高校档案管理和提供利用中存在的问题与对策

张　虹

摘要：高校档案是一种重要的文献信息资源，是一个集多种门类于一体综合性档案体系。它不仅客观真实地反映了学校发展的历程，也为学校的持续发展提供了历史依据，是衡量教学质量和管理水平的一个重要尺度，同时也是推进和发展学校教育事业的宝贵财富。

关键词：高等院校；档案管理；档案提供利用

中图分类号：G273.2 文献标志码：A文章编号：1002—2589（2009）08—0058—02

一、高校档案管理与提供利用的发展趋势

（一）高校档案管理的发展趋势

1．标准化建设趋势要加强。根据档案工作的客观规律制定一系列的规章制度、工作细则、岗位职责，一切照章办事。同时在档案工作的各环节上进行定量分析，在分析研究的基础上制定各项标准。这些标准包括整理标准、统计标准、服务标准和各项技术标准。

2．高校档案收集电子化。与传统的档案信息资源收集方式不同的是，利用校园网，高校档案信息的收集人员向网络节点上任何档案信息的产生单元（学校的院系及行政部门）及时地以逻辑归档或报送的形式来收集有关部门新产生的档案信息，任何档案信息一经产生，可立即通过校园网的传输进入到档案数据库中，而不必像传统的方式那样必须待工作结束或年终才归档。

3．建立高校档案信息数据库。首先，高校档案馆要以收藏大容量、高密度、联机能力强的电子档案介质为今后收藏的主要方向，随着办公自动化技术的迅速发展，使得高校在教学、科研、管理方面产生了大量电子档案，它作为一种全新的档案类型，是按一定的格式存储在电子介质并且在网络上传输的数字代码系列。

（二）高校档案提供利用的发展趋势

1．社会利用档案呈上升趋势。随着社会的发展与需求，高校的学籍档案成了社会利用的主流，利用曾经就读学校保存的学籍档案用于求职、求学、职称评定的人越来越多。社会上各单位和中介机构利用高校保存的学籍档案核查学历，认证文凭也越来越多，这说明人们的档案意识不断增强，利用档案信息资源维护个人权益的意识也越来越强。

2．利用方式多样化，利用手段现代化。传统的档案利用方式要受开发时间和空间的限制，基本模式是用户亲自到档案馆，利用较多的是纸质档案原件，利用手段也比较有限，通常只是阅览、抄写或复印。现今随着档案硬软件环境的不断提升，用户可以选择使用电话、网络等现代技术手段获取远程档案信息，充分实现档案信息资源共享。

3．拥护类型多样化，信息服务社会化。高校档案一直以校内各级党政共团组织、科研集体及教职员工为主要用户，但由于大量高校毕业生不断涌向社会，教职员工的内外流动，特别是随着经济科技的高速发展，学校与外界联系日益增多，逐渐形成了校外用户群体，包括历届毕业生、外调人员、兄弟院校和外事部门等。

二、高校档案管理与提供利用中存在的问题

1．档案意识薄弱，领导不够重视。档案工作是学校的一项重要基础工作，是教学、科研、党政管理工作不可缺少的环节，但由于档案作用的发挥具有潜在性、滞后性特点，高校档案工作往往并不直接产生经济效益，学校各级领导和教职员工对档案工作认识不深，重视不够。因而，档案工作很难摆上学校的议事日程，在档案机构设置、专业人员编制配备、业务经费投入等工作条件建设方面得不到应有的重视，使高校档案人员处于地位不高、责任不轻、难度不小的工作环境中，制约了档案工作的发展。

2．档案人员编制偏少，队伍专业素质不高。近年来高校合并，规模迅速扩大，使得档案工作业务大量增加与档案专业人员编制相对固定之间矛盾日益突出。由于工作任务重、难度大、人力有限，档案工作人员往往只能应付日常的档案管理与提供利用工作，专职档案人员中有相当一部分由于是“半路出家”，缺乏档案专业知识与技能，对本职工作往往难以胜任。

3．档案工作发展不平衡，水平参差不齐。在一所学校内，档案部门与学校另一信息部门图书馆相比也显得较为落后，在不同院校，由于对档案工作的重视程度不同，人财物投入力度、档案队伍整体素质等各有所不同，导致档案工作水平参差不齐，与本科院校相比，高职高专院校的整体档案工作水平较低，部分院校甚至存在一无档案机构、二无专职档案人员、三无专用档案库房的“三无”现象，其档案工作状况可想而知。

4．档案工作人员服务意识淡薄、观念保守。高校档案管理工作中普遍存在着质量意识差、责任心不强、服务意识淡薄等现象，这与传统的档案管理模式有一定的关系，长期以来，人们对档案工作者的工作态度、工作效率、工作质量等方面不很满意。

5．馆藏档案及档案馆网站特色不突出。高校档案结构单一，主要是：一是门类单一，突出学校办学特色、学科特色、师资特色、管理特色、竞争优势等的“闪亮点”档案相对较少；二是档案载体形式单一，多以纸质档案为主，很少有磁盘、光盘、录像等电子档案，为用户拷贝使用带来不便；三是内容不够完善，如科研档案、学生简历档案、成绩档案及反映高校历史发展面貌的档案缺乏，这大大影响了高校档案工作的顺利开展。

6．信息化、网络化带来的不安全因素。高校档案管理采用内外相结合又彼此孤立的网络方案，不同系统之间相对隔离的方案要建立两套网络系统，虽然设有防火墙，并不能保证百分之百的安全。这种内外分离的做法不但投资大，而且不符合档案系统对外开放的需要。网络基础设施的不完善带来一系列安全问题。

7．档案信息数字化处理存在的技术问题。由于档案部门普遍缺少计算机人才，所以对档案资料进行数字化的工作往往落在一些聘用的计算机专业人员身上。他们缺乏对档案专业的了解，在建立网上档案网页的过程中，难免有一些不完美的地方，还有档案信息网上安全的设置，需要既充分利用珍贵的档案信息资料，又要防止失密、泄密现象的发生。

三、应对策略

1．加强法制建设，实现依法治档。高校档案工作是办好高校的重要基础工作之一，是高校科学管理的重要组成部分，高校档案工作的好坏在一定程度上反映这所高校管理水平的高低，也直接影响着学校各项工作的开展，要搞好档案工作，就必须把档案工作纳入法制的轨道，加强档案工作的法制建设，健全和完善档案的法规体系，用法规引导、推进和保障高校档案工作的持续发展，《档案法》的颁布与实施，使档案工作的法制建设得以保障。

2．加强队伍建设，提高档案工作人员的政治、业务素质。发展档案事业，提高档案管理水平，关键在于人。因此，要加强思想政治工作，帮助档案工作者树立事业心和责任心，培养奉献精神，通过办培训班、成人教育等形式，提高在职档案人员业务素质和知识水平，使其在掌握档案基础理论的基础上，进一步了解和掌握档案的现代化管理方法，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构，不断提高档案专业队伍的整体素质，从而使在职的档案人员从思想上和业务水平上适应学校教育教学工作的需要。

3．加强馆（室）藏建设，大力丰富、优化馆（室）藏。第一，增加馆（室）藏数量。档案部门要惯彻《档案法》，积极地接收档案，征集档案史料，充实馆（室）藏各类资料。第二，提高馆（室）藏质量，要“清源截流”地把好档案进馆（室）关，同时丰富档案载体，使纸质、木质、磁带，甚至现代机读档案都具有。第三，克服馆（室）藏臃肿现象。大量重复的档案和无价值档案的存在，占据了档案（室）库存有限的空间，使馆（室）库无法最大限度地容纳有效档案的进馆（室）。