论企业档案信息资源开发利用的问题与对策

赵九轩

摘要: 针对目前档案信息资源开发利用问题,紧密结合本人所在的企业实际,重点对企业档案信息资料的开发利用作一探讨。

关键词: 档案;信息资源;开发利用;对策

中图分类号:C93 文献标志码:A文章编号:1002—2589(2009)31—0121—02

随着现代化企业制度的建立,要求企业档案管理工作更加科学规范。企业档案管理工作的根本目的,除了保证档案的齐全、完整、准确、安全外,主要是为了开发利用。而在档案信息资源开发利用工作中,存在着传统式的被动服务形式和不重视档案利用信息反馈的两大问题,已严重影响着企业档案信息资源的开发利用和企业档案事业的健康发展。本文针对问题,结合本人所在企业的实际,重点对企业档案信息资料的开发利用问题作一探讨,旨在与档案界同仁商榷。

一、企业档案信息资源开发利用工作中存在的主要问题

1.对档案信息资源开发的认识有偏差。在开发档案信息资源过程中,存在两种思想:一是档案信息无用论的思想。认为档案只是过时的材料,档案工作就是看堆守摊,不丢不少就行了,看不到档案信息资源开发的重要性和必要性;二是开发档案信息资源危险论的思想,有的人担心开发档案信息资源会造成档案内容的失密和档案利用者的失控,担心开发档案信息资源会带来麻烦,惹出事端,因此而影响了档案信息资源的正常开发和利用。

2.不能及时准确地统计档案利用实例和计算利用效益。在实际工作中,仅局限于档案利用次数、件数统计,不求档案的实际效益的统计和计算。各级档案管理部门,每到年终在要求基层档案室编制年报,了解档案利用情况时,只要求统计几个档案利用数据,如利用人次、利用档案卷(份)数等,而不了解通过档案信息资源利用所获得的社会效益和经济效益。收集统计档案利用数据,虽然亦能反映档案的利用情况,却不能说明档案给企业和经济建设带来的价值和作用。也就是说,统计几个数据只能揭示表面现象,而不能揭示档案利用的实际效益和深层次内容。这是企业各级档案部门普遍存在的一个问题。

3.对档案进行深层次加工不够。各级档案部门即使有了齐全、完整、准确的档案资料,也收集了一些档案利用实例,但不求汇集编发重返社会和企业。有些档案部门虽然注重档案利用信息反馈工作,收集了有价值的档案利用实例,而没有汇编发表,重返社会,影响档案信息资源的开发与利用。档案部门在档案开发利用上,大多都把工作重心放在档案材料借阅上,忽视了对档案资料的深层次加工,对企业发展需求不甚了解,没有结合馆藏实际,有目的、有计划地编研一些参考性、指导性的资料提供给企业,编研工作开展不够,有的甚至就没有开展编研工作,档案信息资源的开发成为死水一潭,不能满足企业发展和经济建设的需求。

二、企业档案信息资源开发利用的对策措施

企业档案信息资料的开发利用是档案部门的中心任务,也是档案工作的根本目的。可见企业档案工作除收集、整理、保管外,要把重点放在“开发利用”上,怎样才能有效地开发利用,更好地为企业生产经营和经济建设服务呢?

1.提高对开发档案信息资源的认识。首先要破除档案信息无用论的思想。要认识到档案对企业工作查考、经济和文化建设、对科学技术研究的重要作用,档案信息资源能够创造出巨大的财富,产生巨大的社会效益和经济效益。因此,要树立档案是一种信息资源,档案是巨大财富的思想观念,增强开发档案信息资源的自觉性和主动性;其次要破除开发档案信息危险论的思想。其实,档案信息资源的开发是根据档案的不同内容,区别不同的利用对象以不同的方式进行的。只要档案部门认真执行政策,掌握好党和国家政策界限,正确处理好利用与保密的关系,开发档案信息资源就不会出现失控失密现象。

2.建立完善的借阅制度。档案在查(借)阅时,一般不会直接产生效益,而要通过实践,才能反映出档案的实际价值,产生一定的社会效益和经济效益。因此,在档案利用工作中,必须坚持按照《档案法》的规定和本单位的档案借阅制度开展档案利用工作,严格履行借阅登记、审批手续。在进行档案利用效果统计方面,努力做到“两同时”,即在借阅档案的同时向借阅者提供档案利用效果统计表,在归还档案时收回填好的利用效果统计表。首先要填写清楚档案利用目的,不可单纯填写如“工作查考”等,而应写明属哪一项工作查考,企业哪项资质审查、哪个工程项目投标、什么经济案件查处和房产案件纠纷等,并写明具体内容和将起到的作用和效益。其次要把利用效果统计表要填写得具体一点,应有时间、地点、利用人和具体事例。以便不断积累资料,为汇编档案利用效果、展示企业档案的重要作用留下真实记录。

3.及时准确计算出利用档案产生的经济效益。利用档案这种信息资源,在我国社会主义经济建设中,已经成为创造和增加经济效益的一个重要源泉。无数事实证明,不论哪个行业、哪个单位,凡是正确地利用档案资料者,都获得了提高生产、增加收益或节约人力、财力、物力的显著效果。开发档案信息资源所产生(创造)的经济效益量,是很可观的。因此,我们必须及时准确地计算出利用档案产生的经济效益。例如:我集团电气化工程公司在办理太原市大岩村20.04亩土地证时,缺少征购土地的证据,通过查阅档案部门保管的会计凭证,找到了该土地的5万元付款原始凭证,因此,在太原市土地局顺利办理了国有土地使用证,并为企业减少了4.75万元的经济损失。根据有关公式J=αB-C来计算:档案起决定作用,查表确定取值范围即α=0.95;直接使用的是档案原件,即C=0;B=5万元。那么利用档案起凭证作用避免损失所创的经济效益为J=0.95×5-0=4.75万元。利用档案资料获得的经济效益实例很多,比如:利用企业从事工程施工过程中形成的工程业绩资料,在企业进行工程投标招标工作中发挥了重要作用,同样可以用相关的公式和计算方法,计算出利用档案直接或间接创造经济效益的数据。上述事例说明,利用档案资料是能够创造经济效益的,是可以计算的,而且用数据说明档案的利用效果更具说服力。

4.努力搞好档案史料编纂工作。档案史料编纂工作,是按照一定题目和科学的编辑方法,将重要档案史料编辑成书,并付印出版,便于读者查阅的一项工作。它是广泛、系统地提供档案为企业和社会各方面服务的工作方式,也是档案资源开发工作的重要组成部分。因此,在开发档案信息资源上,要深入挖掘档案潜力,从本单位实际需要出发,对档案进行深层次加工,编写一些适合于企业的档案史料专题汇编或丛编、档案全宗介绍、政策法令汇编和电子文件汇集等,变被动服务为主动服务。同时,档案的编辑和出版的作用是多方面的,而且是长远的。它不仅在社会主义现代化建设过程中,可为人们从事经济、政治、科研、文化、艺术等各方面的工作提供材料,而且为后世子孙后代保存史料,将来可为共产主义建设服务,它确是一项功德无量的工作。

5.运用先进的技术手段加速开发利用档案信息。随着信息化建设的不断发展,企业档案利用工作的重点将由传统的纸质档案借阅利用方式为主转向电子文件网上查询利用为主。为此,要普及使用计算机技术,实现档案管理自动化;运用现代通信技术,实现档案信息传递的网络化;运用现代光学技术,实现信息存储高密度化。只有这样,我们才能满足企业对信息需求的“广、快、精、准”的特点,才能使我们的工作变被动为主动,广泛传播、浓缩开发、增强辐射,提高开发利用工作的效率和效果。为使开发利用工作适应企业信息化建设的需要,在进行档案录入时,利用档案管理软件自动生成档案分类目录、案卷目录、全引目录、归档文件目录、目录索引等检索工具,提高调档速度和工作效率。

综上所述,要衡量一个档案部门的工作实绩,开发利用企业档案信息资源是最重要的依据之一。如果一个企业在档案信息资源的开发上,既做好档案利用实例统计和效益计算,又注重档案的编研工作和信息化建设,那么企业档案开发利用实绩就会充分显现,就能为企业发展和经济建设提供优质的服务。

参考文献:

[1]杨少田,张秀华.开发利用科技档案所创经济效益计算方法[M].北京:档案出版社,2008.

[2]丁永奎,曹喜琛.档案史料编纂学概要[M].北京:档案出版社,2008.