公共图书馆地方文献采访原则

张 亚

关键词:公共图书馆;地方文献;文献采访;原则

摘 要:地方文献是公共图书馆工作重点之一,本文提出了公共图书馆地方文献采访工作的五项原则:建立完整的采访文档;全面掌握出版信息,尽量收集齐全;灵活运用各种采集方式;积极争取各级政府的支持;立足于用。

中图分类号:G253.1文献标识码:A 文章编号:1003-1588(2009)04-0059-02

地方文献是特定区域内历史资料和现实资料的总和,它反映了特定区域内自然环境与社会环境的沿革、发展及其现状。

近年来,随着信息化、网络化时代的到来,特别是出版行业的飞速发展,出版物日益增加,不同类型载体,不同出版渠道的地方文献以及网上地方信息的出现等,极大地丰富了地方文献的来源。在这种形势下,对公共图书馆地方文献的采访工作提出了更高的要求。笔者对公共图书馆地方文献采访工作的原则进行了一些探讨,提出五项原则,供同行参考。

1 建立完整的采访文档

采访人员应根据地方文献生产和传播的特点,建立一套相关联的采访文档,以便根据文档指定的范畴去收集文献信息和进行采集工作。避免遗漏或重复。

1.1 基本目录

基本目录的主要作用是反映和提示那些肯定属于地方文献范畴内,而又一时采集不到,或是文献源相对不稳定的文献。它所反映的文献多是各收藏单位或个人手中收藏的旧文献,而不是在版文献。对于这种文档,首先应注意经常补充新的文献信息,其次要注意依据文档提供的文献信息及时去补充文献。

1.2 公开出版物的订购文档

其作用主要包括以下三点:首先,便于图书馆相关工作人员检查某一文献是否已订购。其次,订购文档能够反映预计出版日期。第三,公开出版物的订购文档作为与发行部门交涉的依据,可以凭此追索漏发图书和退回误发图书。

1.3 报刊登到文档

确认为地方文献公开出版的报刊,其登到文档与公共图书馆一般报刊登到无异。而对非正式出版的报刊在文档中的反映,其内容应包括报刊名称、出版单位、创停刊日期、刊期、联系人、地址、电话等项目。

1.4 交换文档

交换文档也称征集文档,用以反映非公开出版物的流通渠道与流通状况。文档反映的多是有关的政府机构、科研单位、教育机关、企事业单位和学会、协会等文献生产源。以便定期与各单位联系,征集文献。

2 全面掌握出版信息,尽量收集齐全

2.1 地方志

地方志有综合性的,也有专门性的。综合性志书是以某一地域范围,分类记述一定时期的政治、经济、文化及其现状的地方百科全书;专门性志书是某个方面的历史和现状的记述。馆员要注意收集古旧方志,更要注意收集新编志书。现在很多新编志书不在本地出版社出版,而是买外地出版社的书号或采取交管理费的办法自办发行出版,出版社不可能缴送样本给地方图书馆,修志单位也没有意识到给图书馆收藏,收集中要特别注意这种情况以避免遗漏。

2.2 地方性百科全书、年鉴、词典、手册、图录等

这些都是概述或者汇集地方志知识的工具书,是重要的地方文献,又有检索地方文献的作用。

2.3 地方史料

地方史料是专门记述某一地域或社会发展过程的文献。包括地方社会史、地方经济史、地方文化史、地方革命史等诸方面,内容涉及地方发生的重大事件、重要人物、重要机构等。撰述者多为当事人或目击者,内容多涉及到亲自参加或亲自看见、亲自听到的事或人,包括传记、评传、回忆录、文学作品、纪念文集、研究评论文集、哀挽录、年谱、照片、日记、信函、笔记、文集、著作目录等。

2.4 地方报刊

地方报刊是某一地域国家机关、社会团体、企业事业单位所编辑发行的,有很强的区域性、史料性,地方信息的密度最大。在地方报刊中,有一部分不能视为地方文献,但为了保持地方报刊的完整和系统,可以作为地方文献统一收藏,对地方报刊的处理要有别于地方版图书。

2.5 地方家谱、族谱

作为家族繁衍活动档案材料的家谱,可供相关学科,诸如社会史、移民史、人口史、地方史、经济史、妇女史、人物传记、伦理学、民俗学等若干方面的研究利用,有着巨大的学术史料价值。

3 灵活运用各种采集方式

地方文献的收集方法,有别于其它文献。地方文献来源于不同的渠道,具有不同的性质,有单位的,也有个人的;有公开出版物,也有内部出版物;有无偿的,也有有偿的。在采访过程中应针对不同的情况,采取灵活的方式。

3.1 征缴

征缴指图书馆所在地人民政府以发文或制定地方法规的形式,确定本地地方文献呈缴制度,图书馆再根据这种制度向有关部门和单位征缴地方文献的方法。当前有许多省、市、县建立有这种呈缴制度,图书馆应充分利用。在没有建立这种制度的地方,该地方图书馆应积级争取,通过人大、政协委员提案以及其它渠道,促成这种制度的建立。此外,许多省、市设有新闻出版局,图书馆应主动取得他们的支持,在他们审批地方出版物时接收的样本复本中,索取其复本入藏。

3.2 定购

对于公开出版物,通常是依据征订书目,采用定购的方式予以收集,与公共图书馆一般采访工作相似。不同之处在于,采访人员一定要正确判断该文献是否属于地方文献的范畴。地方出版物是非常值得重视的一个地方文献源。由于地方文献和地方出版物都是地方公共图书馆的收藏重点,应按照有关地方文献呈缴本制度的规定免费送缴。

3.3 其他方式

对于非公开出版物的采集手段可以多种多样。对属于个人手中持有的文献,可采取收购的方式,亦可采用以物易物的交换方式。对无偿捐献的单位和个人,图书馆可发给证书作为捐赠证明,政府亦可采取适当的方式予以表彰,以此来鼓励更多的单位和个人的免费捐赠。对于一时采集不到原件的重要文献,可予以复制。

总之,图书馆专职或兼职的地方文献采访人员,应经常地走出馆门,广泛地采访本地各有关部门、单位、团体及知识界名人,以征得地方文献。

4 积极争取各级政府的支持

购书经费是支撑图书馆运转的重要基础。长期以来,我国图书馆事业虽然有了长足的进步,但是经费紧张一直是困扰图书馆健康发展的一个主要问题,主要体现在购书经费的短缺上。公共图书馆经费因所属的区域、系统或部门不同、领导的重视程度不一而产生巨大差异。这样,在单纯经济观点、一味追求“投入产出”的经济效益的思想指导下,有些主管部门在考虑资金分配时,必然使包括图书馆处于劣势地位。

由于地市级公共图书馆的购书经费严重不足,要保证地方文献的采访工作正常进行,就必须积极争取各级政府的支持,建立地方文献资源保障体系。

5 立足于用

收集、整理地方文献,既要重视“藏”,更要注重“用”。“藏”、“用”相结合,立足于“用”。充分发挥地方文献在本地方(区)改革开放和两个文明建设中的积极作用。要通过调查研究,了解本馆读者对地方文献信息需求的特征,科学确定各学科、各层次、各载体类型地方文献的入藏比例,并扩大新书的入藏,满足读者对信息新颖性、时效性的需求。

综上所述,采访政策的科学与否直接决定入藏文献的质量和读者服务效率的高低。我们应更加重视公共图书馆地方文献的采访工作,在实践中不断丰富和完善其采访原则。

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