互联网信息时代的会计实时控制研究

黄莉娟

[摘要]随着经济全球化度市场竞争的加剧，许多企业加快了信息化的步伐，以提升企业竞争力。信息技术在企业的广泛应用，不仅改变了传统手工数据处理方式，而且触发了企业管理模式、生产方式、交易方式、作业流程的变革。虽然信息技术没有改变企业内部控制目标，但企业内部所发生的变革对传统的内部控制观点、控制方法产生很大的冲击。因此，如何构建基于信息技术环境下的企业内部控制系统已成为目前亟待解决的问题。对此，笔者进行了分析和探讨。

[关键词]信息技术(IT)；实时控制；内部控制

[中图分类号]F232；F233[文献标识码]A[文章编号]1673-0194(2009)19-0008-04

一、互联网信息时代的到来对企业内部控制的影响

(1)信息技术在企业中的应用提高了企业的业务流程的自动化程度，业务流程中的一些环节被省略或合并。而且随着电子商务的发展，企业间交易的自动化程度也将得到提高。内部控制的具体实施是根据业务流程的各个环节以及交易方式来进行的，因此，业务流程的自动化不可避免地对内部控制的各个要素以及控制理念等产生不同程度的影响。

(2)信息技术改变了数据和信息的获取方式。传统方式下，原始数据的获取靠的是企业员工肉眼观察、手工计数或使用仪器测量。在信息化条件下，可以利用传感设备全自动地获取所需的数据或信息。例如：用装有重量感应装置的货架自动测量存货数量、用自动监控装置代替值班人员等。利用自动传感设备具有高度自动化、准确性高、24小时不问断、数据实时获取、不受恶劣环境影响等优点，为企业实施更有效的内部控制提供了基础保障。

(3)企业信息化改变了信息存储的方式，存储介质由纸变为磁盘或光盘。与纸介质相比，磁介质或光介质具有存储密度大、擦写不留痕迹的特点，对内部控制的影响是双方面的。存储密度大使得企业可以集中保存数据和信息资源，便于对其加以保护，但一旦毁损或被盗将使企业遭受更大的损失。擦写不留痕迹使得数据被篡改的可能性增大，需要加强内部控制。

(4)企业信息化提高了信息处理的效率。在信息化环境下，借助计算机的高速处理能力，能够使得信息处理的速度大为加快，效率大为提高。然而，这对内部控制的影响也是双方面的。一方面，信息处理效率的提高有利于企业采用更复杂、更有效的控制措施和控制方法，提高内部控制的效果和效率。另一方面，借助高速的信息处理能力，企业员工或管理当局造假的能力也能得到提高，例如：利用随机数产生程序伪造应收款项或存货的金额、利用报表编制程序快速编制多份虚假财务报表等。这也要求企业加强内部控制。

(5)企业信息化改变了信息的传递方式。信息化环境下的信息传递，改变了手工环境下的传票、报告、电话等方式，利用电缆、光缆、无线电波等以光速传递信息，而且传递的信息量远非传统方式可比，为企业加强内部控制提供了保障。但如果信息传递过程中受到了阻碍或破坏，也将给企业带来更大的损失。

(6)企业信息化提高了信息的集成性。在完善的企业信息系统的支持下，企业领导足不出户，就能够在电脑屏幕前对遍布世界的跨国公司了如指掌。轻点几下鼠标就能成交生意、调动资金、指挥员工。企业信息系统为企业加强内部控制提供了基础，同时也对企业的内部控制提出了更高的要求。

(7)企业信息化提高了信息的价值。在信息时代，人们对信息资源的利用能力得到提高。人们已经认识到企业的数据和信息资源，是企业最宝贵的资产之一。而信息是无形的，与有形的资产相比，对信息的窃取更隐蔽，更不易被发现。这要求内部控制不但要保护有形资产，更要对企业的数据和信息资产加以保护。同时应当针对信息的特点，采用有效的保护措施。

(8)企业信息化将对人造成一定的影响。在信息化环境下，人们可能越来越多地通过计算机网络进行联系和沟通，人与人之间的直接接触将有所减少。网络世界的无形性和匿名性将对人的心理造成一定的影响，从而影响控制环境。

信息技术的广泛应用增加了企业内部控制的潜在风险，同时，也给企业内部控制效率的提高带来了新的机遇。面对风险和机遇，企业应努力做到：

(1)在组织内部实施扁平化管理。随着现代网络通讯技术的发展，企业内部与企业之间通过使用E—nlail、办公自动化系统、管理信息系统等网络信息化工具进行沟通，大大增加了管理幅度与效率。企业的管理幅度增大后，传统的组织形式便难以适应快速变化的市场环境，为了不被淘汰，需要简化烦琐的管理层次，取消一些中层管理岗位，使企业指挥链条最短。

(2)实施业务流程重组。业务流程重组(BPR，Busi—rless Process Reengineering)的概念最早由著名管理学家Michael Hammer提出。他认为，“业务流程重组是从根本上重新考虑并彻底重建企业的业务流程，其目的是在成本、质量、服务和速度等方面取得显著的改善，使企业能最大限度地适应以顾客、竞争、变化为特征的现代企业经营环境”。如果企业进行了一定程度的信息化，实施了蕴含先进管理思想的企业信息系统，但其业务流程仍然保持手工环境下的状态，必然造成信息系统与业务流程之间存在许多冲突，从而使企业生产经营管理出现低效率，而且会形成内部控制的弱点和许多问题。因此，企业信息化过程中实施业务流程重组具有十分重要的意义。

(3)加强人力资源管理。任何企业的核心均是企业中的人及其活动。人力资源管理是合理配置和开发企业的人力资源，以实现企业目标的管理活动。在信息化环境下，企业加强内部控制的一个重要方面就是加强对人力资源的管理。对于内部控制而言，人力资源管理的目标主要是保证和提高员工的素质和品行。信息化环境对员工的素质提出了更高的要求，员工不但要熟悉更多的业务流程，而且还要熟悉信息系统的操作方法。另一方面，由于信息系统的程序设计员、系统管理员等人员对信息系统具有巨大的潜在破坏力。要求这些人员具有更高的道德品质。企业应该通过完善的人力资源管理来保证员工尤其是与信息技术相关的人员的素质和品行，对他们进行合理且有效的管理，建立良好的绩效评价机制、激励机制以及约束机制，使拥有知识的人获得合理的报酬，实现知识创造财富，留住了解重要信息资源的人才，防止人才流失以及相应的信息资源损失。

(4)实施会计实时控制。随着信息技术的发展和广泛应用，会计控制必须与信息技术有机地融合起来，从事后控制转变为事中控制，从适时控制转变为实时控制，将财务控制转变为对企业经营活动过程的控制(包括资金运动控制和业务流程控制)。

二、会计实时控制的涵义及重要性

实时控制，即通过网络跨越时空实时收集信息、实时对比分析，在经营活动的过程中实施控制。

在经济环境瞬息万变的今天，树立“实时控制观”非

常重要。因为，会计控制是利用会计信息和非会计信息对经营活动过程进行控制，信息的实时性决定了会计控制的有用性，控制的实时性决定了会计控制的力度。树立了实时控制观，当采购费用超标事件发生时，当远在异地的分公司非法投资事件发生时，运用实时控制观，财会人员就可以跨越时空，在事件发生的过程中实施有效的控制，杜绝不合法或不合理的事件发生，并使经营活动按照既定的轨道运营。随着信息技术的广泛应用和经济的不断发展，全球化网络和全球化市场逐步形成，无国界化企业的经营趋势越来越明显，竞争越来越激烈。其中有一个比较明显的特征是：传统工业时代的“大鱼吃小鱼”、“以规模经营取胜”的管理模式被信息时代的“快鱼吃慢鱼”、“速度胜规模”模式取代。因此，如果我们没有树立实时控制观，那么就忽视了用实时信息控制经营过程，忽视了通过会计控制提高企业运作效率。这样企业就不能在“变、快、多”的竞争环境中取胜，甚至被淘汰出市场。

三、ERP系统的诞生使得会计实时控制成为可能

信息技术尤其是ERP的诞生为企业构筑良好的会计实时控制创造了条件。ERP系统作为集系统、信息和控制于一体的一种应用，为以系统为载体、以信息为手段的现代控制提供了工具。ERP是一种建立在IT技术平台上的先进管理思想和管理模式，它帮助企业把客户的需求、企业内部的运营活动以及供应商的制造资源整合在一起，其功能不仅涉及企业内部的物料管理、库存控制、生产管理、营销、供应及财务的各个方面，而且还包括企业外部的供应链管理，通过ERP提供的功能可以实现企业管理的信息化、集成化、自动化。在ERP系统中，财务管理始终是核心的模块和职能。ERP的集成化为财务管理带来了一系列变革，企业可以即时获取财务过程、分析系统的触发信息，实现对整个业务过程的动态监控，因此，ERP给企业带来了前所未有的财务与业务一体化处理和实时监控的优越性以及管理的自动化和数字化，在提高内部控制效率和效果、降低控制成本等方面起到了积极的作用。企业的运行和管理在一定程度上可以交给ERP系统来进行控制。

(一)信息技术带来财务与业务一体化处理和实时监控

随着国际互联网、企业内部网和电子商务的飞速发展，信息技术正广泛而深入地在企业得到应用，改变着管理者的思维模式，同时对财务和会计产生了巨大的影响。在这种情形下，想脱离IT而完成财务与业务一体化处理几乎是不可能的。只有把IT作为催化剂，在网络环境下重设会计流程，才能有效地支持会计实时控制。对于会计流程的再造可以充分利用网络和数据库技术，将企业财务管理所需数据存储于一个数据库，为实现实时获取信息、实时控制业务事件、实时生成信息、实时报告信息的新流程提供支持。

传统的会计流程，其入口的主要内容是会计凭证，即当一项经营活动发生时，业务部门要处理单据和记账，财会人员还要根据业务单据编制记账凭证，并将其录入系统中。这种方式仍然是事后算账，并没有充分发挥信息化的优势，无法支持事前计划、事中控制和事后分析。因此，笔者认为，需要打破传统财务会计流程，建立起财务业务一体化流程或者集成数据处理和控制流程，如图1所示。

1事件

一项经济活动可分解为若干事件，每个事件又可再次分解为若干特征。

(1)What——发生了何事；涉及哪些资源；风险是什么。

(2)When——何时发生。

(3)Who——涉及何人；充当何种角色。

(4)Where——件发生的地点。

(5)Why——件发生时为什么可能出错。

2实时信息的获取与控制

当业务事件发生时，探测器(信息系统中的事件获取模块)实时获取事件信息，将结果保存在数据库中。同时，驱动控制器从数据库中实时获取控制准则和标准对业务事件进行实时控制：如果超过标准，则该事件不允许发生(采购发票处理事件，采购金额大于合同价格，拒绝该事件发生)；否则驱动动态会计平台，根据会计模板自动生成实时会计凭证，并保存在数据库中。这样财会人员在信息系统和优化流程的支持下，直接利用业务事件信息、准则和标准对经营活动进行实时控制，指导、调节和约束经营活动，在提高企业经营效率的同时，提高经营效益。

3根据业务事件自动生成会计实时凭证

动态会计平台根据业务事件和凭证模板自动生成实时会计凭证，并将结果存放在数据库中。例如，当销售部门处理赊销业务、开具销售发票，并确认该事件后，驱动动态会计平台中的凭证模板：

借：应收账款——××客户金额(发票上含税金额)

贷：主营业务收入——产品金额(发票上不含税金额)

应交税费——应交增值税(销项税额)金额(不含税金额×适用税率)

并按照取数规则自动从销售发票中取出该笔分录中的客户、产品、金额等具体值，生成实时、正确的会计凭证，保存在数据库中。

4实时提供动态报告

企业各部门业务人员或者企业外部人员只要有信息阅读权限，就可以通过报告工具自动输出所需的结果，如财会人员驱动报告工具，按照管理需要或财会语言自动输出所需的账簿、内部管理报表和外部报表。

(二)借助ERP的集成平台，构筑良好的信息沟通环境，获取实时、全面、准确的信息，更好地实施实时控制

企业内部的信息主要分为会计信息和管理信息，前者是对企业复杂的货币流、物流的综合反映，后者则成为间接实现对企业货币流、物流管理控制的依据。这两者是相辅相成的有机体，共同实现信息在企业管理中的控制作用。现代化管理的一个重要特点是管理过程化。控制和信息是不可分的，任何信息的传递和处理都是过程控制和信息管理的统一体。信息是内部控制的重要资源，是组织和控制过程的依据和手段，是各管理层次和各工作环节互相沟通的神经和纽带，是决策的基础。同时，它也是控制的依据和基础，控制离不开信息的交换和反馈，没有信息，控制就失去了依据。在整个企业活动中，存在着物流、资金流和信息流3种不同的信息运动过程，如图2所示。信息流随物流和资金流而产生，同时，通过信息流又可以用来调节物流和资金流的数量、方向和速度，使其沿着预定的轨道运行。因此，良好的信息与沟通是优化内部控制的保障。

现代企业规模庞大，组织结构复杂，信息来源多样化，企业的管理者要确保企业作为一个整体，尽量保持员工个人目标与企业目标的协调性，恰当控制经营风险，实现其经营目标。若没有IT技术的支持，在这样一个纷繁复杂的系统中及时获取有用的信息，从而实时监督企业的运作状况，最终获得有效的内部控制简直是纸上谈兵。EBP系统的基本功能在于把企业全部业务所涉及的资源整合起来，企业内每一个员工都被明确地赋予在内部控制中所应承担的职责，并且通过信息和沟通系统，使每一个人都能顺畅、快捷地获取他们在执行、控制经营过程中所需要的信息，并交换这些信息。正是由于ERP的这种“上通下达”的信息沟通功能为其优化内部控制提供了强有力的手段，为实时控制提供了保障。

(三)借助ERP的集成平台，实现以会计人员为主的会计控制向全员参与的全面控制的转变ERP系统是业务与财务一体化的系统，系统的集成性可以使其在业务发生时及时收集业务的信息，并实时传递到财务系统，实现对物流、资金流、信息流的全面控制，而不仅仅是传统环境下对资金流的控制，实现了对企业的全面控制。同时，由于系统的集成性，使得信息计量和传输成本得到极大的降低，有关经营决策的信息已经能够实现实时、充分、同步反映。企业中的任何经营决策过程及其影响的信息已经不再是实际掌握或执行该项经营决策的个人或部门的垄断信息，而成为整个企业的共享信息，即企业中的任何个人、任何部门，在任何时候、任何地点都能获得他们想要的信息。这样，企业中的任何一员都可以在其授权的范围内进行控制，会计人员不再是唯一的内部控制中心。由此可见，借助于ERP系统的集成特征，企业可以方便地实现从以会计人员为主的会计控制向以全员为中心的全面的内部控制的转变，大大提高了控制的效果。此外，在集成化的ERP环境下，企业相当于一个“透明的鱼缸”，企业中任何人所做出的任何行为都可以很容易地从系统中被他人所知晓。因此，在实施集成化的ERP的企业中，只要设计好严格的控制机制，传统道德风险和逆向选择的控制问题就能够得到较好的解决。与此同时，在这些机制的支持下，内部控制存在着向自主控制方向发展的基础和可能。

四、小结

新经济、新技术使企业的运行环境发生了根本性的变化，它给企业带来风险的同时也带来了控制风险的机会与工具。会计职业界应在传统的控制观念基础上，充分利用信息技术，开展内部控制的创新工作，建立与时代相适应的内部控制系统，满足企业管理的需要，为企业带来更大的价值。