对改进医院档案管理的思考

摘要：医院档案是医院管理工作中的重要组成部分。文章从分析当前医院档案管理工作中存在的问题入手，分别从提高全员档案意识、建立健全档案管理制度、提升档案管理人员素质、加强档案的利用与开发、实现档案管理现代化等方面提出了改进医院档案管理工作的有效途径。

关键词：医院档案管理；改进举措；档案管理人员素质

中图分类号：R197文献标识码：A

文章编号：1674-1145（2009）14-0093-02

医院档案是指医院在建设和发展过程中所从事的管理、医疗、教学、科研、基建、财务等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。医院档案管理包括党务、行政、医疗技术、仪器设备、声像、财务、基建、人事档案的管理，覆盖医院各部门的工作，是医院管理工作中的重要组成部分。

一、当前医院档案管理工作中存在的问题

随着时代的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被重视，但是，目前医院档案工作中存在不少问题。具体表现如下：

第一，一些部门和领导对档案管理的重要性认识不足，“重医疗、轻档案”的意识较为严重。一些科室认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性，对档案工作重视程度不够，更有甚者，为了图方便，将不少应该向医院综合档案室移交并进行集中统一保管的档案资料，随便存放在自己科室的柜子里，导致档案材料的丢失或损坏。

第二，档案管理制度不健全，管理效率不高。在医院管理中，涉及档案管理的制度、职责以及检查考核制度仍不够健全。由于管理制度不严、不健全，各科室保管的材料不能及时移交综合档案室，造成档案收集效率不高，档案不齐全，甚至出现遗失或损毁。

第三，档案管理人员文化素质低，业务水平不高。在医院人才培养中，一般只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，对档案管理人员的教育培训却没有纳入计划，档案管理水平停留在经验上，服务方式和管理水平跟不上时代发展的要求，缺乏创新和活力。

第四，档案工作硬件投入不足，现代化管理水平不高。由于医疗用房紧张，致使档案用房狭小，不符合档案保管的标准。另外，档案管理设备陈旧，管理技术落后，运用计算机及网络技术管理档案的较少，手工收集、检

索居多，所以信息量小，不利于档案资源的利用和开发。

二、改进医院档案管理工作的措施建议

由于医院档案工作具有广泛性的特点，它涉及医院的各个部门，融入了医院全方位的信息，因此，良好的档案管理是医院科学管理的基础。医院要着力从以下几方面入手，采取有效措施以更好地促进医院档案管理工作。

1．提升全员档案意识。各级医院要切实加强对档案工作的领导，把它纳入重要议事日程，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展。同时，要通过会议、参观学习、典型事例宣传等形式，大力宣传档案工作的重要性，从而使医院的全体人员都充分认识档案工作的重要性。档案管理的工作人员要转变“重管轻用”的观念，克服“无所作为”的消极落后思想意识，要解放思想，更新观念，变封闭式管理为开放型管理，为上门查阅档案的人员提供热情的服务，主动为医学、科研活动提供各种咨询服务。

2．建立健全档案管理制度。健全医院档案工作规章制度，制定档案综合管理办法、档案分类大纲、文件材料归档范围及保管期限、综合档案室工作制度等一系列规定和办法，主要有文书档案、科技档案、设备档案、会计档案、基建档案、人事档案、声像实物档案的管理制度，以及查（借）阅、保密、统计利用、销毁鉴定、库房管理等制度。对档案工作领导职责、各类人员的岗位职责等方面做出明确规定，使医院档案管理工作纳入了制度化、规范化、标准化的轨道。

3．提高档案管理人员素质。档案人员的职业素质是档案工作者应具备的基本知识和能力。档案人员应具备热爱档案事业。政治素质好，业务精，责任心强，具有实干奉献精神的人员，重视档案人员素质的提高，医院应将档案人员的培养纳入到医院人才培养的计划。通过多种形式给予智力投资，提供外出学习和培训的机会，有效地提高他们的思想素质、专业知识和业务能力。档案人员也要加强自身学习，除了掌握档案管理方面的专业知识，还必须掌握其他各类相关学科知识。同时鼓励工作人员积极参加学术交流活动，注重知识的更新。结合医院管理与临床实际发展的需要，有目的、有针对性地开展应用为主的档案方面的研究和技术创新，不断提高档案工作人员的专业知识和管理水平。

4．加强档案的利用与开发。医院档案作为历史的真实记录，其最终目的是作为信息资源在医院的建设中发挥作用。档案工作人员要确立以利用为中心的业务指导思想，提供全面、准确、关键性的档案信息给利用者，积极开展多种档案编研工作，科学地开发档案信息资源，对档案信息进行深层次开发和加工，为利用者提供多层次、多方面的信息。要主动从室藏档案中挖掘有价值的信息，加强二次文献和三次文献的编研工作，努力开拓档案利用的新途径。

5．实现档案管理现代化。第一，档案设备要现代化。如档案库房的除湿设备、空调设备、灭火设备等，都是档案现代化管理不可缺少的组成部分；第二，档案管理要计算机化。利用计算机和计算机网络进行档案的整理、立卷、编号、制作检索工具、存储、查找调阅，其中最基本的就是要利用档案管理软件，将档案内容分门别类地输入计算机，形成档案信息数据库；第三，档案载体要现代化。推广使用感光材料、胶片、磁带、磁盘、光盘等新型档案载体，它们具有存储容量大、携带方便、便于查找和存储等优点；第四，要充分利用计算机网络，利用网上信息量大、传递速度快的优势，与其他档案机构联网，共享档案资源，还可以利用网络进行档案工作的宣传等。当然，这里要注意档案信息安全，树立网络安全意识，特别是不能将医院的重要机密档案信息存入网络，否则会造成机密档案被窃取或毁坏。

参考文献

[1]杨海立，刘正芳．浅谈如何做好新时期医院档案管理工作[J]．中医药管理杂志，2007，15(9)．

[2]陈忠海．档案管理学[M]．郑州：河南人民出版社，2006．

作者简介：黄静虹（1975- ），女（壮族），广西钦州人，广东省茂名市人民医院助理馆员，研究方向：档案管理。