组织决策情报需求分析方法研究

蒲　雷

〔摘 要〕组织决策 离不开有效情报的及时搜集,而情报需求分析是情报工作的重要环节｡分析了组织决策的情 报需求特点,明确了情报需求分析在整个情报过程中的地位,并提出了一个情报需求分析模 型IRAM(intelligence requirements analysis model),通过它来描述情报需求分析的基本过程或模式,在此基础上结合案例分析该模型的可用性｡

〔关键词〕组织决策;情报需求; 分析方法

〔中图分类号〕G358 〔文献标识码〕A 〔文章编号〕1 008-0821(2009)08-0048-03

Studying on the Way of The Intel ligence餾 Demand in Organization DecisionPu Lei

(College of Computer and Information,Southwest University,Chongqing 400715,C hina)

〔Abstract〕Effective decision-making of organization can not be separated from info rmation collected in a timely manner,and the demand for intelligence analysis is

an important part of intelligence work.Analysis of the organization of the inte lligence needs of decision-making characteristics of the demand for intelligence

analysis throughout the intelligence process.Put forward a demand for intellige nce analysis model IRAM(intelligence requirements analysis model),through its in telligence needs analysis to describe the basic process or model,based on this c ombination of case studies of the availability of the model.

〔Key words〕decision-making

of organization;intelligence demands;analysis way

做任何事情,一旦提升到方法论的层面,必然会涉及到一般性,通俗地说就是具有普遍 的适用性｡情报工作由于强烈的竞争性和需求的时效性,要求分析情报需求的方法必须是具 体而有效的｡研究情报需求分析的基本过程或模式,确定有效的情报需求分析方法,可以提 高情报工作的信度和效度,为组织决策服务｡

1 组织决策与情报需求

1.1 组织决策

所谓组织决策是指领导者对社会组织的决策活动所进行的组织工作｡它是领导职能的一项根 本因素｡管理特别是领导离不开决策｡美国心理学家诺贝尔经济学获奖得者西蒙指出:“决 策贯彻于管理的全过程,管理就是决策”,“管理的关键在于决策”[1]｡

1.2 情报需求

行为科学认为,人类的任何行为过程都包括需要､动机､行为和目标4个要素,行为受动机 支配,而动机则是由需要引起的｡需要指的是个体感到缺乏某种东西的状态,或者说是个体 对某种目标的渴望或欲求[2]｡而人的需要是多种多样的,心理学将之分为生物性 需要和社会性需要｡生物性需要是先天的,例如生理､安全需要等,与我们所要讨论的情报 需求不发生直接的联系,社会性需要是后天习得,与人的社会生活､工作相联系的需要,在 工作､学习过程中不断产生的,受个体所生活的环境影响｡严怡民先生将之分为4类:①好 奇心和猎奇心的心理需要;②尊重和自我实现的需要;③娱乐､休息的需要;④决策的需要 ｡正是这些需要将人类的各种行为区别开来,情报行为就是人们为了减少或消除当前决策的 不确定性而获取信息的行为｡因此本文所涉及的情报需求和一般意义上的信息需求不同,是 基于人类基本需要之上的一种特定的社会需要,也就是因为决策不确定性的增加､决策信息 环境的变化而产生的优化决策者行为的需求[3]｡

2 组织决策情报需求的特点

2.1 情报需求的多样性

组织决策人员既需要战略情报,也需要战术情报｡以生产企业为例,从高级管理人员到销售 代表,不同的用户都有其相应的情报需求｡

2.2 情报需求的专业性

组织决策人员一般从正式渠道获得情报,很难指导组织成员挖掘隐性情报｡由于组织决策者 不是专业的情报工作者,所以很难组织各成员进行情报规划｡以生产企业为例,除非设置了 专门的情报部门,各职能部门如开发､营销和服务部门都很难开展专业的情报工作｡

2.3 情报需求的全局性､方向性和综合性

例如,决策人员在制订有关计划时,首先必须广泛了解承担的任务有关的大量情报,这些情 报可能涉及技术､经济､环境保护等各个领域以及材料､能源､人员､市场发展远景等各个 方面｡这样他们通常需要的主要是情报人员在大量资料分析研究的基础上所提供的某些重要 的情报｡

2.4 情报需求的可靠性

组织正确的决策在于预测,前提就是情报的可靠和及时提供｡只有这样,情报才能不仅把组 织的内部和外部的各个部门､各个环节的信息沟通起来,而且为组织决策提供有力依据｡

可见,任何一项组织决策在制订之前,都需要情报,在搜集情报的基础上,把握现在､预测 未来､从而决定组织的具体方式｡总的说来,可以把组织决策的情报需求特点概括为:时间 要素——搜集情报的时间要“快”;成本要素——搜集情报的成本要“便宜”;效果要素— —使用后的效果要“好”｡

2.5 情报需求的系统性

以生产企业为例,由于激烈的市场竞争,这就要求企业以少量的劳动消耗,生产更多的物美 价廉的､适销对路的产品｡这就涉及产品生产的比例､各种商品的颜色､商品的定价等各方 面的情报工作,这就需要情报人员能够提供系统的情报需求分析｡

3 IRAM

图1是IRAM模型,它是根据以上对组织决策情报需求的特点总结出来的｡位于最中间的是“ 决策者集”,它是包括战略战术层的决策者在内的集合,是整个情报活动所服务的对象,也 是情报活动的重要组织者,居于核心地位;位于最外层的是“情报员集”,在宏观上,它是 整个情报过程的组织者,当然也是情报需求分析的主要参与者;位于二者之间的环是情报需 求分析过程:确定KITs(关键情报问题)→分析已有情报→撰写需求分析报告→方法选择→ 可行性分析,整个过程都有相关决策者和情报人员的沟通和参与,每个阶段完成后进入下一 阶段,如果可行性分析判为可行即由情报人员执行｡

3.1 兼顾战略战术问题

情报需求分析既要服务于战略制定也也要提出近期的战术问题｡而这些决策人员所组成的“ 决策者集”是整个需求分析的核心,他们能够抓住工作实质,指导整个系统之间的沟通｡

3.2 专业的情报团队

一组优秀的专职的情报员能够抓住情报工作的实质,指导组织成员之间的沟通,特别是和组 织决策者的沟通｡

3.3 关键情报问题

竞争情报工作要为战略目标服务,就必须与公司管理人员紧密地结合提出若干重点解决的问 题,即关键情报问题,或称“KITs”｡

3.4 方法选择

要使情报有很好的信度和效度,应该使情报需求以文档的形式系统地归纳整理出来,还应该 选择合适的关键情报和情报搜集方法｡

3.5 可行性分析阶段借助外部专业资源

通过邀请外部咨询人员与公司主要管理人员共同审核,确保需求分析报告的准确性､方法选 择的可行性,还要确保情报工作的道德规范｡

4 案例分析

IBM公司新的首席执行官盖斯特先生上任,面对公司年损失140亿美元的严峻局面,他审时度势, 提出“立即加强对竞争对手的研究”,“建立一个协调统一的竞争情报运行机制”, “将可操作的竞争情报运用于公司战略､市场计划及销售策略中”[5]｡

为此,公司制定了新的情报规划｡该规划包括:设立情报核心机构,建立一个协调统一的情 报系统运行机制,确定公司竞争对手,并针对竞争对手开展情报项目:

4.1 调整情报系统运行机制

4.1.1 确定竞争对手

对每一个竞争对手,公司都指派一位高级管理人员作为专门负责该对手的“专家”,由这些 专家作为负责人,分别组建“虚拟的”情报组,负责评价其竞争对手的行动和战略,以确保 整个公司制定的针对该竞争对手的战略的正确性,从而确定在市场中应采取的行动｡该组成 员包括指派的负责人､代表各业务部门的同级负责人､由情报专业人员组成的小型中心以及 制造､开发､营销和销售等职能部门的代表｡

4.1.2 日常情报分析

由设置在公司各机构的现有竞争情报小组实施日常情报分析,要求这些小组在思考问题和采 取行动时能从公司的全局利益出发,而不是将各业务部门的利益放在首位｡也就是说,新的 情报规划的目标不仅仅是改进公司的情报,还有助于改善企业文化｡

4.2 实施项目

在建立上述核心机构的基础上公司下达实施命令,由协作机构负责开展项目｡该项目针对的 是选定的竞争对手,其目的是:①论证小组的工作方法;②确定关键情报问题;③利用已有 的竞争情报成果;④建立模型｡IBM公司的情报工作不断取得成功,主要有以下5项措施:

(1)首席执行官下达“命令”,并要求管理人员参加｡ 总裁的支持加快了规划的进程｡

(2)新首席执行官上任,以及公司日益严峻的财务状况,增强了每位员工的竞争意识｡

(3)借助外部的专家和咨询人员的力量｡

(4)虚拟组携手联合起来共同面对竞争挑战｡小组成员来自各业务部门,并且凭借各种技 巧和经验,彼此传输､分析和判断信息｡

(5)通过及时地交换最新资料､客观分析和提出有创见性的建议,情报组赢得了高级管理 人员的信任｡

4.3 IBM公司通过这个项目总结出几个关键的经验与教训4.3.1 坚信情报工作的价值

情报小组再一次发现,情报远不止是把信息汇编成形象的图表,它还是揭示其本质,并提出 管理人员能够考虑和付诸实施的结论,显然需要系统性规划和实施｡

4.3.2 情报能够成为改变企业文化的组成部分

该项目表明,情报的成功往往需要改变员工们原来的工作行为｡首先,情报小组的成员必须 学会从IBM公司全局的立场上研究竞争对手, 而不是从他们部门的视点出发看问题;第二, 研究和使用情报的每个人都必须学会和牢记客观地介绍和评价不利消息｡

4.3.3 情报规划应积极地在内部进行传播和交流

由于情报规划需要公司文化方面的一些改变,因此需要一位能够将情报工作“销售”到整个 公司的领导人,也就是说,情报规划需要一位福音传教士｡这位领导人只需在规划开展初期 花费其20%的时间与情报组共同工作,而其余80%时间与其他员工在一起论证情报对公司的 价值｡

4.4 结合IRAM的思考

IBM公司的情报项目非常重视情报需求和情报规划工作,情报员和决策者有良好的互信｡该 项目的主题是针对竞争对手的情报搜集,从情报部门的设立和项目目的可以看出IRAM的应在 ｡IBM公司对情报需求进行系统性规划和实施,更在企业文化方面进行配合｡小组在思考问 题和采取行动时能从公司的全局利益出发,而不是将各业务部门的利益放在首位,充分满足 了战略战术情报需求｡借助外部的专家和咨询人员的力量,这样增加了情报方案可行性分析 的科学性｡

组织情报需求需要像IBM公司这样系统分析和规划,重视决策者特别是一把手的核心作用, 凭借情报人员的专业技术,形成强大的情报动力,为组织决策提供坚实的基础,做到科学决 策｡

5 结 语

从以上分析可以看出,组织决策情报需求分析是整个情报过程中的第一步也是最重要的一步 ｡如何进行有效的需求分析,以及方法的探究将是一个长期的命题｡以决策者为 核心,由情报人员组织的系统性需求分析可以避免情报工作的盲目性,为搜集情报的信度和 效度提供保障｡越是像IBM这样的大企业越需要利用规范的情报需求分析和规划｡当然,需 求分析的方法并不惟一,这个IRAM也不是最好的解决之道,希望它能给进行情报需求分析的 组织以参考｡

参考文献

[1]H•A•西蒙.管理行为[M].北京:北京经济学院出版社,2006:23 -24.

[2]严怡民.现代情报学理论[M].武汉:武汉大学出版社,1996:82-83.

[3]谭英.网络环境下的潜在情报需求分析[J].图书情报工作,2003,(12):30-34 ,71.

[4]王广宇.需求的表达状态研究[EB].http:∥www.ft.org.cn/magazine/ mag-detail.asp?id=59,2007-11-27.

[5]游战清,李苏剑.企业信息化——理论与案例[M].北京:机械工业出版社,2004 :50-61.