金融危机下的企业档案管理

蒋敬东

摘要：金融危机爆发使企业处于极大的变动之中，裁员、重组、改制现象随处可见，多数企业效益下降。在这一时期，重视信息资源管理，做好企业档案工作是提高效率，应对危机的基础。本文分析了金融危机背景下企业档案管理存在的问题，提出了相应对策。

关键词：企业；档案；金融危机

中图分类号：G271 文献标志码：A文章编号：1002—2589（2009）08—0069—02

2008年美国次贷危机爆发，使证券银行业阴霾弥漫，并由此累及实体经济，导致全球消费低迷，企业市场受限，效益下降，企业决策者急于通过裁员、重组来改变被动局面。在此背景下，作为“后台”的企业档案管理往往被“边缘化”，企业档案工作严重滑坡。而事实上，企业档案作为企业发展的原始记录和重要资源，是管理者在变动环境中厘清思路，判明方向，作出科学决策不可或缺的依据，也是监督、考核企业运转效率的必备工具。因此，在金融危机中企业要特别加强档案管理工作，这是提高企业效率，应对困局的重要举措。

一、目前企业档案管理存在的主要问题

1.档案管理意识落后。金融危机中，决策管理层迫于严酷的竞争压力，他们将注意力集中于市场、生产等环节，而忽视作为其后台的档案管理工作。许多管理者认为档案工作没有创造经济价值，档案部门可有可无。档案工作的内容也被局限于收集、保管等基本环节，企业员工归档意识淡薄，业务部门为自身利用的便利而拒绝移交形成的文件，研发项目结束后，许多重要的、技术含量高的科技文件散置于个人身边，档案收集不全，散失严重。

2.档案工作组织体制存在缺陷。在档案管理体制上多数企业采取“统一领导、一体管理”的机制。这种机制虽然克服了分散制情况下各自为政的弊端，但在具体实施中并不完美，表现在：由于档案机构与职能部门平级，缺乏足够的行政统管地位。 许多档案机构还通管了全企业的信息工作，结果更是“统不起”、“管不住”。

3.档案资源管理模式不当。对企业档案信息资源的保管有两种模式：分散保管和集中保存。分散保管模式便于部门利用，但共享性和保密性不足，保管效率不高；集中保管模式既节约保管成本，也提高了保管的安全性，但部门利用不便。究竟采用何种保管模式，应视企业的规模、组织结构、地理分布、档案形成状况决定。目前，很多企业在资源保管模式上不做分析，缺乏针对性和适用性。有些企业的档案资源长期“天女散花”，过于分散；一些企业则不恰当地搞所谓的大综合、大集中，将图书、资料、档案笼而统之地集中一起，严重影响了企业档案信息的使用。

4.档案人员素质良莠不齐。由于对档案部门重视程度不够，企业档案管理人员的流动性、非专业性很大。一般都由文秘人员转岗或兼职。正式招募档案人员时，对专业性的要求也不高。经过专门培训或已有较好实践经验的档案管理人员常常被借调到其它岗位。企业在裁员或安置闲散人员时，档案岗位又成为首先考虑的位置。由此造成企业档案人员专业素质不高，工作积极性降低，企业档案工作也因为人才的乏缺而无法向纵深方向发展。

二、企业应对金融危机的档案管理之策

1.创新档案管理理念。档案是企业的真实历史记录和重要发展资源。企业管理者首先要正确认识企业档案和企业档案工作的价值，树立档案资源意识、价值意识和效益意识，将企业档案管理工作纳入企业发展规划和企业制度体系，实施严格的绩效考评。同时，加强对员工的档案知识宣传和普及教育，促使他们在工作中主动按规范形成档案、保存档案、移交档案，充分利用档案资源。

2.健全档案管理体制。在企业高层领导班子中要有专人分工负责企业档案管理工作，同时建立专门的档案机构，如档案中心、档案处（兼档案室）或档案馆等。这一机构不仅具有管理档案的业务功能，而且要具有与其统管整个企业档案工作相适应的行政功能。由于企业档案机构需要与企业内的各业务单位或职能部门发生密切联系，需要督管各部门的文件档案管理工作，因此，其行政地位应当高于一般的业务单位或职能部门，至少应当与这些单位或部门平级。企业档案机构要在决策层的领导下设置科学、规范的档案业务流程，在集中领导的基础上强调合作分工，同时明确建立起适应本企业特点的档案管理制度，使档案工作有法可依，有章可循。

3.更新档案管理模式。要根据企业发展战略和经营策略的变化来调整企业档案管理的模式与要求。例如，拓展企业档案管理职能，实现档案部门与其他信息资源部门和外部信息机构的“内联外合”，将档案机构建成企业的信息库、智力库和情报库；根据电子档案迅速增加的趋势，实施电子文件的前端控制和全程管理，推行文档一体化；借助企业已建的计算机网络，在逻辑上集成化管理的前提下对档案实体的保管采取相对分散的模式。企业档案管理模式只有不断更新，对各要素进行优化组合，才能有效应对企业内部与外部的变化，促进企业发展。

4.提高档案人员素质。要通过各种途径提高档案人员的专业素质，把好人才关。企业档案机构在群体知识结构上需要具备以下方面的知识和技能：档案管理、信息技术、资源管理、外语、法律以及与本企业生产或经营方向相关的专业技术。企业档案机构只有建立起合理的群体知识结构，综合了相关知识技能，才能满足现代企业档案管理的需要，更好地服务于企业的发展。

参考文献：

[1]庞然.浅议企业档案管理创新发展[J].山西建筑，2008（5）：34.

[2]武晓莉.企业档案管理刍议[J].山西档案，2008年增刊.

（责任编辑/彭巍）