推进中小企业信息化管理的解决方案

张　军

[摘要]面对日新月异的经济环境，中小企业如何有效推进信息化建设，实现信息化管理，已成为企业成长、竞争的关键。为了满足我国中小企业的需求，SAP公司专门设计了SAP Business One解决方案，有效推进了中小企业信息化管理的发展方向。

[关键词]中小企业；信息化管；SAP Business One

[中图分类号]F270.7[文献标识码]A[文章编号]1673—0194(2009)19—0077—03

随着经济全球化和信息技术的迅猛发展，企业的竞争环境发生了巨大的变化。面对全球经济信息化的潮流，国内外企业竞争也日趋激烈，信息化建设已从原来的大型企业发展到如今的中小企业。中小企业为了在竞争中不被淘汰，加强对信息资源的挖掘和利用已经成为企业提高核心竞争力、促进发展的一种长期战略。寻找最合适的中小企业信息化管理的解决方案，推进中小企业信息化建设，已成为中小企业管理的重点。

一、中小企业实施信息化管理的必要性

在我国数量众多的企业中，中小企业占了绝大多数。但是，以往中小企业的多样性及其灵活多变的经营方式，加上当时相关的市场行情，使得很多中小企业对信息化建设的重视程度不够，认为不用信息化管理，同样可以占有市场。然而目前行情却大大不同，2l世纪是信息化的时代，面对如此激烈的竞争环境，中小企业必须实施信息化管理，挖掘先进的管理理念，整合企业现有的生产、经营、设计、制造、管理过程，以便大幅度提高企业的核心竞争力，对市场需求做出迅速的反应，并及时地为企业的决策者提供准确而有效的数据信息。实施信息化管理是中小企业发展的必然选择。

1推进信息化管理，优化企业结构

大多数中小企业的结构已不能适应日益复杂、变化多端的市场环境，存在着沟通困难，对外界变化反应迟缓等缺陷。而中小企业此时如果在信息技术的支持下实施管理，优化组织结构，便可以减少中间环节的时间损耗，确保市场和周围的信息能及时、准确地反馈给决策领导，有效减缓决策信息的滞后，提高企业对市场的反应能力，更好地适应竞争日益激烈的市场环境。从以前多层次、多中间管理环节的企业结构发展为适应现代经济结构的“扁平”的企业结构，由企业的高层领导直接掌握企业信息。扁平化的企业结构更能适应当前中小企业的竞争环境。

2推进信息化管理，合理配置资源

实现信息化管理，是当今世界企业的必然选择。随着企业结构的优化和生产能力的增强，企业生产的产品品种越来越多，生产工艺越来越复杂。为了在市场竞争中不被淘汰，中小企业迫切需要推进信息化管理，从一个制造中心逐渐演化为供应链上的信息化企业，做到定时采购、定时生产，合理调配资源，最大限度地减少企业的成本消耗。

3推进信息化管理，提高应变能力

推进信息化管理，有助于企业与消费者、供应商及客户之间建立高效、快速的联系，方便企业迅速掌握市场的最新需求，并根据客户的需求变化有针对地进行研究与开发活动，及时改变和调整经营战略，确定企业生产的侧重点，确保不断向市场提供质量更好、品种更多、更适合客户需求的产品和服务，从而提高企业的市场应变能力。

在当今市场的大环境之下，哪家企业能及时掌握需求信息，便能拥有市场。及时掌握需求信息的主要方法就是不断推进信息化管理，在模式、手段和工具等方面进行切实可行的改革。可见，信息化管理不仅大型企业需要，中小型企业同样需要，它能极大提高企业的核心能力，实现企业开发、设计、制造、营销及管理的高度集成化，增强企业生产的柔性、敏捷性和适应性，为企业优化结构，合理调配资源，提高应变能力，最大化地创造社会财富奠定基础。

二、中小企业信息化管理中存在的问题

越来越多的中小企业开始推进信息化管理，但存在许多制约因素，从而导致信息化应用率较低。

1资金缺乏

推进信息化管理是一项系统工程，需要长时间的不断投入，包括信息化工具软件选型、产品开发维护、信息化建设的长期投入等。一般中小企业规模较小，势单力薄，资金有限且业务量较少，没有力量像大企业那样投入巨资建立一个属于自己的信息管理系统。因此，中小企业信息化建设容易出现半途而废的现象。

2管理不规范

由于中小企业经营模式的不确定性及管理水平的低下，企业往往无法对信息化进行有效的规划和布局。大部分企业只依靠本企业自身的方法展开信息化工作，使企业信息化的实施过程缺乏统一的规范和科学的方法，很多中小企业的信息化管理未能实现预期的经济效益。

3缺乏认识

目前对于中小企业信息化的认识还有待进一步深化和提高。有些企业领导对信息化重视不够，对信息化建设的紧迫感不强，常常满足于当前的信息化应用水平，这是阻碍信息化管理向前推进的重要因素。企业领导必须深刻认识到，信息化管理是一个不断发展的过程，是参与当前世界经济环境下企业竞争的必要条件。

三、推进中小企业信息管理的方案

由于受资金投入、经营模式、管理水平等诸多因素的限制，如何推进中小企业信息化管理已成为我们不断研究与探索的问题。

中小企业要想不断增强企业信息化建设，必须在争取优良业绩的同时，不断关注新兴的技术方案和先进的行业管理方案。2003年，在进驻国内的国外ERP厂商中，SAP率先面向中国市场推出了专门针对中国中小型企业的SAP Business One企业信息化解决方案。据统计，目前我国97％以上的中小企业在信息化项目上选择了SAP Business One。该方案具有以下特点：

1功能全面

SAP作为国际上领先的ERP生产商，在较长时期的实践中赢得了许多用户，这些用户多为国际上各行业处于领先地位的企业，有较高的管理水平和丰富的管理经验，因此该软件中吸取了世界各大企业集团的管理经验和管理模式，在不断积累的基础上，形成了不同行业实践的最佳方案。

SAP Business One解决方案包括系统管理、总账、销售管理、采购、客户关系管理、与银行相关的业务处理、库存管理、生产管理、成本管理和统计分析报表10个子系统，凝聚了SAP30年的管理经验和卓越技术，由中国研发中心在原有的产品基础上进行了全面的本地化开发，同时又充分考虑了国际惯例的需要，功能比较齐全。

2快速实施

简单的配置和维护满足了中国中小型企业机构快速实现投资回报的需求。SAP Business One解决方案能方便地与客户已经使用的其他rr系统集成，将数据共享的范围扩大，形成以财务会计为核心的管理信息系统。并且采用用户熟悉的Microsoft Windows界面风格，易于用户在原已熟悉的系统环境中快速实施新方案，节约开发时间。

3管理先进

SAP Business One将很多先进的管理理论、企业建

模理论以及人脑学等纯理论的知识应用于企业管理软件的设计中，使中小企业用户在现有的管理基础上，置身于最先进的管理模式中，很好地优化中小企业的流程，合理利用高效的信息化系统，最大限度地提高企业的信息质量。先进的管理模式是降低企业的生产成本、合理配置企业可用资源的前提条件。中小企业必须以最快的速度推进企业信息化建设，以适应市场的风云突变。

4价格低廉

SAP Business One是为满足成长迅速的中国中小企业需求而专门设计的，旨在帮助它们对扩展的资源实现有力控制，并对其与客户、供应商和员工之间的沟通进行有效管理。因为考虑到中小企业在信息化建设中存在有种种困难，SAP公司推出的SAP Business One解决方案价格低廉，缓解了中小企业信息化建设中的资金压力，保证了中小企业的投资回报。

5应用灵活

SAP Business One能通过与桌面工具链接来访问电子邮件，直接用来创建新邮件。所有的商业文件或交易记录都可以方便地转换为电子文件或Excel表格，通过点击鼠标就可轻松将这些文件发出。同时用户还可以在系统中为某类文件某个用户建立固定的文档模板。

SAP具有独创的“拖曳相关”技术，使用户能拖动不同数据库中的信息并链接到桌面上，使用户通过鼠标就能完成大量复杂的业务分析活动，查找各种相关信息极其方便。

可见，推进中小企业信息化管理的解决方案之一——SAP Business One能够从多方面满足中小企业推进信息化管理的需要。

四、中小企业信息管理的发展趋势

面对新经济时代的市场竞争和企业信息化管理发展趋势，未来的企业信息管理系统将是一个全新的供应链管理系统。

1管理范围

软件的管理范围有继续扩大的趋势，它将扩充供应链管理的内涵和外延，不断融合企业本身的所有经营业务、企业的办公业务、企业之间的协同商务业务等，例如电子商务、客户关系管理、办公自动化等将融入企业管理系统中。此外，企业信息化管理系统还将与CAD(计算机辅助设计)、CAM(计算机辅助制造)、CAPP(计算机辅助工艺设计)、PDM(产品数据管理)、POS系统以及自动货仓等管理系统相融合，互相传递管理数据。这样就将企业管理人员在办公室中完成的业务全部纳入管理范围中，实现了对企业所有工作及相关内外部环境的全面管理。

2柔性流程

企业的外部环境与内部环境变化迅速，企业要适应这种快节奏的变化，就要不断地调整组织结构和业务流程。因此，信息化管理软件的发展必然要继续支持企业的这种变化，使企业的工作流程能够按照业务的要求进行组织，以便集中相关的业务人员，用最少的环节、最快的速度和最经济的形式，完成某项业务的处理过程。

3信息增值

企业为搞好生产经营，必须注重开发信息。开发信息的目的，不仅仅在于扩大信息量，更重要的是要提高信息质量，促使信息增值，在指导经营决策中发挥最大的使用价值。

企业开发的微观信息在一定程度上反映了宏观市场态势，只是不易发现。因此，只要在软件应用方面注重深层开发，深入分析，完全可以以小见大，从对微观信息的分析中发现市场形势。因此，企业应建立全面的信息传递网络，不断健全信息收集、传递、综合处理等相应的工作程序。系统对搜集到的各类微观信息进行分类积累，然后再进行综合研究，从而挖掘出源于微观却可反映宏观市场态势的重要信息，提高企业经营决策水平，取得良好的社会效益和经济效益。

信息的增值并不都局限于一次性增值，有些信息通过反复加工处理后，会出现多次增值。这就要求企业不断对信息系统进行系列开发和连续开发。一方面，抓住系统对全局有较大影响的重要问题，搞好定点开发，坚持追踪反馈，在正负反馈的反复环流中不断发现新问题，以便及时调整决策，使信息在开发的连续过程中不断增值。另一方面，围绕决策实施情况，开发系列相关模块，努力发现在变革中出现的新行情、新问题，使已经在前一次决策中增值的老信息，在新决策中实现二次增值。在这方面要克服浅尝辄止，满足于一次性增值，二次开发行动慢的惰性，坚持从广度和深度两个方面不断进行大范围和深层次的信息化建设，从而消除中小企业信息系统开发中的停滞现象，使信息系统发挥更大的效用。

目前，各种各样的应用已经离不开信息化的支持，信息系统也已经成为辅助企业管理的重要工具。信息化管理的建设对企业发展将起到越来越重要的作用，因此，不断寻找最合适的推进信息化管理的方案，使信息化管理最大限度地发挥作用，是摆在我们面前丝毫不容懈怠的工作任务。