面向重点学科建设的资料室文献信息资源保障与服务问题探讨

于淑俐

〔摘 要〕本文从重点学科资料室的特殊性出发,分析了资料室在重点学科建设中的文献信息资源保障与服务功能｡认为要发挥资料室的保障功能,首先是要做好文献信息资源的搜集工作,其次是要做好文献信息资源的整理工作;认为要发挥资料室的服务功能,要做好以下工作,即针对性服务､定题服务､咨询服务､为毕业生撰写论文当好参谋等｡最后,本文对如何深化资料室在重点学科建设中的文献信息资源保障与服务功能作了一些探讨｡

〔关键词〕资料室;重点学科;文献信息资源;保障;服务

〔中图分类号〕G255 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1008-0821(2009)08-0161-03

Research on Ensuring and Service of Information Resources

of Reference Room in Key Subject ConstructionYu Shuli

(School of Business Administration,Shandong Institute of Business and Technology,Yantai 264005,China)

〔Abstract〕Started from the peculiarity of key-subject reference room,this paper analyzed its ensuring and service function of information resources.To fulfill the ensuring function of reference room,firstly a good job can be made for collecting the information resources,and then for arranging the information resources;to fulfill the service function of resource library,there are some jobs to be done,such as well-targeted service,appointed service,consultancy service and being a good adviser for writing graduation thesis.At last,this paper also made some investigations on how to enhance the ensuring and service function of reference room in key subject construction.

〔Key words〕reference room;key subject;information resource

在高等教育改革不断深入和竞争进一步加剧的条件下,狠抓学科建设特别是重点学科建设已成为高等院校继外延扩充后进行内涵发展､创造优势与特色､提高学校地位与影响力的重点工作｡重点学科建设除了需要高水平的教学､科研队伍和先进的教学科研仪器设备外,同样需要加强资料室对其文献信息资源的保障与服务功能｡

1 重点学科资料室的特殊性

有一种观点认为,重点学科资料室与校图书馆､一般院(系)资料室的工作性质基本上是一致的,设立重点学科资料室纯粹是一种资源上的浪费,是没有必要的｡此观点虽有一定的道理,但也有失偏颇｡的确,近些年来,随着网络技术的应用和资金投入的不断加大,高校图书馆为教学､科研的文献信息资源保障与服务的能力也会日益增强,但由于图书馆工作内容的一般性,其功能对于专业性与超前性要求相对较高的重点学科建设来说,各方面依然存在着一定的局限性｡而重点学科的专业资料室,从表面上来看虽然是作为图书馆一种专业分馆的形式存在,但实质上却是图书馆各种功能在专业领域更高层次上的延伸｡

(1)同图书馆相比,重点学科资料室虽然规模小､人员少,但由于服务对象比较明确,其文献信息的收集与整理不仅在内容上会更加专业,而且在深度上会更加超前｡从这一点上来说,图书馆一般是很难做到｡

(2)重点学科资料室文献信息资源的收集更为快捷｡一般来说,重点学科建设对文献信息资源的要求比较高,它特别希望能尽快得到反映该学科在国内外的最新发展水平的相关资料,而重点学科资料室由于归属各院(系)直接领导,只要院(系)教研人员外出参加各种学术活动或者进修,就能够及时反馈或带回最新的信息｡这一点也是图书馆不可比拟的｡

(3)由于重点学科资料室的工作人员与教研人员同处一单位,平时接触的机会较多,沟通比较方便,可以随时了解他们目前的科研动向与最迫切的信息需求｡因此,资料室工作人员可以对收集到的文献信息资源进行有效地加工,有针对性地开展服务｡而这一点,就更体现了重点学科资料室的特点与优势[1]｡

2 资料室的保障与服务功能

国家教育部颁发的《普通高等学校图书馆规定》明确指出,高等学校院(系)资料室的任务应着重进行专业资料的收集､整理和研究,开展情报服务,使之成为本专业教学的后盾,科研的基地和情报服务中心｡由此,我们可以把资料室在重点学科建设中的作用概括为两点:一是文献信息资源的保障功能;二是文献信息资源的服务功能｡

2.1 文献信息资源的保障功能

所谓文献信息资源的保障功能,是指在重点学科或专业范围内,资料室所拥有文献信息资源的收藏,能够支持教师､科研人员进行一定深度的学术研究､教学辅导,能够满足攻读硕士或博士学位人员对本学科专题文献信息资源的整体需求｡从这一意义上来说,文献信息资源的保障功能不仅是重点学科建设的物质基础,同时也是资料室工作的重中之重｡而要充分发挥这一功能,资料室应该着重从以下两点着手:

2.1.1 要做好文献信息资源的搜集工作

资料室的工作人员要根据重点学科的课程设置,利用一切可能的渠道和技术手段,有针对性地､系统地､全面地把社会上所涌现出来的本学科以及有关的文献信息资源搜集起来,搜集范围包括:第一,本学科最新编写的教材,撰写的论著,调查报告等资料｡第二,有计划､有目的地选购部分专业性较强的图书､期刊｡做好这项工作的前提条件,是资料室的工作人员要尽可能掌握对重点学科有较高使用价值的图书､期刊的名称､主办单位､内容､基本学术特点和发行地等信息｡同时,选购的过程要保持资源的系统性与完整性｡第三,要与相关单位搞好内部情报资料的交流,这也重点学科文献信息资源的一个重要来源｡在做这项工作之前,首先要摸清情报资料交换单位的名称､地点､业务范围,然后主动地与对口单位建立情报资料交流方面的联系,定期交换,互通有无｡另外,剪报也是重点学科文献信息资源搜集工作的重要组成部分,它具有及时､集中､灵活等特点｡另外,学术会议上的相关论文､调查报告､视听资料等也都是学术价值很高的文献信息资源｡当然,文献信息资源的搜集､积累是一个长期的､细微的､艰苦的劳动过程,只要坚持不懈､持之以恒,就必然会达到预期的效果｡

2.1.2 要做好文献信息资源的整理工作

所谓文献信息资源的整理,就是要把搜集来的文献信息资源,经过选择､分析与鉴别后,根据其具体内容,按学科体系把它们进行登记､制卡､分类､编目､编制专题索引､典藏等工作｡其目的在于全面､系统地反映在重点学科建设中文献信息资源的收藏情况,便于读者查找与利用｡这是一项专业性和学术性都很强的工作,不仅要求资料室工作人员要具有本专业的基础知识,而且还要具有一定的图书馆学､情报学等方面的业务知识｡

2.2 文献信息资源的服务功能

所谓文献信息资源的服务功能,就是指在对文献信息资源收集､整理的基础上,资料室工作人员对其作的进一步研究与开发｡即资料室工作人员能够对收集到的各种信息资源进行整合和数字化处理,建立具有重点学科特色的数据库,形成独特的文献资源服务优势,从而具备更具有个性化的服务功能｡而要充分发挥这一功能,资料室应着重从以下两方面着手:

2.2.1 要做好对文献信息资源的研究､开发工作

长期以来,在图书馆界一直存在着这样一个认识,即以拥有文献信息资源数量的多少作为衡量图书馆服务质量的一个最重要的指标,但笔者认为,这是一个误区｡试想,收藏的文献信息资源再多,如果其利用率不高,那也是资源的浪费｡因此,在当今文献急剧增加而经费远远不及这种增长的情况下,我们必须在注重有效拥有量的同时,更加注重文献信息资源在更深层次上的研究与开发工作,从而提高现有文献信息资源的利用率｡从某种意义上来说,在经费既定的前提下,资料室不仅要成为重点学科文献信息资源的储藏中心,更要成为文献信息资源的研究､开发中心｡即在实践过程中,资料室工作人员不仅要把整理过的文献信息资源进行“文摘卡片制作､教学参考资料编写､专题资料汇编和学科综合述评”等二､三次文献信息资源的研究与开发,而且还要特别关注重点学科的最新发展动态,要把本学科的新变化､新观点不断､及时､准确地传递给读者,以缩短他们寻找相关信息的路径,节约他们的时间｡

2.2.2 要做好服务工作

为重点学科的教学､科研服务是资料室工作的最终目的,没有优质的服务,资料室也就失去了存在的根基｡为了提高服务水平,资料室工作人员除了要有责任感和满腔热情外,还要非常熟悉文献信息资源的收藏情况,具备使用各种工具的基本知识,掌握查找文献､资料的方法,能及时答复读者提出的问题,并应承担向读者介绍和推荐新资料的任务,同时还要探索最佳的服务途径｡资料室有效的用户服务模式包括:第一,针对性服务｡即根据教师讲课内容､承担的科研课题,有所侧重地提供相关资料｡为此,资料室工作人员应该经常参加重点学科教研室的教学和科研专题研讨会,建立教师教学和科研档案,掌握他们的需求方向,有的放矢地提供资料｡第二,定题服务｡即根据教学科研的实际需要,选定重点课题一跟到底地进行服务｡这种服务方式重点突出､目的明确､力度大,不仅会减轻科研人员的前期劳动量,而且还会有助于资料室人员自身业务水平的提高,并实现资料室人员与科研人员之间的良性互动｡第三,咨询服务｡即资料室工作人员要运用检索工具和所藏文献信息资源,用口头和书面的方式来回答咨询者所提出的有关问题,为读者提供必要的咨询｡第四,为毕业生撰写论文当好参谋｡为了提高学生毕业论文的写作质量,资料室工作人员要改变以往那种坐等读者上门的被动服务方式,积极主动地参与学生(特别是研究生)论文写作的全过程｡从论文题目的选定､查新､论文的写作(特别是有关国内外研究状况的综述方面),资料室工作人员要尽可能提出自己的意见,并在参考文献的准备､检索工具的使用等方面提供力所能及的帮助｡

3 资料室保障与服务功能的深化

国内外多年的实践表明,随着社会经济的发展与各高等院校之间竞争的加剧,不管是图书馆还是资料室,他们对重点学科文献信息资源的建设越来越重视,不仅在资金与人力等方面加大了投入的力度,而且在观念上也发生了相当大的变化｡例如,在重点学科文献信息资源的保障与服务功能方面,人们逐渐舍弃了以往的那种只重视横向保障､坐等服务的平面､被动模式,而转向了对纵向保障､坐等服务的立体､主动模式的追求｡当然,由于各学校的实际情况不同,这种模式的转变过程可能会赋予不同的内容｡但无论怎样,这都是在原有保障与服务功能基础上的深化,而且随着时间的推移,这种深化的趋势会越来明显,并会表现出如下的几个特征:

3.1 整合各种载体的文献信息资源

包括利用网络技术整合馆藏信息资源的数字化以及网上信息资源的馆藏化两方面｡馆藏信息资源的数字化是将馆藏文献信息资源(包括印刷型､缩微型､视听型文献及电子出版物､特色数据库等)以数字化形式发布到网上,成为网上文献信息资源的一部分｡网上信息资源的馆藏化则是资料室工作人员利用自身的专业优势,在充分熟悉网上文献信息资源分布状况的基础上,明确用户的信息需求,掌握获取网络文献信息资源的方法,通过相应的分辨和筛选,为读者充当网络导航员,使“教､学､研”人员如同利用馆藏一样,能方便地利用网上文献信息资源[2]｡对此,资料室工作人员应围绕重点学科这一中心,在建设印刷型文献信息资源的同时,不断地增加电子出版物的收藏比例,并能根据室情､馆情,加快数字化､虚拟化馆藏的建设步伐,以逐步形成具有自己特色的多载体文献信息资源收藏体系,来满足用户不断增长的多元化文献信息资源的需求｡

3.2 构建文献信息资源的外文网络导航系统

相对来说,由于各种原因,重点学科建设的外文文献信息资源数据库的开发起步比较晚,其连续性､完整性也比较差｡针对这种现状,资料室应根据各自重点学科建设的需要,逐步建立起良好的外文文献信息资源的网络服务平台和信息导航系统,其内容应重点包括:专门的服务网页;以超媒体形式链接的网络信息文档和相关网站地址;导航平台的各类型数据库;网页上的网络信息资源和数据库检索的导航信息;等等｡

3.3 重视相关单位之间的合作

众所周知,在网络信息时代,一个图书馆或资料室的规模无论多大,都不可能将所有文献信息资源收集齐全,建立文献信息资源的共享机制己在高校图书馆界达成了共识｡因此,实现网络环境下的文献信息资源共享,自然会成为深化重点学科文献信息资源保障与服务功能的重要途径｡对于重点学科资料室来说,一方面要充分利用现有的全国性与地区性的公共文献信息资源;另一方面还要积极拓展校际间的分工合作渠道,确定各自的侧重点,加强联合采购力度,并借助于网络技术,开展相互间文献信息资源的传递服务;同时,还要积极同国外相关重点学科的图书馆､文献信息机构建立和发展业务关系,开展馆际互借､文献传递等方面的合作,从而为重点学科建设与发展提供全方位的文献信息资源的支持｡

3.4 加强资料室工作绩效的评价

资料室是为重点学科提供教学､科研文献信息资源保障与服务的机构,其工作绩效如何,需要一套完整的质量管理评价体系｡现在,许多单位包括高校图书馆在内,引进了ISO9000标准或其他标准｡虽然他们引入这些标准的初衷不尽一致,但有一个共同的特点,即:它所规定的文件化体系不仅具有很强的约束力,而且还贯穿于整个质量管理体系的全过程｡通过质量文件体系的建立,可以使每项服务过程处于质量文件的控制下[3]｡为此,重点学科资料室也可根据自己的实际情况,参考ISO9000等标准,来制定具有一定特色的质量管理评价体系,并通过对资料室各项业务的开展､规章制度的执行､服务项目的落实等反映用户利益的情况和数据,来评价资料室的实际工作绩效,并据此来及时发现和纠正资料室工作的偏差,以便更好地服务于重点学科,为重点学科的建设与发展做出相应的贡献｡

参考文献

[1]司军梅.面向重点学科建设的院系专业资料室建设问题初探[J].淮海工学院学报:社会科学版,2008,(6):134.

[2]沈鸥.高校图书馆外刊文献开发与重点学科建设[J].医学信息,2007,(6):55.

[3]高淑萍.以人为本构建高校重点学科文献信息保障体系[J].现代情报,2007,(4):120.