企业综合档案的知识管理与价值挖掘策略研究

摘 要：在新时代信息化发展背景下，现代科学技术得以不断发展，知识经济正在崛起，企业综合档案的重要性越来越突出，尤其对于创新型企业与技术发展型企业，高效的档案管理与知识挖掘对于今后发展方向的确定及各项工作任务有着直观重要的作用，已成为推动实现高质量发展的根本动力。本文以“企业综合档案的知识管理与价值挖掘策略研究”为题，在发展思想转变、干部队伍建设、管理体系完善、现代技术应用、共享平台建设和知识管理流程优化等方面出发，探讨现阶段发挥知识管理与价值挖掘的可行性与重要性，由此为相关企业提供决策方法参考。

关键词：信息化；综合档案；知识管理；价值挖掘

近年来，以大数据为主的信息技术、5G技术快速发展，企业综合档案已逐渐由过去以纸质档案管理为主的传统模式转化为以电子档案为主的信息化模式，档案中蕴含的知识及价值越来越多地参与到企业的生存发展中，已成为实现良好运营与核心竞争力的必要手段。实现档案的数字化转型与信息化管理，并最大限度地发挥综合档案潜在的利用价值，良好的知识管理体系是必不可少的。但在现阶段发展过程由于对档案工作重视较少，仍存在发展思想落伍、干部队伍业余、管理体系混乱、技术应用浅显及开发利用较少等问题，需要相关企业单位以知识管理为引导，围绕时代优势及自身需求，将现存问题进行研究分析并探索合理解决方案，实现知识的整合、共享和传递，以期为推动企业建设贡献力量。

1 企业综合档案的知识管理与价值挖掘

1.1 新时代综合企业档案管理的新特点及改革措施

对于企业而言，企业综合档案与其他机关事业单位相比有所不同，尤其在快速发展的信息化时代，企业种类繁多、数量庞大，内容包含较多结构化与非结构化的数据信息，其中的文书档案、人事档案、财务档案、工程档案、科技档案和党建档案等有各自的特点，并且档案数据总量也在呈几何级数倍增，对于档案管理工作而言是一大挑战。在新形势发展背景下，各级各类企业以信息技术的应用为出发点，为内部档案管理与知识的应用提供可靠支撑，在一定程度上缓解了企业综合档案种类多、分散性强的工作压力，并呈现以下三个方面的特点：一是样式电子化。互联网时代的来临以及无纸化办公模式的推进，企业无论是对外交流还是内部管理，产生的文件资料大多趋于电子化、数字化，其中人事档案、财务凭证和工程资料等均在计算机平台上生成，整体呈数字化在线管理模式[1]。二是资源数字化。随着信息化管理模式的推进，在企业过去产生的各类档案纸质文件、照片文件及记录在光盘磁带的声像文件也在逐渐进行数字化加工、格式转化与资源压缩，并以电子数据的形式保存在档案管理库中，“存量数字化、增量电子化”的理念不断深入人心。三是信息共享化。过去，企业综合档案的生成、管理及应用大多呈现“各自为政”的状态，交流少、联通少、共享少和利用少，“信息孤岛”问题明显，但在新时期通过互联网及管理平台，可实现企业内部档案资源的共建共享与广泛利用，不仅可长期保存，还方便更新，降低了工作难度，有效提高了档案知识管理的质量与效率。

1.2 综合档案利用的必要性及知识管理的重要意义

对于企业综合档案而言，基本可与企业自身发展过程中产生的知识体系共通。一方面，档案是企业知识的存储器。企业在发展中所累积的知识是零散化、碎片化的，且较多是属于隐性知识，不被记录则难以呈现并共享。而档案是将各类知识显性化的重要载体，其本身是对企业从成立到现在发展历程的重要记录，不仅归纳整合各项经营活动的历史，还积累员工在发展过程中产生的经验、教训和体会，通过档案的实时记录，可使企业以史为鉴，总结整体智慧，从而规避风险，提高社会竞争力。另一方面，档案是实现知识流通的中介。在信息化发展背景下，通过建立系统平台，应用现代科学技术及互联网技术，可进一步加快知识共享与数据流通，从而将档案知识与实际工作开展形成更深层次的融合。同时企业也可依托档案管理系统形成开放知识平台并对外提供服务，促进挖掘价值的最大化[2]。

档案作为知识管理的重要载体及手段，对于企业发展有着重要意义。一是推动企业实现创新。创新作为企业生存的核心竞争力，做好知识管理工作则十分重要，需要管理人员将所拥有的知识进行积累、整合、优化和更新，使其在内部有良好的流通、应用和循环，在此基础上加以创新，从而拓宽稳定创新渠道。二是促进个人价值的彰显。企业的知识积累与每一位员工息息相关，知识的高效管理、快速流通与深度应用，一方面，可加强企业与员工的信任关系，另一方面，可促进员工快速成长，激发主观能动性与创新创造性，在企业内部形成良性循环。

2 企业综合档案的知识管理与价值挖掘面临困难及处境

2.1 发展思想有滞后，干部队伍不够专业

一是档案信息化意识薄弱。在企业发展过程中，大多领导与管理人员多注重经济效益的提升与对外市场的开拓，对自身运行过程中形成的档案管理工作关注较少。有些领导认为档案工作无法为企业带来直接利益，无需过多投入资金与精力，仅做好文件收集存储工作即可。同时，管理人员对档案的数字化建设与信息化管理存在知识盲区，对于大数据技术、云技术和互联网技术应用于档案管理的认知较少，使得相关转型改革工作无从开展。二是档案管理人员专业性不强。开展档案信息化工作需要具有档案管理技能与信息技术应用能力的复合型人才，但现在大多企业档案管理人员队伍结构不合理，人员中非“科班出身”“半路出家”者较多，基本专业知识欠缺、年龄较大且学历层次较低，无法做到档案岗位的专人专管[3]。

2.2 管理体系有漏洞，安全管理存在缺失

在档案管理上，许多企业尚未建立系统科学的档案管理体系，档案的征集整合、管理利用和共享服务等流程缺乏统一的标准与规范，甚至存在部分企业受传统管理模式的影响，工作开展方式较为随意，档案利用效率低下、管理混乱，相关工作人员在管理工作时畏手畏脚，为相关工作开展造成一定的负面影响。例如，在档案的安全管理方面，由于在档案数据开发利用、共享服务中缺乏科学健康的管理规范，使得相关人员责任意识较差，安全意识不够，在工作开展中容易导致数据被泄露、信息被篡改，不仅无法实现档案知识价值的深度利用，还对电子档案数据库的安全造成较大风险。

2.3 知识利用不到位，协同共享不够健全

在企业的长期发展过程中，无形中积累了大量的档案资料，但由于收集不全、管理不善、检索不快和利用范围不广等问题，使得大部分档案始终处于闲置状态，对于其内含知识的挖掘基本为零，档案潜在意义的价值发挥无法顺利推进。同时在档案知识共享过程中，出现了企业内部部门沟通不畅，资源与业务需求脱节，尚未面向全部员工提供针对性服务支持，实际知识利用体验感较差，利用率与开放率自然难以提升。

2.4 技术应用不充分，价值挖掘浮于表面

知识的提取与价值的体现主要在于数据的挖掘，但对于大部分企业来说，研发的档案系统平台较为落后，基本只是将纸质档案转化为电子文件管理而已，系统功能研发力度不够，对于海量档案文件的精细化分类、深度挖掘与广泛利用较少，使得信息化优势无法发挥。一方面是资金扶持力度不够。没有为信息化建设提供有力的资金保障，使得无论在硬件设备采购还是后期功能研发与优化升级，都无法顺利开展，在一定程度上制约了整体工作水平的提高。另一方面是系统功能研发力度不够。相关负责同志对系统研发了解不够，没有针对自身工作需求有针对性地选择技术应用，使得大数据、云计算、人工智能、数据挖掘、机器学习和区块链等技术的应用度与贴合度不够，无法满足员工知识利用服务的需求。

3 企业综合档案的知识管理与价值挖掘未来优化路径

3.1 全面营造信息化发展大环境

一是树立信息化理念。对于企业而言，要在日常生产运营过程中积极宣传大数据、云计算、人工智能、区块链和物联网等技术手段对于海量信息管理的优势，通过定期开展专项工作会议、企业宣传栏、公众平台信息发布和文娱活动等形式，鼓励员工生成新思想、利用新手段和应用新技术来开展各项工作，营造良好的企业信息化建设氛围。与此同时要成立领导小组，对于档案管理转型及知识利用工作进行统筹规划，加速推进，提高重视程度，加强发展信心，保障项目经费，从而推动实现长远发展。二是建立专业化队伍。档案的信息化建设与深度数据知识挖掘是一个循序渐进、不断优化的过程，在此过程中需要足够的干部人才队伍做支撑。为此相关企业要构建人才“引育结合”的模式，一方面加大档案信息化管理岗位的数量，面向社会、高校和人力资源中心进行人才引进招聘，构建一支专业队伍，也为企业的发展注入活力。另一方面要对相关管理人员进行信息技术实践操作的培训，通过邀请外部专业技术人才、档案主管部门业务专家、高校档案专业教授开展授课活动，引导管理人员快速掌握与计算机技术、OCR技术、数据库技术、多媒体技术和存储技术相关的管理手段，不断加强干部队伍知识体系构建，从而为今后实现知识管理与价值挖掘做好人才保障。

3.2 全面健全档案管理制度体系

企业档案资源管理体系的构建关系到相关工作的全生命周期，是保障各项工作顺利开展的重要保障，相关企业领导者及管理人员要从实用性、科学性、系统性、规范性和动态性角度出发，出台系列制度，使档案规章制度的立、改、废常态化，从而满足企业生产、经营和发展的实际需要。企业档案信息化领导小组要深入学习《档案法》《公司法》《信息化标准建设行动计划（2024—2027 年）》《网络安全法》《机关档案管理规定》《电子文件归档与管理规范》《电子签名法》等系列法律法规，在档案整合分类、立卷归档、排列编目、共建共享及对外服务等方面制定科学有效、可行性强的制度标准，实现全流程制度的覆盖。如建立《公司档案工作规定》，明确公司各类档案管理工作职责与基本要求，进一步细化工作任务分工，明确档案知识管理与开发利用负责部门，从而构建统一管理、业务交融、动态实施的工作格局。同时要在制度体系架构上做好档案安全工作，依托《中华人民共和国数据安全法》出台《电子档案安全利用制度》《电子档案安全应急预案》等标准体系，一方面加强管理人员的安全意识，另一方面最大限度地降低档案文件运转过程中的潜在威胁，从而推动档案管理工作整体的持续改进和提升[4]。

3.3 全面构建知识共享协同机制

一是做好价值评估。企业要邀请业内专家，会同相关员工成立相应的专班，扎实开展档案开放鉴定与价值评估工作，基于历史、文化、相关度等因素，根据不同的档案内容、制定不同级别的分类与保护策略，尤其对于高价值敏感档案进行密封存储、访问限制和多样备份等操作，在保持档案完整性的同时，最大限度地发挥档案知识层面的利用价值。二是建立知识体系。领导小组要从档案价值挖掘角度出发，结合企业发展背景、现状及未来发展趋势，打造一套健全的知识管理框架，对各类档案价值资料进行有序整合与提炼，形成企业知识文化电子数据库，为后期开发利用打好数据基础。三是优化对外服务。要充分利用系统平台，打造“互联网+档案”的知识协同，利用体系与共建共享工作模式，促进档案资料的互通，不断提升档案在促进企业运营与发展中的核心地位，同时通过某信群、某Q群为员工提供交流经验、共享观点、偏好调研与服务优化的互通通道，从而提高档案知识服务工作的运作效率和成果质量。

3.4 全面深化现代信息技术应用

一是提供财政扶持。企业要划拨档案信息化平台建设专项资金，一方面用于采购服务器、存储器、网络设备和安全设备等硬件设施。另一方面要与社会第三方公司签订运维合同，加强机房的安全管理，确保系统平台稳定运转。二是推动技术应用。管理者要定期开展外出交流调研活动，探索利用价值高、技术开发成熟且性价比高的档案系统功能，并与科技公司深度交流，结合自身发展实际实现档案的在线归档、自动分类、智能检索、高效管理、协同共享与安全存储，推动整体工作再上新台阶[5]。三是强化数据挖掘。积极采用大数据与人工智能技术，全方位地分析挖掘档案的利用价值，通过相应算法进行档案的自动标签和关联分析，提高档案信息的利用水平，满足用户的检索需求，保障用户在使用数据时的精准度与合理性，从而更深层次地发挥档案知识利用的价值。

综上所述，企业档案在知识管理与价值挖掘中起着十分重要的作用，其实现信息化、精细化和规范化管理是将知识从零散到系统化、从隐性到显性的重要途径，也是未来发展的主要方向。这就需要领导者与管理人员在市场经济活跃的现代社会，重视知识管理，构建良好的信息化发展平台，通过大数据分析与应用，实现广大范围的知识流通、共享和应用，实现知识管理的长期化、规范化和高效化，提高企业竞争力、创新力，抢占发展先机，进而提升企业发展的效益，使其有着更好的生存和发展。

参考文献

[1]托尔拉.企业档案在企业知识管理中的作用分析[J].办公室业务，2023（19）：163-165.

[2]李洋.数字化背景下国有企业档案数字化建设思考[J].办公室业务，2024（17）：64-66.

[3]张新悦.新时期企业档案管理工作的问题和对策[J].办公室业务，2024（17）：181-183.

[4]张军娟.企业综合档案管理规章制度体系建立研究[J].兰台内外，2021（36）：15-16.

[5]王哲，刘之阳，石嘉豪.知识管理视角下能源企业档案服务能力的提升路径[J].四川劳动保障，2024（07）：16-17.

作者简介：童馨（1980—），大学学历，浙江省交通投资集团有限公司馆员，研究方向：企业综合档案。