论管理审计在高校物资采购中的初步实践

摘要：随着高等教育事业的迅猛发展，高校物资采购占教育经费的比重越来越大，加强高校物资采购管理审计显得必要和重要。针对物资采购的各个环节的关键控制点进行审计监督，提高高校物资采购的安全性、效益性。

关键词：高校物资采购 管理审计 关键控制点

高校物资采购管理审计是指高校的内部审计机构和内部审计人员依照国家财经法规、内部控制制度和市场信息，对高校内部有关职能部门使用学校资金获取物资的真实性、合理性、效益性进行审计监督的活动。

一、开展高校物资采购管理审计的必要性

（一）高校自身持续和谐发展的需要

随着高校连年扩招和办学规模不断扩大，需要添置大量的教学物资设备，仪器设备材料的支出在学校事业经费中所占比重越来越大。为确保资金的合理使用并收到预期效果，必须加强对高校物资采购的审计监督。

（二）反腐倡廉工作的需要

近年高校爆出的腐败案件中，物资采购环节成为频发领域。因此，要加大对物资采购环节的管理和监督，规范采购程序，减少和防止腐败行为的产生，促进党风廉政建设。

（三）降低和控制物资采购风险的需要

物资采购过程中会面临很多风险，主要有合同欺诈风险、价格风险、质量风险、技术进步风险等外部风险以及计划风险、合同风险、验收风险、存量风险、责任风险等内部风险，同时还面临重复购置、物资闲置等风险。对采购行为进行审计监督可以控制采购中的风险，规范采购行为，降低采购成本，提高资金使用效益。

（四）内部审计职能转变的需要

随着高校规模的发展和管理层次的提高，高校内部审计不仅要在财务收支发现问题、分析问题和解决问题，而且还肩负帮助学校决策层和管理层制定战略方针，改进管理方法，最终实现提高高校整体运营能力的重任。开展物资采购管理审计是高校内部审计转变职能的需要，是高校内部审计工作从事后审计向更高层次的管理审计发展的必然结果。

二、选择关键控制点，对物资采购进行全过程管理审计

运用管理审计对物资采购的整个过程进行审计，是指从计划、审批、询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的审计监督。审计监督的关键点是采购计划编制、招投标、合同管理、验收付款、使用效果等环节。

（一）测试学校物资采购的内部控制制度是否完善

物资采购的内部控制制度一般应该包括以下几个方面：（1）环境控制。学校的管理层对物资采购工作的重视程度如何，各相关部门在物资采购过程中的各自职责及配合程度如何，是否有物资采购人员职业培训计划和廉政及职业道德教育措施等。（2）风险控制。是否有建立物资采购的可行性论证分析制度，是否建立物资采购风险的评估、防范、化解措施。（3）过程控制。物资采购是否经过适当制授权，是否进行合同控制，不相容职务是否分离，大宗物资采购是否进行招标，是否进行认真验收，是否进行定期盘点。（4）监督制度。是否建立适当的管理程序来保证物资采购顺利进行，是否有适当程序对采购过程进行日常监督，审计人员是否对物资采购进行独立监督。

（二）评审物资采购计划管理及论证制度

高校物资尤其是教学科研用的仪器设备，经常出现重复购置、闲置等现象，造成资金的极大浪费。主要评审的几个关控制键点，（1）是否有编制采购计划（采购申请），并经专家进行可行性论证，防止购回的设备、物资无法满足需求而造成浪费；（2）是否符合学校预算控制，财务处的资金是否到位，是否存在超预算、无预算采购行为，追加采购是否已编报预算并按程序报批。

（三）对物资采购招投标情况的审计。

一个完整的物资采购招投标过程应该包括招标、投标、开标、评标、定标五个环节，任何一个环节出现差错都会影响整个招投标效果。（1）招标。重点审查是否存在以借工作需要、时间紧迫、减少办事程序为由，将项目化整为零或以其他方式规避招标的情况；投标文件内容是否符合规定，是否明确拟采购物资的名称、规格型号、数量与价格、技术要求等；（2）投标。重点审查是否存在串标行为，影响公平竞争，损害学校利益；是否存在投标人向投标人或评标专家行贿行为；是否存在低价竞标、以他人名义投标等虚假投标行为；（3）开标。开标的时间、地点是否符合规定，是否当众拆封、当众宣读、是否记录并存档备查；（4）评标定标。重点审查评标原则是否科学，评标委员会的组成是否合理，是否遵循利害关系回避原则，评委名单、标底的保密情况。

（四）对物资采购合同管理审查

合同的审查既是物资采购审计的一个环节，也是学校经济合同审计的重要内容。主要审查关键点：（1）合同的合法性完整性。合同主体资格是否合法；合同标的物的数量、单价、型号是否和中标内容一致；合同条款内容是否具体完整；合同双方的违约责任是否明确。审计时将合同与招标文件、评标办法及评标结果进行核对，必要时请学校法律顾问审核把关。（2）合同执行情况。合同的内容是否得到全面、严格的执行，是否有专人跟踪，遇到违约是否严格按条款执行，是否按合同验收及付款。（3）合同归档管理。是否有专门的部门、人员对签订的合同进行集中归档管理，合同管理制度是否完善，合同是否档案管理要求实行编号管理，并进行登记，与合同相关的材料是否装订成册，是否定期向相关部门反馈合同执行情况。

（五）审查物资的验收及付款情况

（1）对验收环节主要审查独立性控制和职务不相容控制情况。应审查验收人员是否独立于使用、采购和会计部门的人员担任，是否严格按照合同要求对采购物资的品种、规格、型号、数量、单价、交货期、参数、交货方式、结算方式进行验收，验收部门是否组织专家组按照合同要求对物资设备进行技术检验测试。

（2）对付款环节主要审查授权控制情况，主要是实质性审查会计记录，审查付款时间，方式、金额、内容、收款人等项目是否与合同一致。审查付款凭单是否经过适当授权人批准、是否附请购单、验收单、合同和发票等。

（六）物资使用效果情况评估

物资采购到验收使用已经结束，但作为物资管理审计并未结束。审计人员需要对所购物资设备使用效果进行评价。主要审查物资设备使用效益、效果与计划是否相符，利用率如何，是否存在闲置、重复、不实用等造成资金浪费的情况。◆

参考文献：

[1]张建琦，《高校物资采购审计监督关键点的控制》，《南京审计学院学报》2008年第11期

[2]郑萍，《浅谈高校物资采购内部审计程序》，《财会通讯》2005年第5期

[3]张来斌，《管理审计在地方高校物资采购中的运用》，《会计之友》2007年第7期

[4]黄曲曲，黄亮，《教学物资采购审计重点》，《中国内部审计》2009年第1集

作者简介：林志新，男，福建漳州人，漳州师范学院监察审计处注册会计师。