收文应该有选择地归档

孙学政

摘要：针对李兴利同志提出的只归档发文的构想进行商榷，分析国家综合档案馆馆藏档案内容重复的原因，提出减少馆藏档案内容的重复不能以牺牲馆藏档案的齐全完整为代价，馆藏档案内容允许合理(必要)的重复。只归档发文伤害档案存史功能，收文奥档案有选择地归档，既是现实利用的需要，更是齐全完整地保存社会历史记忆的长远需要。

关键词：存史；优化馆藏；归档；收文；档案

从文件的来源进行分类，一个立档单位形成的文件通常包括三种。即发文、收文和内部文件。为了日后工作查考、从事科学研究和存史等方面的需要，各立档单位均按档案管理的有关规定，将具有保存价值的发文、收文和内部文件归档保存起来。收文应该有选择地归档，本来是档案管理的一个ABC问题，以此为题实属无奈，因为李兴利同志连续撰写了两篇文章《试论只归发文》和《再论只归档发》，提出了只归档发文的构想，认为只归发文是彻底解决馆藏档案重份问题的唯一方法。笔者赞同只归档发文确实可以部分解决馆藏档案内容重复的问题，并且也可能会受到大部分文书工作者和部分档案工作者的支持和欢迎，在技术条件具备的情况下也基本上能满足现实利用的需要。但是，收文归档并不是造成馆藏内容重复的真正原因，只归档发文不是解决馆藏内容重复的正确方法。收文类档案有选择地归档，既是现实利用的需要，更是齐全完整地保存社会历史记忆的长远需要，现主要从存史的角度与李兴利同志商榷：

1国家综合档案馆馆藏内容重复的原因分析及对策

1．1从严格意义上说，“综合档案馆馆藏档案重份现象”是一个伪命题。综合档案馆会出现馆藏内容重复问题，但一般不会出现档案重份现象，因为发文处理过程中形成的档案不同于收文办理过程中形成的档案。它们之间可以互相印证，但不能互相代替，从这个意义上说，档案馆馆藏内容允许合理(必要)的重复。在档案形成过程中，也会形成内容重复的文件材料，比如正式文件与定稿，会议记录与会议纪要等，因为这些文件有不同的保存价值，它们之间可以互相印证。这种内容的重复也是合理的和必要的。档案内容重复问题没有彻底的解决办法，也没有必要彻底解决。彻底解决馆藏内容重复问题必然以牺牲馆藏档案的齐全完整为代价，对档案存史功能带来伤害，我们能解决且必须解决的仅仅是馆藏档案内容不合理的重复。

1．2国家综合档案馆馆藏档案内容不合理的重复与收文归不归档没有必然联系，收文归档仅仅是导致馆藏档案内容重复的表层原因。更深层的原因是优化馆藏与丰富馆藏是对立的。丰富馆藏做的是加法，成绩是显而易见的，而优化馆藏做的是减法，既不容易出成绩，同时具有一定的风险。优化馆藏必然导致馆藏的大量减少，而减少馆藏必然会影响档案工作的业绩。因此，从档案馆(档案局)到立档单位都没有人来做优化馆藏这种吃力不讨好的事，这才是导致馆藏内容大量重复的深层次原因。只要国家综合档案馆的评价标准、拨款机制不从根本上改变，档案馆藏内容的不合理重复就不会从根本上改变。另外，由于鉴定是一项难度很大的工作，也具有相当风险，对档案的鉴定工作在很大程度上依赖档案人员的自觉，导致从立档单位到国家综合档案馆都没有严格进行鉴定工作。“不想鉴定、不敢鉴定、不会鉴定的现象十分普遍。甚至‘鉴而不销成了一种潜规则”，这也是导致档案馆藏内容的不合理重复的重要原因。

1．3解决馆藏内容重复问题的方式不是简单的只归档发文，而是要对症下药，严格按照有关法律法规，严把立档单位归档质量关，严格控制收文类档案向国家综合档案馆移交，对收文类档案有选择地归档：凡是列入不归档范围的收文(如普发性不需本机关办理的文件材料，不需贯彻执行的文件材料，供参阅的文件材料等)，禁止归档；执行过程中未形成本单位特色的收文，可以存档而不归档；凡是执行过程中体现了本单位特色的收文，则必须归档。立档单位已归档的收文类档案，如果仅具有备查作用或对本地区存史作用不明显，则禁止向国家综合档案馆移交：如果对本地区存史具有明显的作用，则必须向国家综合档案馆移交。

2只归档发文必将对档案存史功能带来伤害

留存档案的目的主要有保存证据(即保证发文记录信息的稳定性，作为发出文件的记录信息被非法篡改时的证据)、备查和存史。发文归档的主要目的是保存证据和存史(文件形成过程的历史)，收文归档的主要目的是备查和存史(文件执行过程的历史)。发文类档案的存史作用不同于收文类档案的存史作用。

笔者不认同“只要各单位都把自己的发文归档保存了，一个地区的档案资源是不会流失的”的观点，因为这种观点仅仅看到了文件与档案的密切联系，却没有看到文件与档案的本质区别，混淆了文件与档案的关系。文件是办事的工具，档案是历史的记忆，文件不等同于档案。从文件的角度来看，部分发文与其相对应的收文从形式到内容上都是一样的，但从档案的角度来看，发文处理过程中形成的档案与收文办理过程中形成的档案却完全不同，A单位收文形成的档案也不同于B单位收文形成的档案，从存史的角度看，发文的档案不能代替收文的档案，A单位形成的收文档案也不能代替B单位形成的收文档案，只归档发文,必然破坏立档单位档案的齐全完整。最终导致国家综合档案馆存史功能的部分缺失。

优化馆藏必须以丰富馆藏为前提，没有丰富的馆藏就不可能有优化的馆藏。没有立档单位丰富的室(馆)藏就不可能有国家综合档案馆的丰富馆藏。只归档发文，收文只存档而不归档，必然破坏立档单位档案全宗的完整性，我们提倡归档“以我为主”，同时坚决反对“上下砍光”。在传统档案管理模式下，只归档发文，的确可以满足保存证据的需要，随着档案信息化建设的发展，一个地区的电子文件中心和数字档案馆建立起来后，只归档发文，理论上也可以满足保存证据和备查的需要(实践中由于网络原因，以及电子文件固有的不稳定性，有时不一定能百分百满足备查的需要)；但不论信息化发展到什么阶段，只归档发文都不能完全满足存史的需要，必将对档案存史功官B带来伤害。

3收文应该有选择地归档

笔者赞同存档不等于归档，但同时认为存档不能代替归档。对于立档单位而言，收文由文书处理部门或业务部门存档，并不能代替收文档案向档案部门的归档。文书处理部门存档而不归档的做法严重影响了立档单位历史的留存，只归档发文必将导致立档单位历史记忆的残缺不全，在强调收文归档的情况下，尚有“许多单位的重要收文就保存在领导或业务部门手里”，如果提倡只归档发文，这些收文的去向和命运就更加可想而知了。由于文书处理部门的基本职责或者说工作的重点不是档案的留存，在收文类档案还有现行作用的时候，文书处理人员或许会有留存收文类档案的兴趣和动力，但在其现行作用失去之后，他们根本不愿承担留存收文类档案的历史重任，并且也不具备长期留存收文类档案的条件。当文书处理部门坚持向本单位档案部门归档收文类档案时，档案部门是收还是不收?如果收，则违背了只归档发文的初衷；如果不收，则这些收文类档案要么被直接销毁，要么就自生自灭，这种破坏立档单位档案全宗完整性的行为，该由谁来承担责任?只归档发文，在条件具备的情况下，基本上能满足为现实服务的需要，但档案还承载着对历史负责、替未来着想的重任，为了立档单位档案的齐全。为了社会历史记忆的完整，收文应该有选择地归档。

4结束语

笔者之所以反对只归档发文，是因为只归档发文伤害了档案的存史功能，收文有选择地归档，既是现实利用的需要，更是齐全完整地保存社会历史记忆的长远需要。只归档发文，确实可以部分减少国家综合档案馆馆藏档案内容的重复，但这种减少是以牺牲馆藏档案的齐全完整为代价，不是优化馆藏的应有之义。笔者提倡收文由立档单位有选择地归档，严格控制收文类档案向国家综合档案馆移交，合理确定国家、地区和立档单位留存档案的分工，“官府”(国家综合档案馆)不藏，可藏于“民”(立档单位)，在保持立档单位历史记忆齐全完整的前提下，保持整个社会历史记忆的齐全完整。

参考文献

[1]李兴利，试论只归发文[J].档案管理，2008(4).

[2]李兴利，再论只归档发文[J].档案管理，2009(1).

(作者单位：广东海洋大学档案馆来稿日期2009-06-16)