及读者阅读需要进行。其次,改进电子阅览室管理,建立各项规章制度,规范包括读者入室与上机上网规则、安全操作与病毒防治等行为。针对管理人员的职责应包括电子阅览室的开放时间、工作态度、对计算机软件硬件的正确使用、正常维护及保养,帮助和引导读者正确使用计算机系统,以免造成软件的破坏和数据的丢失。制度必须严格遵守,管理人员必须按章办事,防止各种故障及隐患发生,并坚持做好工作日志。同时院系领导要经常督促、检查和落实各种具体规章制度的执行情况,发现问题及时处理,确保电子阅览室的正常运转。

3提高管理人员的素质

长期以来,院系领导对资料室重视不够,往往把既不熟悉资料室业务,又缺乏学科专业知识的人员安排到资料室,导致资料人员队伍的整体素质偏低。实际上,专业资料工作要求资料员既要有学科专业知识,又要有图书情报专业知识,还要有现代化工作能力。但是现在院系资料室的多数工作人员,缺乏上述知识和能力。所以,提高院系资料室人员的素质是非常急迫的。

3.1 加强信息知识和现代化技术的培训

在网络环境和信息化时代,收集、传递知识和信息的资料室人员角色,已经由资料管理员向知识和信息导航员转化。院系资料室工作人员,不能仅仅局限于印刷品的采集、整理、收藏、借阅等传统性的操作管理上,还要能利用现代化的信息技术进行自动化管理,在网上搜集、查询和交流情报信息。只有这样,在进行文献信息服务时,才能为本院系教师、研究生提供急需的文献信息资料。但是,目前资料员中真正掌握信息技术,能熟练地操作和运用计算机在网上检索、查询和开发利用信息资源的人才严重缺乏。因此,学校、院系必须制订相应的培训政策和规划,举办资料员信息知识和现代化技术培训班,有计划地对他们进行在职培训。如让他们参加计算机技术培训班、网络技术培训班、数据库建设培训班,或请计算机专家举办讲座,也可为他们提供进修机会或组织他们参观学习,使他们了解和掌握能满足工作需要的计算机和网络应用技能,扩充他们的知识,提高他们的综合素质,为教学和科研“快、准、精”地提供文献信息服务,从而充分发挥专业资料室的功能。

3.2 加强文化、科技专业知识的学习

21世纪是知识信息爆炸的时代,院系资料室不仅要对在日常的借阅过程中完成学科专业基本层次的功能服务,还应具有高层次的服务功能,即服务于本学科专业知识的深化、更新及学术研究。这就要求资料员不但要有坚实的文化基础,而且要有扎实的专业知识,对学科有相当的了解甚至精通,掌握学科的发展动态、研究进展、学术创新,为教学和科研提供高效、针对性强、专业化的服务。因此,要鼓励资料员积极参加在职学位教育、业余学历教育或通过自学对现有知识进行补充、扩展和更新,提高自身文化素质和业务水平。资料人员要珍惜学习时间,结合自己的实际工作需要,在实践中学习,了解和掌握全新的、学科发展前沿的专业知识和最新的文献信息服务技能,成为所在院系教学和科研的信息导航员。另外,在尽可能的条件下,了解本院系教师、科研人员的教学科研动态,了解教学计划、科研项目、编写教材、课程设计等情况,提前做好准备,以便对信息进行有选择的深层次加工整理,为科研人员提供具有科学性和创造性的知识服务。

3.3 聘用专业知识人员

长期以来,人们思想认识的偏差和管理体制的弊端,许多院系资料室成了安置“老、弱、病、残”和剩余人员的基地。大部分资料室人员是“半路改行”,很难适应计算机自动化管理的需要。随着我国高等教育事业的发展,具有专业知识的人员正在被聘用到教学和科研管理队伍中来,改变了高校院系教学和科研管理队伍的人员结构,提高了教学和科研管理水平。而资料室是高校中为教学和科研服务的学术性服务机构,也应该逐步引入具有本院系学科知识的人员。高校有关部门要重视资料室工作,提高资料人员的社会地位,营造一个较好的工作环境和氛围,吸引并聘用具有专业知识的人员到资料室工作,在短时间内提高资料人员队伍的专业化和现代化,实现院系资料室的功能目标。

4 拓展服务内容、创新服务方式、提高服务水平

网络环境下院系资料室的服务对象的需求发生了重大变化,无论从范围、水平还是时效性和方式等方面都有了更高的要求。因此,在网络环境下,资料室应改变以收藏和单一借还的服务工作现状,从过去的被动服务变为主动服务。

4.1 从单纯的藏书和借阅业务转向信息导航服务

在网络环境下,师生虽然可以直接上网查找所需要的信息,但面对信息量的“爆炸式”增长,要想找到深层次、多元化的信息,需要花费相当多的时间与精力。因而资料室可以根据本专业的需要,通过多种途径去查找大量专业性、基础性的信息资料,对找到的资料进行筛选、归类整理并及时加以宣传报导,编制专题性文摘、索引,开展科研课题查询、检索等服务,使读者能最快获得新的教学和科研信息。资料室人员应注意网络信息资源的发现报道,把跟踪并捕捉到的最新发现或最新科研成果进行宣传介绍,使广大师生及时了解专业学科的最新动态,实现推荐性导航服务。资料室人员应注重网络常用资源的导航,资料室要根据自身的条件和院系学科及科研特色在网络上搜寻、挖掘一些专业学科的信息资源,进行有效的加工整理,使之有序化并通过对其分类、标引等为用户提供查询服务,提高服务效率。

4.2 从被动服务转向专题跟踪服务

虽然现代信息技术和网络为用户查询信息带来了极大方便,但由于信息数量大,种类多,用户要在众多的信息中准确、全面地查询某一专题的信息并不容易。院系资料室根据本院系的学科特色和科研方向,有计划、有目的、有重点地选择学术价值高、信息量大的文献资料,开展深入的情报研究,全面、完整、系统地开发具有院系学科专业特色的信息,最大限度地满足教学和科研的情报需要。开展定题服务,为教师和科研人员的科研立项、课题查新、课题跟踪服务,使院系资料室具有为学科带头人、学科建设、重点科研项目、高层次科研管理等提供情报资料和咨询服务的功能,使单纯的信息服务变为信息资源的管理和研究工作的参与者。这样既发挥了资料人员在教学和科研中的作用,又能达到提高院系信息资料人员情报检索能力和研究分析理论水平,充分发挥图书资料在教学科研中的能动作用。

5 加强与图书馆的协作与协调,实现文献资源的共建共享

根据教育部最新颁布的《普通高校图书馆工作规程》中的有关规定,高校院系资料室是学校图书情报系统的组成部分,院系资料室行政上归院系管理,但在业务工作和资源配置上接受学校图书馆的指导与协调。因此二者之间的协作、协调就非常重要。为确保图书馆与院系之间的协调,实现文献资源的共建共享,更好地为学科与专业建设服务,院系资料室与图书馆应做到以下几点:第一是藏书协调。由于图书馆和资料室面对的读者范围和对象不同,藏书层次应有所不同,各有侧重。图书馆藏书要兼顾不同专业、不同阅读层次的读者;院系资料室的藏书则体现专业化,个性化,更有利于院系的学科和专业建设。高校图书馆应主动与院系加强联系,积极帮助院系资料室制定文献资源建设规划,根据院系教学和科研的需要,通过多种渠道,有计划、有重点地补充文献资料,形成具有院系特色的专业藏书体系。院系资料室在购买文献资料时,要主动和图书馆沟通,做到双方收藏的互补,最大限度地发挥文献信息的作用,节省购书经费。第二是人员协调。图书馆应调动院系的专家、教授参与图书情报工作的积极性,参与图书馆的图书选购并提出建议。各院系推选出一名信息采购员,负责本院系资料室藏书建设,参与图书馆年度采购计划的制定,协助图书馆挑选本专业的图书资料。为了保证文献信息资源建设的科学、有序、合理,各院系的信息采购员应该具有相对的稳定性。第三是组织协调。图书馆和院系资料室在业务工作上有较大的合作空间,尤其是在为教学、科研服务的过程当中,二者相互依赖的程度较高。因此,图书馆和院系资料室都应该主动联系对方,加强图书馆员与系资料室管理员之间的沟通和协作,互通信息,开展联合服务,共同为教学科研工作提供保障。

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