员工走了,别留下“一地鸡毛”

庄 严

员工因调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等原因而离开用人单位的行为,产生了员工的流动。与之相对应,用人单位针对员工的流动也采取了种种管理措施。在实践中,大量的劳动争议在此过程中发生。和谐、稳定的劳动关系不仅存在于员工入职时,也存在于离职时。妥善处理好员工离职问题,对双方都相当重要。

离职了,双方都按规矩办

离职是员工与用人单位利益、权益即将终结的环节,用人单位更应着力于规范运作,从各个方面建立健全相应的管理规章制度体系。

根据现行法律法规、司法解释,用人单位制定离职管理规章制度应该符合以下条件。首先,规范离职行为的规章管理制度必须合法。其次,离职管理规章制度不得违反劳动合同和集体合同的约定。若用人单位与员工的劳动合同中就离职约定有相关的权利与义务,应按约定执行。同时,离职管理规章制度要向员工公示,未经公示而在员工离职时才交予员工阅知的规章制度,不具有约束力。此外,对于掌握商业秘密的员工,用人单位可在劳动合同中进行约定以约束离职行为,进行自我保护,防范法律风险的出现。

人、财、物交接

员工离职需将其负责的工作事项向用人单位做交接,其所在的工作部门及人力资源部门应认真处理。除了工作内容的交接是必须履行的程序外,员工所领用的办公物品也需要归还。

在实践中,常发生员工带走其在公司所领用的办公设备、擅自离职而不回公司办理离职手续的情况,给用人单位正常工作造成一定的负面影响与财产损失。针对此种情况,一方面用人单位在办理员工入职手续时应核实清楚相关证件材料,以作为联系离职员工的线索;另一方面,在日常管理中也要建立起相关工作制度和物品管理制度。若员工利用原有的职务便利,离职时带走单位财物数额较大、非法占为己有的,则可能构成职务侵占罪,用人单位应及时向公安机关报案以维护自身利益。

离职手续务求准确完备

在员工离职时,用人单位应要求离职员工签署必要的手续文件。在制作手续文件时,应考虑将劳动关系双方的权利义务的履行情况予以明确表述,内容包括:工作材料、工作内容交接的确认;离职薪资结算的确认;离职时双方签订的协议文书;依具体情况需离职员工签署的其他手续文件。

用人单位应妥善保管这些离职文件材料,确保其在内容及形式上均完整准确地记录下了整个离职环节。既便于规范管理,也能在员工离职后与单位发生劳动争议时派上用场。

人事档案要及时转移、保留备份员工离职,用人单位有义务为员工办理相关手续,包括为员工出具离职证明、转移员工个人人事档案等。用人单位无权以任何理由扣留已离职员工的档案,若员工拒绝承担违约责任或赔偿责任不辞而别,正确的做法是通过劳动争议仲裁等法律途径来维护自己的合法权益。

《劳动合同法》第 50条规定,用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在15日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续。劳动者应当按照双方约定,办理工作交接。用人单位依照有关规定应当向劳动者支付经济补偿的,在办理工作交接时支付。用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本,至少保存两年备查。

别让薪资留“后遗症”

在实践中,常因员工离职时双方没有就工资、补偿金数额等问题达成一致意见引发劳动纠纷。对此,用人单位可从以下几点来考虑,以防范法律风险。

关于工资结算。劳动关系双方依法解除或终止劳动合同时,用人单位应在员工离职时一次付清劳动者工资。员工向用人单位提供了劳动,有取得劳动报酬的权利,用人单位不得克扣或者无故拖欠工资。需要说明的是,用人单位向离职员工及时结清工资应是离职手续中的必不可少的一项内容,有些单位习惯于要求离职员工在下月正常发薪日来领取工资,这样办理容易造成双方关系紧张,还容易埋下劳动纠纷的隐患。

关于经济补偿金和赔偿金。在员工离职时,劳动关系双方应依据相关法律法规及劳动合同约定,明确是否存在劳动关系一方应向另一方支付赔偿金的义务。不论是法定义务还是约定义务,在树立规范化运作的人力资源管理理念的同时,用人单位不应推脱义务,应切实保障离职员工的正当合法权益。

关于其他薪酬福利事项的处理。员工在用人单位工作期间,用人单位为员工缴纳各项社会保险及住房公积金等,在员工离职时,双方应协商确定转移手续的办理时间、双方如何配合办理等事项。