企业档案管理数字化转型策略分析

摘 要：当前，以大数据为主导的信息化浪潮正席卷全球。在创新理念的推动下，新技术已不仅是一种应用工具，还是撬动档案管理转型的“新质生产力”。本文从企业档案数字化转型面临的新需求出发，认为在转型期面临着基础设施建设较为滞后、信息技术应用不足、安全性有待提高等问题。为推动治理模式转型，从技术角度来看，要在着力建设档案数据资源体系、深化新技术融合运用、构建全方位安全体系等方面努力。从保障角度来看，需要加强顶层设计、加大资金投入和强化人才培养，更好地优化企业档案治理结构，推动企业档案高质量发展。

关键词：企业档案；数字化；转型升级

《企业档案管理规定》指出，企业应当加强档案信息化建设，将档案信息化纳入企业信息化总体规划。信息技术迅猛发展，使其成为当今时代重要的生产工具，极大地提高工作效率，改变档案管理的治理模式。企业要善于发挥好新技术的优势，以大数据赋能档案管理转型升级，打造档案治理新业态与新模式，为企业加速发展提供有力支撑

1 数智时代企业档案数字化转型面临的新需求

1.1 档案驱动力建设的迫切需求

随着数字中国战略的推进，以数据为要素的新型企业发展形态正在加速演进，数据成为企业占领市场的制高点、实现创新发展的重要驱动力，其核心地位愈发明显。档案是研究企业治理经验和经营活动的第一手资料，蕴含着丰富的企业管理智慧和成功经验。这些珍贵的史料在数字化社会被赋予新的时代内涵，一是档案数据价值作用日益明显。档案数据正加速融入企业管理与经营中，如何最大限度地发挥其效能成为重要课题；二是新的市场需求催生数据分析、知识供给等新需求，如何高效利用档案资源，为企业创新发展蓄势赋能也成为新的课题。因此，企业档案应紧紧抓住新技术发展的机遇，加快推进信息化进程，提高数据处理能力，发挥档案在企业治理中的独特作用。

1.2 档案业务转型的迫切需要

在以大数据为代表的新一代信息技术的推动下，企业管理数据化、智能化、智慧化水平日益提升，管理方式、经验模式和治理形态都发生深刻变革，也影响着档案管理方式与服务模式。传统的纸质档案管理方式被以电子文件为核心的新档案治理模式所取代，档案治理方式从事后监管走向事前控制[1]。当前，随着企业扁平化管理模式的应用，原有的自上而下的档案管理系统已不适应企业发展需求，亟须档案信息化建设向高效化、个性化、便捷化转变。比如，将人工智能与档案信息化建设有机融合，提升档案数据分析能力与个性化服务水平。因此，企业档案管理方式必须适应新技术环境的要求，加速流程再造，将档案信息化与企业发展深度融合，促使档案工作与企业发展同频共振。

1.3 管理体制改革的迫切需要

随着信息时代和数字中国战略的扎实推进，企业面临的市场环境日益复杂多变。在新的治理体系要求下，传统的层级式组织结构已经难以满足企业的快速响应和灵活应对需求。扁平化与敏捷组织作为一种新型的组织管理模式，正逐渐成为企业发展的趋势。扁平化管理强调减少管理层级，增加信息流通速度，提高决策效率。在这种组织结构中，员工与管理者之间的距离缩短，信息传递更加直接和迅速。为适应企业变革的需要，档案信息化建设要更加强调共享利用，突破传统管理体制的藩篱，发挥共享平台在数据流通方面的优势，实现档案数据跨层级利用，展现扁平化组织的敏捷性和灵活性，推动企业管理效率提升。

2 数智时代企业档案管理数字化转型的现状分析

2.1 基础设施建设较为滞后

设备更新和技术落后是企业数字化转型面临的基础性问题，影响了企业数字化系统功能的发挥，限制了数字化在企业治理效能提升方面的作用。一是资金限制是主要原因。市场形势瞬息万变，企业在治理过程中对档案信息化转型的意愿较低，无法及时给予足够的资金支持，在软硬件设备购置、维护和更新等方面需要较大的投入，如果缺乏足够而持续的资金支持，档案数据化管理系统就难以更新和升级，限制档案信息化成果的释放。二是技术和专业人才较为匮乏，数字化转型内生动力不足。当前，新技术更迭力度加大，数据管理系统不断涌现，但是企业由于缺乏高素质的专业技术人员，对前沿技术发展和最新应用掌握不及时，造成企业在选择和应用数据化管理系统的时候存在困难，造成数据化管理体系较为滞后，限制了档案管理效率的提高。

2.2 信息技术应用不足

信息技术应用不充分是企业档案数字化转型的核心问题，对信息化效率提升具有根本性影响。虽然多数企业已经开展信息技术的应用，但是数字化程度较低，仍然需要人工干预进行档案资源管理，主要表现在：一是共享水平较低。对档案数据共享的目标定位不高，以服务场景、业务需求为导向的共享做得不够，结合人工智能、区块链、物联网等新技术深化赋能运用不深，激活档案资源发展新动能的开拓性和创新性举措不多等问题。二是数据档案应用难。数据应用是档案治理的核心目标，但往往因为电子档案质量不高、档案整合难度大、缺乏有效的数据分析工具等原因而难以实现。即使企业实现了档案数字化，也因为难以从中提取有价值的信息，或者无法将数据分析结果应用于实际业务中，而使得数据的价值无法得到充分发挥。主要原因在于大数据、人工智能等技术应用到档案管理方面有温差，效能发挥空间有限。

2.3 安全性有待提高

数据智能时代，档案数据安全问题新旧交织，安全风险前所未有，构建新的安全体系成为重要议题，而以大模型为代表的人工智能技术的飞速发展也为档案安全带来了新的挑战和机遇。如何确保数据的安全性，同时充分发挥人工智能技术的优势，成为了亟待解决的问题。在新技术环境下，企业档案抵御和化解安全风险的能力不足。档案数据集未经过治理、数据使用缺少合规审查、安全保护等不足等，会造成企业商业数据被泄露、违反法律法规相关要求、侵权等诸多数据安全、数据合规方面的问题，企业应建立全方位、全过程的网络安全保障体系，以持续保障数据化转型基座安全、稳定运行。

3 数智时代企业档案管理数字化转型的技术路径

3.1 建设档案数据资源体系

资源数字化是档案管理转型的前提和基础，主要包括档案分类、编码、检索及存储等环节，为档案信息快速获取与高效利用创造条件。一是完善分类体系。企业要以经营和需求为导向，对档案门类进行科学划分。按照《企业档案管理规定》的要求，企业应当按照《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）和国家及行业相关规定，确定本企业的文件材料归档范围。企业可按照生产、经营、销售和财务等维度进行划分，保证各专业领域的有效性和连续性，促使档案数据有序合规。二是做好档案编号管理。数字条件下，企业要加强编号数字化和规则，为每一类档案制定唯一编码，企业在创建档案过程中，要根据编码规则为档案分配编码，在更新、删除或操作档案的过程中，对档案编码进行适当调整[2]。三是构建数据化管理系统。着眼于新技术应用，对原有的信息化管理系统进行提档升级。一方面，要对企业档案数据执行标准的全方位管理，从模块化、功能化角度考虑管理模板、档案结构，对档案编码及约束条件的定义与管理，功能包括档案收集、利用与共享等，提供预置、专业的主数据模型。另一方面，强化管理系统的可视化，建立专题档案数据库，实现档案资源之间的集约化管理。比如，搭建市场政策档案库，涵盖企业决策、产品结构调整、销售政策等方面，为企业市场和产品调整提供决策帮助。

3.2 深化新技术融合运用

数智技术是企业档案数字化转型的核心，能够提升企业管理的自动化水平。一是深化人工智能技术应用。人工智能在图像识别和智能检索方面具有独特优势。人工智能利用光学识别和图像识别技术，可以自动识别档案中的关键信息，针对不同类型的档案资源，缩短档案查询利用的时间，有效提高档案利用的实效性。图像识别可以自动对合同文件进行转换，并自主学习关键词，对相关档案进行提取和推荐，为决策提供丰富的史料。人工智能可以自动识别员工的姓名、工号、职位等，将其纳入人事档案管理系统，有利于人事管理高效化。同时，自然语言技术和机器学习技术通过对利用者行为习惯的分析，对利用者爱好进行精准画像，利用者无需设定特殊的查询需求，人工智能可以快速推荐关键词和信息，实现人与系统的交互。二是用好“互联网+”技术。“互联网+”解决了远程访问和共享利用的难题。将“互联网+”应用于档案管理体系，员工可随时随地进行档案利用，突破时空限制，解决重复劳动和资源无效利用的难题。企业可以打造档案共享平台，在便捷利用的同时，所有档案数据传输行为都可以被监控和记录，确保档案的真实性与合法性。三是发挥云存储平台的作用。档案管理云平台不需要额外的硬件设备投入，减少维护和更新的成本支出。企业根据实际使用量付费，避免额外的浪费和过度投入。云存储平台的高可用性和稳定性有助于降低因数据丢失而造成的业务风险，节省大量的成本支出。

3.3 构建全方位的安全体系

一是推动档案管理与区块链融合发展。区块链营造了可信的档案治理环境，系统能够实现档案共享行为的去中心化记录和存储，确保每一次数据访问和交易都可追溯且不可篡改。区块链的不可变性为企业提供了强有力的档案安全保障，防止档案资源在传输或共享过程中被篡改。二是加强实体档案保护。RFID技术在档案实体安全管理中具有显著优势，该技术具有高效识别、实时监控与跟踪等特征，企业能够实时掌握档案的流转情况，确保档案的安全和完整。同时，实时跟踪功能也为企业的决策提供有力支持。企业可根据馆藏结构配备RFID智能档案系统，实现高效、安全、智能的档案管理。三是要筑牢网络安全防火墙。从多个角度出发，加强制度建设、技术保障、意识教育等方面的工作，形成全方位、多层次、立体化的网络安全防护体系。比如，对照安全领域事态的发展，实时更新对外部网络风险的评价和应对方案，提升网络安全技术水平，推动技术风戽创新成果转化和应用，加强网络安全人才培育和能力建设[3]。

4 数智时代企业档案管理数字化转型的保障路径

4.1 加强顶层设计

企业要从完善制度体系，为加强数字化转型奠定坚实的制度保障。一是修订现有的制度规章。从电子文件归档、数据管理、开发利用和安全建设等方面入手，对照《企业档案管理规定》，制定新的实施细则，健全企业档案“四个体系”，优化档案治理模式和结构，实现全流程规范化建设。二是坚持标准化管理。以数字化管理为导向，建立统一编码规则、归档规范和数据模式等，为数据高效流通奠定基础。三是加强督导考核。将档案规范化建设纳入部门综合考评，明确资料归档内容、时效和利用等要求，对档案进行统一管理，规范档案审查程序，确保档案的完整性和严谨性。

4.2 加大资金投入

围绕企业信息化转型，积极采取措施，稳步加大对档案管理数字化的资金投入，确保资金在档案数据化管理和安全建设方面发挥效力，提高档案服务实效。一是将档案工作纳入企业预算内计划，设立档案事业发展专项资金，确保专款专用。二是拓宽融资渠道。积极参与档案主管部门的科研实践项目，争取上级资金支持。积极申请有关重大保护工程和重大攻关，争取政府资金扶持。三是加强资金合规使用。建立资金审计和预算管理机制，健全预算安排与绩效结果挂钩的激励约束机制，提升资源配置效率。

4.3 强化人才培养

人才队伍建设是企业档案数字化转型的治本之策。企业要将人才队伍建设放在突出位置，加快建设符合数智时代要求的复合型人才。一是转变思想观念。用好用活档案人才，破除学历和资历限制，让各类技术人才在档案领域有施展空间，推动人才竞相迸发。二是加强数据能力和素养提升。建立常态化培训机制，培训人工智能、大数据和区块链等技术，掌握档案事业前沿发展趋势，培养更多适应新技术环境要求的技术人才。三是完善激励机制。在薪资待遇、职称晋升和外出培训等方面给予保障与倾斜，解除档案人员的后顾之忧。要加强与高校、档案部门的业务交流，通过校企合作、联合攻关等形式，促进人才的双向流动，充分释放人才动能。

结语

企业要积极适应新时代、新征程档案工作发展的新形势、新任务与新要求，进一步厘清档案工作的着力点和工作中存在的短板弱项，以数字化引领档案转型升级，积极利用新一代信息技术，建立档案数据专库，实施档案数据分级分类管理，提高档案数据管理质效。要把牢档案网络和信息安全，深化信息安全技术集成创新，完善档案信息安全处置应急预案和数据安全保障体系，推进企业档案治理现代化。

参考文献

[1]回声.数字经济时代企业档案管理与服务转型研究[J].山西档案，2024（07）：14-15.

[2]田舟.企业档案管理信息化建设的路径与策略研究[J].大陆桥视野，2024（04）：0-065.

[3]赵姗.网络安全“防火墙”如何筑更牢[N].中国经济时报，2023（09）：14.

作者简介：狄强军（1975—），大学学历，国能朔黄铁路发展有限责任公司副研究馆员，研究方向：企业档案管理。