基于公共服务的人事档案管理职能创新路径研究

张雪燕

摘要:人事档案管理部门作为政府重要的信息机构,凭借网络、通讯等先进技术和现代管理方法,为广大社会公众提供丰富的公共人事档案信息资源,为公民更好地参与社会政治、经济、生活创造条件。但原有的人事档案管理职能不能满足为社会公众服务的需要,有必要通过拓展其职能、创新其拓展职能的路径提高公众对人事档案的利用率,提高人事档案管理的效率。

关键词:公共服务;人事档案;管理职能;路径创新

中图分类号:G271文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)20-0222-02

目前,我国人事档案管理机构一般隶属于组织、人事等部门。人事档案管理机构作为组织、人事部门的内设机构,主要履行保管单位人事档案,并为组织、人事部门的人事工作提供服务。随着民主政治的发展和信息技术的广泛运用,社会对于人事档案的利用需求增加,我国现有的人事档案管理服务职能体系已不能满足社会发展对人事档案管理的需求。为适应社会发展需要,同时,促进人事档案管理自身的发展,优化人事档案管理体系,需要构建面向公共服务的人事档案管理职能体系,进一步拓展我国现有的人事档案管理职能、合理界定人事档案管理中的权责范畴、提高人事档案管理机构的信息管理服务效能、重塑我国人事档案管理服务体系、实现人事档案共建共享的效果。基于此,对新环境下我国人事档案管理职能内涵重新表述,即在人事档案管理过程中要坚持“以人为本”,储存、开发和利用公共人事档案信息资源,不仅为政府机构、组织服务,还要为广大社会公众生活和公民参与社会经济、政治、文化活动提供保障和创造条件,切实保障广大人民的根本利益。

1拓展面向公共服务的人事档案管理服务职能的内容

面向公共服务的人事档案管理职能拓展,就是要将我国现有的人事档案管理从人事档案管理对象、服务对象、服务内涵等角度入手,具体来说,人事档案管理服务职能的拓展包括以下内容:

1.1管理对象由干部档案、工人档案、学生档案向外围拓展

除了干部、工人等劳动者类型外,我国其他类型劳动群体也是社会主义的重要建设者。他们在国家政治建设、经济的发展和稳定,以及社会文化建设中发挥着重要的作用。构建面向公共服务的我国人事档案管理体系,除了应管理包括干部、工人、学生等类型人员档案外,对于其他一些劳动群体,如政府、企事业单位招聘的工人,民营、私营企业者,农民等,随着时间的推移和历史的积淀,他们在参与建设社会主义伟大事业过程中也会形成许多有价值的档案材料。因此,伴随着政府对民生问题关注程度的加深和惠民政策的逐步实施,在我国人事档案管理中,可以考虑将那些与民生相关的档案材料纳入人事档案管理范围,使我国人事档案管理应民生所需,为民生服务。

1.2服务对象由组织、人事部门拓展到单位职工乃至社会公民或其他组织

随着社会民主意识的增强和社会变革的影响,除了组织、人事部门开展日常工作需要利用人事档案信息资源以外,单位职工乃至社会公民都发出了利用人事档案信息的呼声,人事档案管理利用服务面临多样化的利用需求。因此,人事档案管理机构除了面向组织、人事部门服务外,还应积极应对单位职工乃至社会公民对人事档案信息的合法利用需求。

1.3服务内涵由传统的人事档案收集、保管、统计、利用向人事信息调研、审核以及人才分析、评估等内容延伸

随着经济的发展和政治职能的转变,长期处于“养尊处优”状态的人事档案管理部门面临前所未有的压力,传统的人事档案管理工作模式(包括收集、保管、统计、利用等环节)都受到了前所未有的挑战,计划经济体制下形成的人事档案管理服务职能在新的历史条件下表现出缺位的状态。在未来人事档案管理中纳入人事档案信息的主动采集、加工、重组,调查研究及人才评估等工作内容,是信息时代人事档案提供利用工作新的内涵,也是我国人事档案管理发展新的要求。

1.4服务手段的现代化

人事档案管理手工操作形式在信息化环境下突显其不足,利用现代科学技术和方法改进管理和服务,已在人事档案管理界达成共识,人事档案管理部门也正在朝着服务手段现代化方向作艰辛努力,人事档案管理服务由以前仅能靠手工完成的服务向充分运用现代科技手段(如利用网络通讯、数字存储、计算机技术等)提供的服务进行拓展。

1.5人事档案管理工作重心的转移

全国第四次干部档案工作会议中提出,人事档案管理的工作重心从实体管理向信息管理转移。人事档案管理要不断充实和完善人事档案信息库,推动人事档案管理信息化建设,同时,人事档案信息管理内容要突破人事档案材料归档范围“十大类”的局限,对于新的历史条件下形成的反映人事档案记载主体特征的材料要及时、主动地收集,并借助现代信息技术,主动采集有价值的人事档案相对人信息。

2人事档案管理服务职能拓展模式

我国是一个人口大国,疆域辽阔,而公共管理资源又十分有限,因此,完善我国人事档案管理体系,面向社会拓展人事档案管理服务职能,实现人事档案管理体系从管理对象向服务对象、服务内涵、服务手段等方面的延伸,是一个艰巨的系统工程,不可能一蹴而就,需要有步骤、有计划地推进。

2.1由点及面延伸

长期以来,我国地区和城乡发展的不平衡,决定了人事档案管理要面向广大社会公众,坚持以人为本,为社会公共利益服务的这样一种体系的构建不可能在全国及城乡间同时开展起来。因此,应当采用试点的形式,首先在经济和信用基础好,信息化水平较高的地区试点,并逐步在全国各地区和城乡之间全面推广,使全国各地区、城乡政府部门、企业事业单位,组织、群团乃至社区都建立起包括各类劳动人民在内的相对完善的人事档案管理体系。北京、上海、广东、南京等地率先开展的一系列人事档案管理规范化服务内容,伴随着民主政治思想的推进和人员的流动,必然在全国各地、各区域延伸开来。

2.2规制与自愿相给合

用新公共服务理论的理念来指导我国人事档案管理改革,拓展人事档案管理服务职能必然会面临许多问题,其中,最突出的问题是与人事档案管理相关的国家利益、组织机构利益和个人利益间的均衡问题。在改革我国现行人事档案管理体制,拓展人事档案管理服务职能的过程中,要保证国家利益不受损害,同时,又要切实保障法人机构和公民的基本权利,因此,拓展人事档案管理服务职能宜采取规制与自愿相结合的模式。对于与国家利益和社会公共安全相关的人事档案信息,要通过制定国家法律和政策对其收集、保管、利用服务等情况进行强制规范,其中,涉及组织机构利益和个人隐私的要以保障公共利益为原则。对于其他涉及组织利益和个人隐私的相关文件资料实施自愿的原则,鼓励和倡导公民采取自行保存或委托保管等形式,依照国家法律保管与其自身利益相关的人事档案材料。

2.3“有偿”服务与“无偿”服务相结合

在我国现有的人事档案管理环境下,拓展人事档案管理服务职能宜采用“有偿”服务和“无偿”服务相结合的模式。属于基础性的,为公共利益服务范畴的人事档案管理服务经费应由国家财政统一划拨,而对于社会组织、集团和公民基于集团或个人目的而提供的特定的人事档案管理服务则宜坚持谁获益谁付费的原则,由受益的社会团体和个人支付定额的服务费用。

参考文献:

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[3]王英玮.信息时代的人事档案管理[M].北京:中共党史出版社,2004.

[责任编辑 王 佳]