办公自动化环境下医院档案管理分析

吴立鑫

【摘要】随着科技技术的飞速发展，医院档案管理工作也采用了自动化的办公模式，有效地提高了医院档案管理的工作效率和工作质量。本文对我国现阶段医院档案办公自动化管理现状进行了分析，并提出相应解决方案。

【关键词】办公自动化环境；医院档案管理；分析

随着我国信息技术的快速发展，医院也将全面实行改革制度，大力发展办公自动化技术，以便于更好地完成医院档案的管理工作。与传统档案管理工作相比，办公自动化环境所带来的冲击性十分之高，也全面填补了传统档案管理的空白，使医院档案管理工作提升到一个新的台阶，从而为医院长期稳定地发展创造良好的条件。

一、办公自动化概述

（一）基本概念。所谓办公自动化就是采用计算机信息技术来进行的。其包括数据传输接收以及数据存储等工作，从根本上提高了医院办公的效率和质量，使其更具准确性和可靠性。同时办公自动化还可以极大完善传统手工归档，使医院档案管理工作迈上一个新的台阶，从而减轻相关管理人员的工作负担，有效地提升工作效率。

（二）基本特点。1.实现资源共享。医院档案管理工作涉及很多管理部门，其档案资料也极其分散。通过在自动化办公环境中采用计算机管理可最大化发挥优势，使档案管理工作更具科学化和合理化，有效提升档案的利用价值，避免了以往档案信息受限的弊端。同时办公自动化系统还将文件归档和审批权限进行了统一、规范的管理，为信息资料的储存提供了更安全的保障。2.对档案管理人员的相关工作提出很大的要求。办公自动化环境下的档案管理工作，主要是依靠网络计算机技术来实现的，因此对相关管理人员的工作水平也提出了很高的要求，规定其必须具备掌握现代化办公设备及档案存储方式的能力，还要在不断的工作中完善自我素质，以积极饱满的心态投入到医院档案管理工作中，从而使其符合新时期的档案管理需求。3.医院档案存储方式呈现多样化。随着医院档案管理工作的不断改进，传统纸质档案管理的存储方式也逐渐向图像或影像等实物载体上靠拢。不仅节省了档案存储的空间，而且还能在一定程度上保证纸质档案的完整。另外影像类的存储载体还具有方便、快捷的读取功能，可有效提高档案存储的稳定性。

二、我国现阶段医院档案办公自动化管理现状

（一）缺乏完善的信息化管理制度。目前，我国医院档案的信息化管理制度仍然处于发展阶段，很多医院的管理系统和管理设备比较滞后，根本不能满足当下档案管理的需求。另外电子档案的存储方式存在很多安全隐患，很容易将患者的病历资料泄露出去，从而给患者正常生活造成很大影响。同时很多医院单位在档案管理工作方面投入了较大的成本，但受传统思想的约束，导致其档案管理自动化系统并不完善，因此给医院档案管理平台建设增加了很大的难度，资源浪费情况也是时有发生。

（二）缺乏完善的办公自动化系统。由于各地医院经济水平的不同，其在软件方面所投入的成本也是各有千秋。一些医院缺乏严格的管理制度，再加上相关人员的水平有限，所以经常导致办公自动化系统无法满足档案管理实际需求，甚至还会给电子档案管理系统的后期运作带来严重影响。

（三）医院缺乏专业档案管理人才。由于办公自动化技术的实现是以计算机技术为基础，所以对于档案存储方式也提出了很高的要求，需要具备多元化的存储模式，才能保证档案资料的完整度和精确度。现阶段我国从事医院文档管理工作的人员，大多是以老员工为主，受传统思想的影响，其工作方式十分单一，再加上缺乏专业的管理知识和操作技能，导致其很难完成现代化的档案资料管理任务。

三、办公自动化医院档案管理的解决方案

（一）建立规范化、标准化的档案管理制度。要想充分发挥办公自动化档案管理工作的优势，首先就要建立规范化、标准化的档案管理制度，对文件管理与档案管理做到统一、规范，使其更具方便性和准确性。其次建立完整的管理计划，将文件归档以及文件处理工作集中起来，对其采取精细化的管理，从而保证不同接口类型档案能够顺利归档。最后还要转变传统的工作方式，以文件为单位建立自动化管理系统，将传统纸质文件演变成方便、快捷的图像或音像等裁体，并联合档案部门和信息技术部门共同制定多元化的存储模式，从而为医院档案管理提供优质的服务平台。

（二）加强医院档案管理信息化建设。自动化办公系统主要包括基础设施及软硬件数据材料等组成因素，具有较高的安全性和可靠性。因此为了保障医院档案管理工作的效率和质量，就要加大投入成本，引进现代化的管理设备，大力发展自动化办公技术，使医院患者的档案信息得到更好的保障，从而为提高医院档案管理工作效率奠定扎实的基础。

（三）建立专业的医院档案管理队伍。尽管办公自动化系统给医院档案管理提供了很大的方便，但仍然离不开人为操作技术的有力支撑。因此各医院管理部门就要提高培养专业管理人才的重视程度，以提升在职管理人员的综合素质和专业素质为基础，定期开展各种培训学习活动，使管理人员的工作方式得到极大的改善和调整，为增强管理人员的工作水平提供有效的途径。

四、结语

综上所述，积极应用办公自动化技术，对于医院档案管理工作有很实际的意义。不仅促进了办公室自动化环境下的医院档案管理水平，而且也极大地提高了档案的利用效率。在未来医院档案管理工作中，还需相关部门进一步重视办公室自动化工作，为提高医院档案管理工作的整体水平提供良好的发展空间。

【参考文献】

[1]孙涛.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]中国病案 . 2016（01）：17-18.

[2]卜照锋.办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]中国卫生产业. 2016（07）：04-05.