“邮件合并”搭建Ｗｏｒｄ与Ｅｘｃｅｌ通讯高速路

郑春英

问：学生的信息一般是以Excel表格的形式保存的，在Word和Excel中能否实现一定的关联来进行数据的共享交换，以实现数据调用？

答：要实现Word与Excel表格数据的关联，我们可以借助Word软件中的“邮件合并”功能，下面以制作“学生成绩通知单”为例进行介绍。

第一步，打开Word 2003，编辑制作好Word中的内容和表格框架，接着依次执行“工具”→“信函与邮件”→“邮件合并”命令打开“邮件合并”对话框，在“选择文档类型”列表中点击选择第一项“信函”单选按钮，完成第一步的设置。

第二步，单击“下一步：正在启动文档”按钮，在打开的对话框的“选择开始文档”列表中点击选择“使用当前文档”单选按钮，完成第二步的设置。

第三步，单击“下一步：选取收件人”按钮，在“选择收件人”列表中点击选择“使用现有列表”单选按钮，接着在“使用现有列表”区域中单击“浏览”按钮，打开“选取数据源”对话框，找到并选择事先编辑好的Excel电子表格文件，再点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，确保勾选“数据首行包含列标题”复选框（在下面的插入合并域对话框中将显示这些标题），并选择列表中的第一项即Excel表格中的第一个工作簿，完成表格的选择。选择好表格后点击“确定”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框，这时点击“全选”按钮，选中表格中的所有记录，再点击“确定”按钮，完成合并收件人的设置。

第四步，将光标定位到需要调用“姓名”的单元格中，再单击“下一步：撰写信函”按钮，在“撰写信函”列表中点击“其他项目”按钮，打开“插入合并域”对话框。点击选择“数据库域”单项按钮，再在“域”列表中选中“姓名”选项，接着点击“插入”按钮（或者双击）将Excel表格中对应的“姓名”字段插入Word表格中，这时Word的对应单元格中将显示“?姓名?”字样，我们可以像普通文字一样对其进行字体、颜色、大小等的设置。最后，用同样的方法为其他单元格建立关联。

第五步，将Word中的所有单元格建立好关联后点击“下一步：预览信函”按钮，Word表格行中的相关内容将变成Excel表格中的数值。如果想预览其他学生的成绩单，可以在“预览”信函区域中点击“《”和“》”按钮在不同的学生之间切换。

第六步，预览无误后，点击“下一步：完成合并”按钮，完成邮件的合并操作。如果需要打印，连接好打印机后，点击“合并”列表中的“打印”按钮，弹出“合并到打印机”对话框，选择“全部”、“当前记录”或“从某个记录到某个记录”中的一个选项，再点击“确定”按钮进行打印。如果需要保存，点击“合并”列表中的“编辑个人信函”按钮，弹出“合并到新文档”对话框，点击选择“全部”、“当前记录”或“从某个记录到某个记录”中的一个选项，再点击“确定”按钮，则自动新建并打开一个名为“字母1”的文件，在这个文件中每一个学生的成绩单都被单独保存在一个页面上，这时“保存”或者起个名字“另存为”就可以了。

（作者单位：山东菏泽市郓城第一中学）